Az ingyenes rendezvények látogatói, valljuk be, nem számítanak kiemelkedő élményre, inkább tájékozódási szándékkal vesznek részt az előadásokon. Így aztán a kkv-piacra szánt vállalatirányítási rendszereket bemutató, előadónként mindössze 20–20 perces előadásoktól is mindössze a hazai és nemzetközi gyártók termékeiről halványan még bennem élő ismeretek felfrissítését reméltem. Amit vártam, azt a legtöbb SAP Business One-t bevezető e-Bone Kft. ügyvezetőjétől, Tóth Bélától, az Oracle Enterprise Solution Pénzügyest szoftverbérletként is kínáló First Line első emberétől, Bodó Katalintól és a hazai fejlesztésĹą Libra-megoldásokat prezentáló tanácsadótól, Galambosné Schuster Annától meg is kaptam, ám voltak, akik felülmúlták elvárásaimat.

Két izgalmas színfoltja volt a rendezvénynek: a Németországban az SAP legnagyobb riválisának számító proALPHA Software AG hazai leányvállalatát vezető Gajdos Attila előadásában az ERP szerepét a vállalati vagyon oldaláról közelítette meg, míg a tavalyi teljesítménye alapján a Legjobb Microsoft Dynamics Navision Partner 2007 díjat elnyert Revolutiont képviselő Juhász Zsolt a rendszerbevezetésekben a szállító mellett az ügyfél szerepét és magatartását ecsetelte. Mindkettő az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésén mind nagyobb számban gondolkodó kkv-k számára is szolgált néhány, a vásárlás előtt megfontolni érdemes gondolattal. Az alábbiakban ezekből gyĹąjtöttünk össze néhányat.

Visszaköszön a múlt

Déja vuként éltem meg, s talán épp ezért okozott számomra döbbenetet Juhász Zsolt előadása. Ugyanis a hallottak alig tértek el a 8-10 évvel korábbi, az akkor még (vagy akkor is?) az ERP-rendszerekkel szemben meglehetősen szkeptikus felhasználókkal kapcsolatos szállítói tapasztalatoktól. Történt persze változás, elsősorban az ERP iránti igény szintjén, de a vállalati kultúra, az akár ezzel is kapcsolatba hozható „tiszta”, vagyis elektronizálható vállalati folyamatok, a szállítóval szembeni, gyakran irreális elvárások, a költségeknek akár a rendszer mĹąködtetését is veszélyeztető, de legalábbis kedvezőtlenül befolyásoló lefelé srófolása kísértetiesen hasonló. És az előadás kezdő mondata is ismerősen csengett, amely szerint az ERP-projektek jelentős hányada még mindig csak részben sikeres. A siker fogalmát a projektek esetében persze nehéz definiálni, de az elhúzódó vagy a kezdeti árhoz képest sokkal drágább projektek, a nehézkes üzemeltetés, az üzem közben jelentkező vagy érzékelt hibák száma stb. meghatározhatja a siker mértékét.

A kudarcok okai és megelőzésük

Az előkészítésére fordított idő rövidsége éppen úgy nem kedvez a projekteknek, mint később az üzemeltetés negligálása. Úgy tĹąnik, még mindig nehezen értik meg a cégek, hogy a rendszer nem helyettesíti, csak támogatja az emberek munkáját, vagyis az üzemeltetés jól elsajátított rendszerhasználat, bevitt, karbantartott és védett, mentett adatok stb. hiányában kudarcra ítélt.
Juhász Zsolt szerint a rosszul menő üzleteknek nem kellene bevezetésen gondolkodniuk, amiről többek között a prioritások felállítása nélküli rendszerválasztás árulkodik.

Akik belevágnak a projektbe, azok számára is szolgált néhány jó tanáccsal. Nem árt például, ha az előre nem látható költségek miatt a cég már induláskor elkülönít „tartalék forintokat”. Menet közben ugyanis gyakran ébrednek újabb igények, ám ezek költségei már túlmutatnak a kezdetben kikalkuláltakon. A költségkalkuláció során gyakran kimarad a vállalat saját projektköltsége, amely pl. a bevezetésben részt vevők plusz munkaóráiból, a kulcsfelhasználók pluszmunkájából, az oktatás miatt kiesett munkaórák pótlásából, illetve az informatikusok migrációban való részvétele utáni kiadásokból tevődhet össze.

A további intelmek gyakorlatilag a projektvezetést érintik, ezért nemcsak az ERP-bevezetések esetében, hanem a kkv-k projektjeit tekintve általában megszívlelendők. A projekt egészéért és annak szakaszaiért a mindenkori felelősök megnevezése és döntési jogkörrel való felruházása mellett a mindkét (ügyfél, szállító) oldali projektvezető megléte is fontos lehet.

Választási szempontok

Persze a szállító sem angyal, azzal szemben is támaszthatók elvárások, és Juhász ettől sem zárkózik el. Annál is inkább, mivel szerinte nem elsősorban terméket, hanem szállítót, sőt azon belül is megfelelő tapasztalattal bíró szakembert, tanácsadót érdemes a sikeres projekt érdekében választani. A piacon hosszú ideje megélő termékek ugyanis nem lehetnek olyan rosszak, hogy azok okozzák a projekt vesztét. Ha a szállító referencialistája a mi iparágunkra kihegyezett, és nem csupán egy-két cég erejéig, akkor sem a terméket, sem a szállítót illetően nem nyúlunk nagyon mellé. A szállítónak a cég tevékenységével és a termékkel összefüggő ismerete, tudása, a hasonló bevezetésekben szerzett tapasztalata erős hatással van a projekt kimenetelére. Ezért kell sokkal inkább a szállítóra, semmint a termékre összpontosítani. Az üzleti folyamatokat megadva kérhető egy előzetes „vázlat” a megvalósításról, mint ahogy elkérhető minden, a tudásukat és a tapasztalatukat igazoló információ a bevezetést végző szakemberekről is. Ma még igen kevés szállító alkalmaz olyan tudásmenedzsmentet, amelynek alapján az egyes embereké közös tudássá, tapasztalattá válhatna. A referencialátogatások is fontosak, ám mivel nem létezik – kiváltképp a hazai kkv-szférában – két egyformán mĹąködő cég, nem váltják ki az előzőeket.

