Az Egyesült Királyság parlamenti képviselőinek költségelszámolása körül 2009-ben kirobbant botrány kapcsán egy független szervezetet állítottak fel a parlamenti képviselők költségeinek szabályozására. Ez a testület – a Független Parlamentáris Szabályozási Hivatal (Independent Parliamentary Standards Authority - IPSA) – 2010-ben a közvéleménnyel is konzultálva állította fel azokat a pontos szabályokat, melyek alapján a képviselők jogosan számolhatják el parlamentáris feladataikkal kapcsolatban felmerült költségeiket, illetve meghatározta a különböző típusú kiadások felső határát. Döntöttek egy modern, web-alapú rendszer beszerzéséről is, amely lehetővé teszi, hogy a parlamenti képviselők és munkatársaik költségigényeiket azon keresztül nyújthassák be. Az IPSA olyan szoftvermegoldást keresett, amely kellően rugalmas, alkalmazkodik a változó szabályokhoz, érvényesíti ezen szabályok és a költségvetés betartását, valamint gyorsan implementálható, ésszerű költségek mellett.

Az LLP Csoport által fejlesztett expense@work rendszert 2010 februárjában választották ki és a 2010 május elején tartott választásokkal egy időben már használatba is vehették.

Az Egyesült Királyság 650 parlamenti képviselője már több mint 80 000 költségigénylést nyújtott be a működés első kilenc hónapjában.

„Az időkorlátok lehetetlennek tűntek, a szabályok bonyolultak voltak, a nyomás jelentős volt, és a projekt igen magas fontossággal bírt. Ennek ellenére a teljes rendszert határidőre felállítottuk, amely azóta is üzemel az IPSA specifikációinak megfelelően. Büszkék vagyunk arra, hogy a világ egyik legjelentősebb parlamentje az expense@work megoldást választotta.” – mondta Adam Bager, a systems@work és az LLP Csoport elnöke.

A költségelszámolások folyamata a parlamentben

Az IPSA feldolgozza a parlamenti képviselők költségeit és dönt arról, hogy az egyes követelések kifizethetőek, vagy sem. A képviselők beterjesztik a költségigényüket, kinyomtatják azokat, majd továbbküldik az eredeti nyugtával az IPSA-ba. Az IPSA nagy tételben beszkenneli azokat és az expense@work automatikusan hozzárendeli azokat az elektronikus igénylőlapokhoz, hogy a jóváhagyók meg tudják vizsgálni a jogosságot.

Az alkalmazás része egy olyan folyamatrendszer is, amely lehetővé teszi a képviselők számára, hogy az esetleges visszautasított költségigénylésük felülvizsgálatát kezdeményezzék, valamint egy hitelkártya-tranzakció importálás is. Ha egy kérelmet el kell utasítani a képviselő elektronikus úton tájékoztatást kap erről, és lehetősége van arra, hogy átnézze azt és kérelmezze esetleges újbóli megvizsgálását az IPSA egy erre a célra létrehozott részlegétől.

Amikor egy költségigénylés kifizetése engedélyezett, úgy az expense@work elküldi ezeket a tranzakciókat a hivatal által használt ERP rendszerbe. A képviselőket és az IPSA-t folyamatosan online jelentések tájékoztatják a költségek alakulásáról a költségvetéshez képest és a kifizetett, illetve az elutasított kérelmekről.

Negyedévente az expense@work szintén elküldi az összes igénylést egy nyilvános weboldalra ahol a brit közvélemény – sőt akárki, akárhol a világon – megnézheti minden egyes képviselő kiadásigényléseit.

A közép-kelet európai régióban jelen lévő LLP Csoport által fejlesztett time@work és expense@work idő- és költségnyilvántartó megoldások iránt mutatkozó nagy érdeklődés miatt 2009-ben alakult meg az LLP Csoporthoz tartozó systems@work vállalat, hogy erre a termékvonalra koncentrálva a lehető leghatékonyabb szolgáltatást kínálja ügyfeleinek. Több száz sikeres bevezetés eredményeképpen 30 000 végfelhasználó dolgozik a systems@work rendszerekkel nap mint nap. Az alkalmazások számos nyelven elérhetőek, a magyartól a japánig. Olyan vállalatok használják megoldásait például, mint az információbiztonsági tanácsadással foglalkozó Kancellár.hu Zrt., a New York-i Open Society Institute nonprofit alapítvány, vagy a könyvvizsgálással és üzleti tanácsadással foglalkozó KPMG, amelynek a kelet-európai régióban lévő leányvállalatainál a bevezetés folyamatosan zajlik.

