Az ár mellett ma még a bevezetést megelőző rendteremtés, az ügyiratkezelés folyamatainak tisztába tétele, a vezetők és ügyintézők idegenkedése, valamint a megszokás is gátat jelent az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek terjedése előtt. Az elektronizálás és a felkészülés különböző szintjén álló hivatalok legtöbbje számára nem csupán a határidő rövidsége, hanem önmagában a papír alapúról az elektronikus iratkezelésre való áttérés is gondot okoz: ez utóbbi kultúrája többnyire ismeretlen számukra.

A folyamatosan forráshiánnyal küzdő önkormányzatoknál az átállást többek között az EU-pályázatokon elnyert jelentős összegĹą támogatás segítheti. A megvalósítás mikéntjét és a határidő tarthatóságát pedig alapvetően a meglévő - vagy éppen hiányzó - informatikai alap, a vezetők, valamint az ügyintézők informatikához való viszonya, illetve a változással szembeni ellenállás mértéke határozza meg.

A fentieknek azért is érdemes figyelmet szentelni, mert a lakosság elektronikus ügyintézéshez való hozzáállását az internetpenetráción és a hálóhasználat költségén túl a hivatalok felkészültsége is befolyásolhatja. Ennek pedig csupán egyik összetevője az ügykezelés minőségét, a határidők tarthatóságát, az ügyek követhetőségét, a gyors előkereshetőséget stb. biztosító back-office rendszer. Ugyanis az elektronizálás tényét elfogadó, jó esetben már a rendszerek felállításánál, üzembe helyezésénél is aktívan közremĹąködő, így azokat élesben magabiztosan kezelő ügyintézők nélkül nem történhet minőségi változás. De ha mindez teljesül, akkor még mindig kudarcot vallhat a dokumentumkezelés elektronizálásának kísérlete, ha nincsenek az átállás minden nehézségét ismerő és a cél érdekében ezek menet közbeni elhárításán, a projekt támogatásán munkálkodó vezetők.

A megvalósítás különbözőségét két, akár végletként is értékelhető önkormányzati példa illusztrálja. Az egyik a lakossági kapcsolattartást modernizálva igyekszik a back-office korszerĹąsítését is elérni, míg a másik átfogó koncepció alapján fog informatikai infrastruktúrája és a rá épülő, a napi munkát támogató back-office modernizálásába.

Elektronizált kapcsolat
Budapesten ez ideig a ferencvárosi önkormányzat által vezetett kilencedik kerületben érzékelhető a legtöbb pozitív változás. A lakók és a vállalkozók közérzetét, a városrész imázsát, küllemét javító intézkedések tucatjainak ellenére az önkormányzati munkatársak háttér- és ügyfélkapcsolati munkáját egyszerĹąsítő, a hatékonyabb és kényelmesebb ügyintézést lehetővé tevő informatikai fejlesztések kissé háttérbe szorultak. Azonban a Közép-magyarországi Fejlesztési Tanács által 2002-ben kiírt pályázat segítségével - talán kissé szokatlan módon - a közbenső szükséges lépéseket kihagyva, az igények pontos ismerete nélkül kezdtek bele a lakosság e-ügyintézését támogató, az elektronikus formanyomtatványok elektronikus aláírással való hitelesítését is magában foglaló fejlesztésbe. Ennek eredményeként ma az önkormányzat adóirodája felkészült a hivatal honlapjáról letöltött, kitöltött, majd elektronikus úton hitelesített és visszaküldött igénylések, kérelmek néhány fajtájának fogadására. A lakosság számára a parkolási engedélyek igénylésére, míg a vállalkozói rétegnek a bizonyos értékhatár fölötti telek-, ingatlan- és építményadó elektronikus úton történő bevallására teremtettek fogadókészséget (ld. keretes cikkünket).

A cél felé
Szolcsányi György, a hivatal számítástechnikai referense még ma is merész lépésnek nevezi az egykori elhatározást. Akkori informatikai hátterük egy DOS 5.0 alapú, Turbo Pascalban írt, 1991 óta mĹąködő iktatóprogram volt, és a 295 ügyintézőből mindössze 156 rendelkezett interneteléréssel. "A belső fogadókészség megteremtése sem volt könnyĹą. Az internet-hozzáférés kiterjesztésekor szerzett tapasztalatunkra támaszkodva az oktatás alatt megszerzett tudás mindennapi munkában történő hasznosítását tartottam fontosnak, ehhez azonban változtatni kellett az ügyintézők tartózkodó magatartásán. Mivel az önkormányzatoknál a pályázati projektek közül az informatikai jellegĹąek lebonyolítása többnyire a számítástechnika feladata - adott esetben a kerületben az internet-hozzáférési pontok kialakítása is -, ez jelentős többletterhet jelentett számunkra."