Jó tanácsok a sikerre áhítozóknak

A kkv-k közül sokan „koloncnak” érzik, nem sokra becsülik a bevezetési módszertant – a nagyvállalatok, gyakran saját kellemetlen tapasztalataikon keresztül, már átérzik annak fontosságát –, pedig hiánya gyakorlatilag a szervezetlenség garanciája. „Virtuális” módszertant minden szállító be tud mutatni, tényleges volta a korábbi bevezetések dokumentálásával igazolható. A dokumentum „élő” voltára az idő közbeni módosulásának látható jelei utalhatnak. A projekt folyamán keletkező dokumentumokért a két félnek közösen kell – aláírásával hitelesítve – felelősséget vállalni. Ennek hiánya hosszú szállító–ügyfél huzavonát, elhúzódó projektet, esetenként pert vonhat maga után.

Az áralku leggyakoribb áldozata az oktatás. Ennek viszont az üzemeltetés látja kárát, és akár az oktatás árának többszörösét kitevő veszteséget okozhat. A fenti intelmeket komolyan vevők és azok alapján mindig jól döntők számára nem jelent gondot a rendszerek üzemeltetése. Nekik megvannak a meglévőkön túl az új felhasználók oktatását is felvállaló kulcsfelhasználóik – ez utóbbiak képzés nélkül ugyanis két lábon járó „hibagyárak”. És a rendszer finomra hangolásában is a kulcsembereik járnak élen. Ezen túl áldoznak a rendszer karbantartására – vagy az átadott know-how alapján azt maguk elvégzik –, és kellő időben elkezdik az 5-7 évenként esedékes rendszerváltásra való felkészülést.

Az elhanyagolt vagyon

És akkor nézzük, mivel csigázta fel vélhetően nem csupán az én érdeklődésem a proALPA ügyvezetője!
A vállalatirányítást – a vállalati folyamatok felépítését és betartatását – emberek végzik, a szoftverek mindössze mankóul szolgálnak. Ahogy az integrált ügyviteli és ERP-rendszerek teszik, támogathatják a tranzakciók adminisztrációját, ám a vállalatirányítás több mint tranzakció. A termékek, szolgáltatások tényleges árának kimutatásához, a múltból kiindulva a jövő tervezéséhez ennél többre van szükség, és itt kerül képbe az információs vagyon.

A készlet és a pénzeszközök „vagyonkénti” kezelése ma már csaknem minden vállalkozás számára természetes, ám a „múlttal” – a felhalmozott tudással, tapasztalattal, az ezt birtokló képzett munkatársakkal, az alkalmazott technológia szintjét is beleértve –, vagyis az immateriális, az információs vagyonnal még elég tékozlóan bánnak a cégek, kiváltképp a kkv-k, amelyeknél még a munkavégzést minősítő visszacsatolás iránti igény is igen ritka. Bár közülük egyre többen alkalmaznak ERP-rendszereket, az abban lévő „vagyoni” lehetőségekkel is mostohán bánnak, a megkötött üzletekből kinyerhető és a leendő üzletekre jótékony hatású elemzésekben (CRM) rejlő lehetőségek pedig kiváltképp kiesnek a látókörükből. A tervezés, kiértékelés és eseménykövetés keveseknek sajátja. Vagyis nincsenek tisztában vele, hogy olyan vagyon birtokában vannak, amely akár hosszú távú piaci jelenlétük alapjául is szolgálhatna.

Kincsek szerteszét

Az információs vagyon egy része az ERP-kben rejlik, mások a munka során keletkező dokumentációkban, levelezésekben stb. A kimenő és bejövő számlák, szállítólevelek, az üzletkötéseket megelőző, követő vagy a kintlévőségek beérkezését elősegítő levelezések, az ezekhez csatolt dokumentumok mind hasznosításra váró információt hordoznak. A beszállítókkal, a leendő és a meglévő vagy a vállalatot épp elhagyni készülő ügyfelekkel, a dolgozókkal stb. lebonyolított telefonhívásokról készült feljegyzések, a dokumentált projektesemények, illetve a gyártással, szervizzel kapcsolatos információk stb. – ha van nyomuk – elemezhetők, és az eredmények a vállalati alap- és kiegészítő tevékenységek tervezése során hasznosíthatók. Mint ahogy a folyamatok hatékonyságára és a piaci helyzetünk tisztán látására is felhasználhatók az elemzések.

Első lépés

Az információs vagyon bővítése, tárolása, kereshetővé tétele persze informatikai, adminisztrációs eszközökkel történik, s a proALPHA nyilván ehhez (is) kínál megoldást. Ám azon cégek számára, amelyekben korábban nem tudatosult ez a fajta vagyonuk megléte, már az is komoly lépést jelent, ha gondolkodni kezdenek ilyen típusú „gazdagságuk” realizálásán…