Köz- és államigazgatási alkalmazásukban a MeH 1999-ben egységes kormányzati iratkezelő rendszer fejlesztésére kiírt közbeszerzési pályázata hozott fordulatot. Ekkor debütált az államigazgatásban az iratkezelésre szakosodott, saját fejlesztésĹą megoldását elsőként az üzleti szférában, a Paksi AtomerőmĹąnél bevezető tendernyertes FreeSoft KIR-ként ismertté vált alkalmazása. A KIR2 néven továbbfejlesztett változat ma már öt minisztériumban és számos egyéb kormányhivatalban egyszerĹąsíti és teszi hatékonyabbá a szabványos, zárt előírások szerint történő, szigorú szabályokkal nehezített iratkezelést, de önkormányzatoknál - pl. a Somogy megyeinél - is életképesnek bizonyult.

Állam- és közigazgatás
A központi iratnyilvántartásból és az ezzel integrált, az iratokkal kapcsolatos további igényeket kiszolgáló - pl. az elektronikus dokumentumtárolást, a papír alapú dokumentumok elektronizálását, az e-mailek szabályos nyilvántartását támogató vagy az iratkezelést dinamizáló workflow - kiegészítő modulokból álló rendszer a versenyszféra, valamint a kormányzat szigorú szabályainak is megfelelően kezeli az iratokkal összefüggő adatokat. Az állam- és közigazgatás azonban egyre magasabbra teszi a mércét. Így a klasszikus dokumentumkezelés helyett ma már mind inkább - régi-új fogalomként - az általánosabb érvényĹą records managementre tevődik a hangsúly. A dokumentumok keletkezésétől a jóváhagyásukon, véglegesítésükön és archiválásukon át a selejtezésükig a dokumentumkezelés teljes életciklusát takaró fogalom térnyerését legjobban az elmúlt két évben született szabványok bizonyítják.

Az EU is ezt az utat követi. 2002-ben elfogadott belső ajánlása, a Moreq az elektronikus és papír alapú iratok szoftvereszközökkel történő egységes és szabványos kezelésére vonatkozik. S bár eredetileg az EU belső szervei számára hozták létre, később a tagállamok kormányaira, így hazánkéra is kiterjesztették, majd továbblépve az üzleti szféra számára is alkalmasnak találtatott, s így számukra is ajánlásként szolgál. A magyar kormány által tavaly elindított, a Moreq "honosítását" szolgáló KEIR (Kormányzati Elektronikus Iratkezelési Rendszer) projektje a kormányzatra vonatkozóan a szabvány két éven belüli kötelező bevezetését támogatta. A projekt első évében már csak ennek eleget tevő iratkezelő alkalmazások vezethetők be az államigazgatásban, amit a következő évben a régi szoftverek kötelező cseréje követ. Mivel a FreeSoft Rt. legutóbbi, a közigazgatás számára fejlesztett KIR-változata már az EU-ajánlás figyelembevételével készült, s mert többek között a szintén követelményként megfogalmazott elektronikus aláírásra, a hitelesített iratkezelésre is felkészítették, alkalmazásával a hivatali szervek az EU ajánlásainak éppúgy eleget tehetnek, mint a magyar kormány fenti követelményeinek.

Versenyszféra
Az üzleti szféra bizonyos területein is alkalmaznak az államigazgatással szinte azonos szigorúságú iratkezelési szabályokat. A KIR itt, nevezetesen a Díjbeszedő Rt.-nél is bevált. Tehát ahol a hivatalos jellegĹą iratok nagyon jól szabályozott nyilvántartására van szükség, ott a KIR rendszer minden esetben jól vizsgázott.

Az üzleti világ belső - elsősorban a csoportmunka során keletkező, vagyis ad hoc jellegĹą, elektronikus és papír alapú - dokumentációi kezelésének enyhébb szabályozásához is igazodva ismét a KIR továbbfejlesztésén dolgozik a ma már a tőzsdén is jelen lévő FreeSoft Rt. Itt a szigorú nyilvántartás helyett a dokumentumok végső formájához vezető lépéseken, illetve az adott munkafázishoz szükséges dokumentumok gyors megtalálásán van a hangsúly. A csoportmunkát támogató funkciókat tekintve azonban a saját fejlesztés mellett a területen elismert cégek bejáratott megoldásaiból - akvizíciók vagy együttmĹąködési megállapodások révén - kívánják átemelni azokat. Ebben a változatban - az üzleti szféra számára hatékonyabb, általánosabb megoldást kínálva - egyszerĹąsíthetők az iratkezelés szigorú szabályai, s erősödik a csoportmunka-funkcionalitás. Ugyanakkor az üzleti szféra által is mind inkább igényelt funkciók, mint a hiteles iratkezelés, illetve a dokumentumbiztonsági szolgáltatások, a KIR üzleti változatában is megmaradnak.