CRM-logika, ERP-hiány

A Microsoft Dynamics CRM keretrendszer nyújtotta alapfunkciók és üzleti logika nagyon jól lefedi a gazdasági élet folyamatait, de a magyar körülmények között dolgozó felhasználók számára a terminológia egyeztetése és elsajátítása nem egyszerĹą feladat. Ehhez többek között olyan, általuk korábban nem használt fogalmakat kellett a saját gyakorlatukba átültetni, mint például az érdeklődő (lead), a lehetőség (opportunity), az ajánlat (offer) vagy a megrendelés (order). Elsajátításuk révén azonban egyszerĹąbbé váltak a folyamataik, valamint a feladatok és felelősségek kérdésköre is egyértelmĹąvé vált.

Ezt követően a korábbi programban meglévő, a cég számára fontos funkciók közül a számlakészítés és -nyomtatás, valamint az ERP-ben evidens, a CRM-ből azonban hiányzó erőforrás-kezelést kellett megoldani. Mindegyik komplett fejlesztés eredményeként került a rendszerbe. „Definiálnunk kellett az erőforrásainkat (gépek, termek, vetítők, oktatók stb.), majd hogy az ütközésüket elkerüljük, beosztásuk megtervezésére kellett összpontosítani. A tanfolyam-szervezési modul fejlesztése volt a legösszetettebb feladat. A nálunk alkalmazott 3-5 napos rapid képzések megrendelésekor több tanfolyam is definiálható. A megrendelésekből származtatott különböző tanfolyamok mindegyikén több cég, illetve egyedi végfelhasználó vesz részt. A rendszert a jelentkeztetéstől az időpontváltozás kezeléséig mindenre alkalmassá kellett tenni. Látványos fejlesztésre volt szükség a különböző törvényi szabályozások alapján az oktatóközpontoktól elvárt nagy mennyiségĹą dokumentáció előállításához is. Ez az időrabló tevékenység korábban egy ember teljes munkaidejét kitöltötte, és sok hibalehetőséget is magában hordozott, így egyre nagyobb teherként nehezedett ránk. A fejlesztés eredményeként – az adatok feltöltését követően – már »egy kattintásra« készülnek többek között az árajánlatok vagy az egyes tanfolyamokra, képzési csomagokra szóló szerződések. Ezeket a nyomtatást és aláírást követően lefĹązzük, így akár egy ISO-ellenőrzés során mind elektronikusan, mind papíralapon könnyen prezentálhatók” – magyarázta a kereskedelmi igazgató.

Mivel a fejlesztések utáni verzió gyakorlatilag egyfajta ERP-rendszerré vált, az oktatóközpont által használt féltucatnyi különböző adatbázis központosítása és összefésülése jelentette a legnagyobb kihívást. A korábban használt saját fejlesztésĹą webes tanfolyam-megrendelési rendszert is teljesen át kellett írni, és illeszteni kellett a CRM adatbázisához. Ennek eredményeként most már a CRM-ben létrehozott és módosított információk (képzési tematikák, időpontok, árak stb.) azonnal megjelennek a weboldalon, és a látogatók által kezdeményezett változások (megrendelések, tanfolyami jelentkezések, felhasználóiprofil-változások) is azonnal érvényre jutnak a CRM adatbázisában.

A kiegészítő fejlesztéseket, melyek nagyságrendileg legalább ugyanakkora munkát jelentettek, mint maga a testre szabás, a Geopold Informatika irányítása mellett az oktatóközpont munkatársai maguk végezték. „Rendkívül hasznos tapasztalatnak bizonyult a későbbi CRM-oktatásokhoz, hogy mi magunk is részt vehettünk a CRM-rendszer kialakításában” – mondta Fóti Marcell. A Geopold Informatika szakembere által előkészített terepen (a CRM testre szabása: új entitások, kapcsolatok, felhasználói felületi elemek stb.) a NetAcademia fejlesztő oktatói készítették el a CRM lehetőségein túlmutató funkciókat. Így egy olyan CRM-rendszer született, mely a képzések tematikáit képes a CRM-ből közvetlenül a weben publikálni (ASP.NET-fejlesztés), a CRM-ben készített árajánlat és megrendelés alapján az APEH által elfogadott számlákat képes készíteni és kezelni (WinForms-fejlesztés), valamint összetett grafikus jelentéseket tartalmaz (Reporting Services-fejlesztés).