A felsoroltak is közrejátszottak abban, hogy végül szĹąknek bizonyult a megvalósításra szánt idő, és a háttérrendszerek bevezetését későbbre kellett halasztani: a kerület lakói és vállalkozói a tervezett 2003-as határidő helyett 2004 novemberétől vehetik igénybe elektronikus úton az önkormányzat adóirodájának néhány szolgáltatását. Jelenleg ütemesen érkeznek a tanúsítvány iránti igénylések, november végén a számuk harminc körül volt. Mivel a jelenlegi kínálatban szereplő szolgáltatások "idényjellegĹąek", elektronikus aláírással hitelesített kérelem még nem érkezett. A később beérkezők iktatása a szabályzatnak megfelelően a meglévő iktatórendszerben történik. Kezelésük az adóiroda feladata, s mert ma még nincs meg az ügy végigviteléhez megfelelő elektronikus háttér, Szolcsányi György szerint az azonnali elintézés, vagyis a digitális aláírásunkkal ellátott engedély elektronikus úton történő elküldése lehet a legjobb megoldás.

Álomból valóság
Az évente beérkező mintegy 30 ezer elektronikus és papír alapú igény érkeztetésére, iktatására, kezelésére és archiválására alkalmas végleges megoldás bevezetése azonban ma már elkerülhetetlen, így a lakosság érdekében a front-office-ban alkalmazott legmodernebb technika a back-office modernizálását is kikényszeríti.

"Ha nem tesszük meg belső kezdeményezésre - mondja Szolcsányi -, mivel a 2006-os évet már elektronikus ügyiratok iktatására, kezelésére is alkalmas rendszerrel kell elkezdenünk, a külső igények és kötelezvények (törvények, kormányrendeletek stb.) kényszerítik rá az önkormányzatot."

Az elektronikus dokumentumkezelő megoldásnak a hivatali munka szerves részévé kell válnia. A ferencvárosi önkormányzat esetében ehhez a három éve megszerzett és azóta ismét megvédett minőségbiztosítási tanúsítvány és az abban megkövetelt szinten feltérképezett folyamatok jelenthetnek segítséget.

Az önkormányzatoknál azonban az iktatáson, a dokumentumkezelésen túl is sok olyan folyamat található, amely az informatika alkalmazásával leegyszerĹąsíthető. Ezek felmérése és optimalizálása ugyancsak idő- és munkaigényes feladat, hatékonysága és hasznossága pedig a résztvevők hozzáállásának is függvénye. Az így feltérképezett folyamatok elektronizálásához szükséges pénzösszeg pedig csak pályázati támogatásokat kihasználva teremthető elő.

Céljaikhoz leginkább megfelelő iktatóprogramot a ferencvárosiak majd a kormányrendeletnek való megfelelőségüket vizsgáló auditbizottság által elfogadott megoldásuk közül választanak. A hivatal számítástechnikai referense azonban nem magát a bevezetést, hanem a 13 év alatt felhalmozódott állomány, a többtonnányi irat elektronikus archiválását tartja a leginkább embert próbáló feladatnak.

Az út elején
A veszprémi önkormányzatnál látványos eredményekről még nem lehet beszélni, "csupán" a HP-vel novemberben belső ügyintézési rendszer, különböző szakrendszerek, közigazgatási portál és az önkormányzati munkát támogató egyéb alkalmazások fejlesztésére aláírt, bruttó 495 millió forint értékĹą szerződésről.

A belső ügyintézési rendszer egy általános - a bejövő iratok szkennelésére és elektronikus dokumentumként való kezelésére is alkalmas - dokumentumkezelő és workflow-megoldást takar. Alkalmazása a speciális önkormányzati folyamatok támogatására és a különböző Ĺąrlapok kezelésére is megoldást jelent. A rá épülő middleware-rendszer az egyes önkormányzati szakalkalmazásokat köti össze az ügyintézéssel. A fejlesztések befejeztével átláthatóvá válik, ezáltal pedig egyszerĹąsödik és gyorsul a lakosság, valamint az önkormányzat hatáskörébe tartozó vállalkozások számára az ügyintézés. Az informatikai infrastruktúra modernizálásának hatásaként hatékonyabb gazdálkodást folytató hivatal, ügykezelését elektronizálva, ezt igénylő ügyfeleit elektronikus úton, a portálján keresztül is kiszolgálva 2006-ra eleget tehet a szolgáltató önkormányzat minden kritériumának.

