Ugyanakkor úgy tĹąnik – ha nem is kimondottan idehaza, de régiószinten –, hogy nő az információvédelem és -tárolás kihelyezése iránti igény. A 2,1 milliárd dollár összbevételĹą, ma már cégvásárlás útján Magyarországon is jelen lévő Iron Mountain üzleti dokumentumok, iratok, film- és hanganyagarchívumok, elektronikus adathordozók bértárolásában, digitális tárolásában és kezelésében nyújt világszerte 90 ezer ügyfélnek szolgáltatást. Nemcsak a dokumentum- és információkezelés tőkeberuházásai alól mentesíti a cégeket, de csökkenti a gazdasági szereplők operációs és erőforrás-ráfordításait, az adminisztrációs kockázatot, és a szabványoknak való megfelelést is megkönnyíti.

Töretlennek tĹąnik a dokumentumkezelő eszközök üzemeltetésének piaca. A Raiffeisen International Group és a Xerox tavaly év végén aláírt regionális szintĹą keretszerződésének részeként például az elkövetkezendő öt évben Magyarországon is a Xerox szállítja és üzemelteti a bank teljes dokumentumkezeléséhez szükséges berendezésparkot. A megállapodásban komoly szerepe volt a két nemzetközi vállalkozás hazai leányvállalatai által közösen kidolgozott, költséghatékonyan mĹąködő, optimalizált gépparkmodellnek s az ennek létrejöttét megalapozó eszközállomány-felmérésnek és költségelemzésnek. Ez utóbbival igazolhatók az üzemeltetés szolgáltatásként való igénybevételének előnyei.
A szolgáltatások közé ma már a nagyobb eszközgyártók gyakorlatilag mindegyike által forgalmazott szoftver segítségével történő eszközmenedzsment, a folyamatos gépparkfelügyelet és az annak változásait követő optimalizáció, valamint a help-desk felügyelet tartozik. A megrendelő számára kedvező, ha úgy képes márkafüggetlen üzemeltetésre szerződni egy nagy márka képviselőjével, hogy – a szerződésben kellőképpen „körbepárnázva” – csakis a gazdasági szempontok, illetve a dokumentummenedzselés hatékonyságának alapján történhet a szolgáltatás ideje alatti eszközcsere.

Ugyancsak a Xerox nevéhez fĹąződik a DÉMÁSZ-szal irodai nyomtatási rendszerének átalakítására, optimalizálására, üzemeltetésére kötött szerződés. A megbízó szolgáltatásválasztását a költséghatékonyabb és megbízhatóbb mĹąködés mellett a rendszerbe bekerült multifunkcionális eszközök SAP-ből történő közvetlen nyomtatás- és archiválástámogatása, valamint a papírfelhasználást minimalizáló, a költségviselőkhöz rendelhető papírfogyasztást garantáló Xerox Standard Accounting is segítette. Mivel a Xerox a támogatást helyszínre kihelyezett – a költségkimutatásokat, a megelőző karbantartásokat végző és a rendszer rendelkezésre állását jelző információkat a DÉMÁSZ Informatikai Központja felé továbbító – operátorral biztosítja, ez esetben inkább outtaskingról beszélhetünk.

Ugyancsak dokumentumrendszere optimalizálására és üzemeltetésére adott megbízást a Xeroxnak a TEVA Gyógyszergyár. Itt is multifunkciós eszközök kerültek a rendszerbe, a bevezetett költségfigyelő megoldással a dokumentum-előállítás költségei is kontrollálhatók. A Xerox ez esetben széles körĹą szolgáltatást nyújt, vagyis a teljes dokumentumkezelési rendszer felügyelete mellett – a toner-, papír- és alkatrészfogyást is beleértve, a felsorolt tevékenységek koordinálását helyszíni személyzettel biztosítva – a szervizt és a logisztikai folyamatokat is kezeli.