Az Európai Unió évek óta arra törekszik, hogy elősegítse az elektronikus számlázás elterjedését a kkv-k körében is. Hiszen amellett, hogy ez a megoldás jelentősen csökkenti az adminisztrációs terheket, komoly költségmegtakarítást is eredményez, így javítja a vállalatok versenyképességét. A népszerĹąség növelése érdekében minden tagállamnak 2013. január 1-jéig felül kellett vizsgálni a vonatkozó jogszabályokat, hogy minden akadályt elgördítsenek az elektronikus számlázás terjedése elő.

Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzsere néhány tippel segít, hogy miért érdemes a hagyományos, papíralapú számlázásról elektronikusra váltani.

1. Legyünk költséghatékonyak!
Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó egyik legfontosabb előny, hogy jelentős költségmegtakarítást jelent a hagyományos megoldáshoz képest. Amennyiben egy vállalat évi 100-150 darab számlánál többet állít ki, akkor már megéri az elektronikus számlázást választani. A NetLock kalkulátorával az is könnyedén kiszámolható, hogy pontosan mekkora megtakarítás érhető el.

2. Csökkentsük az adminisztrációs terheket!
A számla kiállítása, nyomtatás, aláíratás, pecsételés, borítékolás, postán sorban állás, iktatás… Jól ismerjük a folyamatot a maguk kis bosszúságaival együtt. Az elektronikus számla kiállítása, hitelesítése, elküldése és iktatása mindössze néhány kattintást jelent, fel sem kell állni az íróasztaltól.

3. EgyszerĹąsítsük a kereshetőséget, tegyük biztonságosabbá a tárolást!
Előfordult már, hogy egy hónapokkal vagy akár évekkel korábbi számlát kellett előkeresni? Dobozok, iktató mappák átkutatása után valahol a szekrény aljából került elő végül a papír. Az elektronikus számlák tárolása is elektronikusan történik, amely gyors és egyszerĹą visszakereshetőséget biztosít, ráadásul megfelelő informatikai környezetben biztonságosabb tárolást is tesz lehetővé.

4. Gyorsítsuk fel a fizetést!
Míg a papíralapú számlák esetében a kézbesítés napokat vesz igénybe, addig az elektronikus verzió percek alatt a vevőnél van, ami jelentősen gyorsíthatja a fizetést. Nem beszélve arról, ha a papíralapú számlával probléma van, és vissza kell küldeni, újat kell kiállítani, szintén újabb napok, hetek telhetnek el, mire megérkezik a bankszámlára a számla ellenértéke.

5. Legyen kisebb az ökológiai lábnyomunk!
Ma már a felelős vállalatok mĹąködését meghatározza, hogy környezettudatos megoldásokat válasszanak, és például minél kevesebb papírt használjanak, minél kevesebbet nyomtassanak. Az elektronikus számlák esetében nincs szükség sem papír-, sem nyomtatóhasználatra.

6. Éljünk a pályázati lehetőségekkel!
Az Európai Unió irányelveivel összhangban Magyarországon is cél, hogy minél több vállalat válassza az elektronikus számlázást. Ennek megfelelően a pályázati kiírásokban gyakran szerepet kap az elektronikus számlázás bevezetésének támogatása, sőt a pályázatok elbírálásánál gyakran plusz pontot jelent, ha a pályázó elektronikusan számláz. Érdemes figyelni a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség oldalán elérhető pályázati lehetőségeket.

Jó tudni…
·    A számlákkal kapcsolatos általános követelmény, hogy biztosítani kell az eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
·    Az elektronikusan kiállított számlák kizárólag elektronikusan őrizhetők meg, amelyhez az elektronikus aláírás mellett időbélyeggel is el kell látni a dokumentumot. Érdemes tehát olyan megoldást választani, amelynek része az időbélyeg szolgáltatás is.
·    Nem szükséges a vevőtől külön engedélyt kérni elektronikus számlázáshoz, elegendő, ha ráutaló magatartást tanúsít, vagyis kifizeti a számlát, ezzel elfogadta, hogy elektronikusan számlázzunk neki.
·    A számlázás teljesen elektronikussá tétele mellett arra is van lehetőség, hogy a papíralapú számlák másodbizonylatait őrizzük meg elektronikusan.