Az önálló gazdálkodási, gyámügyi, gyermekvédelmi és képviselői szakrendszerek middleware-en keresztül integrálódnak a belső ügyintézési rendszerbe. A pénzügyi megoldást a Griffsoft, a vagyongazdálkodásit a Graphisoft, a gyámügyi, gyermekvédelmi és képviselői rendszert pedig a GeoView szállítja.

A rendszer adataihoz való külső hozzáférésről az integrált közigazgatási portál gondoskodik. A middleware-en keresztül elérhető a belső ügyintézési rendszer, illetve szelektíven hozzáférhetők az egyes szakrendszerek adatai, le- vagy kitölthetők az Ĺąrlapok, elindítható az ügyintézés. A portál szállítója a Delta.

Konklúzió
Az inkább csak a szolgáltatók, a szállítók és a politika által áhított, az EU-ban viszont már megkövetelt e-ügyintézést nem lehet csupán egy portál kialakításával elintézni, ha mĹąködőképes s nem csupán a befektetett pénzt elnyelő megoldásra vágynak a cégek, hivatalok. Hiába a nagy tudású, biztonságosan elérhető és használható webportál, az "egyablakos ügyintézés", ha a szervezet vagy vállalat belső ügyvitele még mindig aktákon, fénymásolókon, iktatókon és papír alapú dokumentumokon nyugszik. Az iktatókönyveket felváltó technológiai megoldások ma már a legszigorúbb biztonsági követelményrendszereknek is megfelelnek, így elsősorban a vezetői és dolgozói szemléletváltást igénylő vállalati és hivatali kultúrának kell lassan elérnie a valódi szükségletek szerinti alkalmazásukhoz megfelelő szintet.

A hivatalok esetében segíthetné a váltást az elektronikus Ĺąrlapokra is kiterjesztett szabványosítás, az egységes, a központi változáskezelést is jelentősen megkönnyítő Ĺąrlapnyilvántartás. Ez azonban már kormányzati feladat lenne.

***

A kilencedik kerületi lakosok és vállalkozók 2004 novemberétől a ferencvárosi önkormányzat portálján elektronikus úton intézhetnek el néhány, az adóiroda hatáskörébe tartozó ügyet. A parkolási engedély igényléséhez, az építmény- és telekadó bevallásához, az adóegyenleg ellenőrzéséhez, a gépkocsi-kijelentéshez, valamint a 0-s igazolás igényléséhez szükséges elektronikus formanyomtatványok e-szignóval való hitelesítését a NetLock-tanúsítvány és a Form Signing szoftvermodul biztosítja. Az elektronikus ügyintézést is lehetővé tevő portállal kapcsolatos programfejlesztési és webtechnológiai feladatokat a Magnet-x Kft. végezte el. A komplex elektronikus közigazgatási rendszer létrejöttének első állomásaként megvalósult projektet a jövőben várhatóan több hasonló követi, amely más ügytípusokat is bevon majd a fenti körbe. A szolgáltatást igénylő első száz lakos esetében a digitális aláírás alkalmazásának 5000 forint körüli éves költségét egy évig az önkormányzat állja.

***

A NetLock Kft. a ferencvárosi önkormányzaton keresztül - a hiteles kommunikáció és az elektronikus ügyintézés elterjedésének érdekében - az e-ügyintézés számtalan más területén is alkalmazható tanúsítványokat bocsát a kerületi lakosok rendelkezésére. Az első száz igénylő esetében ezeket az önkormányzat finanszírozza. A fokozott biztonságú tanúsítvánnyal rendelkezők az önkormányzat által kínált lehetőségeken túl várhatóan 2005 áprilisától elektronikusan adhatják be adóbevallásukat, míg az elektronikus számlázás elterjedése megszabadíthatja a piaci szereplőket az ügyvitel során keletkezett papír alapú dokumentumok tárolásával járó költségektől.