A munkavállalók nap mint nap szembesülnek technikai problémákkal: lassú számítógépek, akadozó alkalmazások, vagy épp elérhetetlen IT-támogatás nehezítik meg a feladatok elvégzését. Ezek az akadályok nemcsak időt rabolnak, hanem jelentősen rontják a munkakedvet is – nem véletlen, hogy a leggyakoribb irodai bosszúságok közé tartoznak. A TOPdesk Magyarország szakértője szerint azonban ezek a gyakran váratlanul jelentkező helyzetek is kezelhetők – amennyiben megfelelően felkészülünk rájuk.

Egy nemzetközi kutatás szerint a vállalati vezetők 43%-a, míg az alkalmazottak 29%-a úgy látja, hogy munkáját leginkább az IT- és technológiai problémák akadályozzák. Ráadásul a vezetők 70%-a arról számolt be, hogy munkaidejük 10–40%-át olyan technikai és adminisztratív feladatokra fordítják, amelyek nem részei hivatalos munkaköri leírásuknak. Ez azt jelenti, hogy egy 8 órás munkanapból akár 45 percet, de bizonyos esetekben több mint 3 órát is elvesznek ezek az ügyintézések.

A TOPdesk korábbi, országosan reprezentatív hazai kutatása alapján a nyomtatók vezetik az irodai problémalistát: az irodai dolgozók több mint egyharmada jelölte meg a nyomtatót, mint leggyakrabban meghibásodó IT-eszközt. Ezt követik az új szoftverek telepítése körüli nehézségek, valamint a levelezőrendszerrel kapcsolatos problémák.

Zakrzewski Anita, a TOPdesk marketing- és értékesítési vezetője szerint ugyanakkor éppen ezek az ismétlődő technológiai problémák a legalkalmasabbak arra, hogy részben vagy akár teljesen automatizálják őket: „A technikai fennakadások az irodai munka mindennapos velejárói, hiszen egyre több digitális eszközt és alkalmazást használunk. Ezek az ismétlődő helyzetek viszont automatizálhatók – így nem az a kérdés, hogy lesz-e probléma, hanem az, hogy mennyi idő alatt tudjuk megoldani, és hogyan előzhetjük meg a jövőben.”

A szakértő szerint a megoldás kulcsa egy jól kiválasztott szolgáltatásmenedzsment-rendszer lehet, amely lehetővé teszi, hogy a munkatársak bármilyen eszközről, bárhonnan azonnal jelezhessék a hibákat, kérdéseket. Ezek a bejelentések automatikusan a megfelelő szakemberhez kerülnek. Emellett a rendszer nyomon követi a karbantartásokat, eszközcseréket is, így megelőzhetők a hibák, amelyek elmaradt frissítésekből vagy elhasználódott eszközökből fakadnának.

A rendszeresen visszatérő kérdések és problémák kezelésére egy digitális tudástár is létrehozható, amely 0–24 elérhető, így a munkatársak önállóan is megtalálhatják a válaszokat. Ennek eredményeképp kevesebb személyes kérés érkezik az IT-részleghez, amely így valóban a kritikus problémák megoldására koncentrálhat – nem pedig felesleges adminisztrációval foglalkozik.

„Egy jól mĹąködő feladatkezelő rendszer ma már nem csupán háttérfolyamat – hanem a hatékony munkavégzés alapja” – emelte ki Zakrzewski Anita.

English Summary

Everyday technical disruptions–such as slow computers, malfunctioning software, or unreachable IT support–significantly impact office productivity and employee morale. According to international research, both leaders and employees cite IT issues as one of the main barriers to efficient work. Common recurring problems, like printer malfunctions or email system outages, can often be resolved–or even prevented–through automation. A well-implemented service management system allows for quick issue reporting, better maintenance tracking, and the creation of 24/7 digital knowledge bases. These tools reduce downtime and free up IT teams to focus on real challenges rather than routine troubleshooting.