Az Egyesült Királyság parlamenti képviselőinek költségelszámolása körül 2009-ben kirobbant botrány kapcsán egy független szervezetet állítottak fel a parlamenti képviselők költségeinek szabályozására. Ez a testület – a Független Parlamentáris Szabályozási Hivatal (Independent Parliamentary Standards Authority - IPSA) – 2010-ben a közvéleménnyel is konzultálva állította fel azokat a pontos szabályokat, melyek alapján a képviselők jogosan számolhatják el parlamentáris feladataikkal kapcsolatban felmerült költségeiket, illetve meghatározta a különböző típusú kiadások felső határát. Döntöttek egy modern, web-alapú rendszer beszerzéséről is, amely lehetővé teszi, hogy a parlamenti képviselők és munkatársaik költségigényeiket azon keresztül nyújthassák be. Az IPSA olyan szoftvermegoldást keresett, amely kellően rugalmas, alkalmazkodik a változó szabályokhoz, érvényesíti ezen szabályok és a költségvetés betartását, valamint gyorsan implementálható, ésszerű költségek mellett.

Az LLP Csoport által fejlesztett expense@work rendszert 2010 februárjában választották ki és a 2010 május elején tartott választásokkal egy időben már használatba is vehették.

Az Egyesült Királyság 650 parlamenti képviselője már több mint 80 000 költségigénylést nyújtott be a működés első kilenc hónapjában.

„Az időkorlátok lehetetlennek tűntek, a szabályok bonyolultak voltak, a nyomás jelentős volt, és a projekt igen magas fontossággal bírt. Ennek ellenére a teljes rendszert határidőre felállítottuk, amely azóta is üzemel az IPSA specifikációinak megfelelően. Büszkék vagyunk arra, hogy a világ egyik legjelentősebb parlamentje az expense@work megoldást választotta.” – mondta Adam Bager, a systems@work és az LLP Csoport elnöke.

A költségelszámolások folyamata a parlamentben

Az IPSA feldolgozza a parlamenti képviselők költségeit és dönt arról, hogy az egyes követelések kifizethetőek, vagy sem. A képviselők beterjesztik a költségigényüket, kinyomtatják azokat, majd továbbküldik az eredeti nyugtával az IPSA-ba. Az IPSA nagy tételben beszkenneli azokat és az expense@work automatikusan hozzárendeli azokat az elektronikus igénylőlapokhoz, hogy a jóváhagyók meg tudják vizsgálni a jogosságot.

Az alkalmazás része egy olyan folyamatrendszer is, amely lehetővé teszi a képviselők számára, hogy az esetleges visszautasított költségigénylésük felülvizsgálatát kezdeményezzék, valamint egy hitelkártya-tranzakció importálás is. Ha egy kérelmet el kell utasítani a képviselő elektronikus úton tájékoztatást kap erről, és lehetősége van arra, hogy átnézze azt és kérelmezze esetleges újbóli megvizsgálását az IPSA egy erre a célra létrehozott részlegétől.

Amikor egy költségigénylés kifizetése engedélyezett, úgy az expense@work elküldi ezeket a tranzakciókat a hivatal által használt ERP rendszerbe. A képviselőket és az IPSA-t folyamatosan online jelentések tájékoztatják a költségek alakulásáról a költségvetéshez képest és a kifizetett, illetve az elutasított kérelmekről.

Negyedévente az expense@work szintén elküldi az összes igénylést egy nyilvános weboldalra ahol a brit közvélemény – sőt akárki, akárhol a világon – megnézheti minden egyes képviselő kiadásigényléseit.

A közép-kelet európai régióban jelen lévő LLP Csoport által fejlesztett time@work és expense@work idő- és költségnyilvántartó megoldások iránt mutatkozó nagy érdeklődés miatt 2009-ben alakult meg az LLP Csoporthoz tartozó systems@work vállalat, hogy erre a termékvonalra koncentrálva a lehető leghatékonyabb szolgáltatást kínálja ügyfeleinek. Több száz sikeres bevezetés eredményeképpen 30 000 végfelhasználó dolgozik a systems@work rendszerekkel nap mint nap. Az alkalmazások számos nyelven elérhetőek, a magyartól a japánig. Olyan vállalatok használják megoldásait például, mint az információbiztonsági tanácsadással foglalkozó Kancellár.hu Zrt., a New York-i Open Society Institute nonprofit alapítvány, vagy a könyvvizsgálással és üzleti tanácsadással foglalkozó KPMG, amelynek a kelet-európai régióban lévő leányvállalatainál a bevezetés folyamatosan zajlik.