Egy vállalati alkalmazás sem szolgálja ki az igényeket örökké. Az integrált vállalatirányítási rendszerek fejlesztőinek két komoly kihívással kell szembe nézniük: egyrészt folyamatosan változik a cégeket körülvevő üzleti környezet, másrészt újabb és újabb technológiai újítások jelennek meg, amiket nélkülözhetetlen beépíteni a rendszereikbe. Ahhoz, hogy egy vállalat versenyelőnyre tegyen szert, mind a két követelménynek meg kell, hogy feleljen az ERP rendszere. Az XAPT összeállításából kiderül, mikor érett meg a cég vállalatirányítási rendszere a váltásra.

Szinte minden vállalat életében elérkezik a pillanat, amikor rádöbben, hogy a hosszú évek óta használt vállalatirányítási rendszer megérett a váltásra. Ilyenkor a vállalatvezetés sok esetben kapkodva, rossz döntéseket hozva, nem az igényeinek teljes mértékben megfelelő rendszert kiválasztva igyekszik megoldani a váltást, hogy a vállalatirányítási rendszer minél előbb az elvárásoknak megfelelően segítse a mindennapi munkát. Ezek az elsietett, hosszútávon előnytelen váltások megelőzhetőek, ha a cég odafigyel azokra a tényezőkre, amelyek előrejelzik az ERP rendszer várható cseréjének szükségességét. Az XAPT szakemberei egy kilenc pontos listában összegezték tapasztalataik alapján azokat a jeleket, amelyek a rendszer váltását vetítik előre:

Az ERP rendszer nem alkalmazkodik az új üzleti folyamatokhoz
Elérkezett a régi rendszer cseréjének ideje, ha úgy érzi, hogy az üzleti környezet olyan mértékben változott meg a cég körül, amit az alkalmazás már nem bír kezelni. Egy ERP rendszer átlagos élettartama 5-7 év, amennyiben ilyen korú a vállalat rendszere, akkor ideje körülnézni a piacon, és a döntéshozók döbbenten szembesülhetnek azzal, hogy hány más rendszert tudnának könnyĹąszerrel a mostani helyébe léptetni.

Az ERP rendszer már nem képes minden fontos üzleti adatot kezelni
Ha a meglévő ERP rendszeréből már nem lehet megfelelően kinyerni a legfontosabb üzleti adatokat, akkor megérett a váltásra.  Egy jó ERP rendszer ismertetőjele, hogy komplex kimutatásokkal segíti a megalapozott vezetői döntések meghozását.

Drága és időigényes a frissítés
Ha a szoftver beszállítója nem frissíti rendszeresen a terméket, és nem juttatja el legújabb funkciókat a vállalathoz, akkor nem érdemes tovább vesződni a rendszerrel.  Fontos tudni, hogy a termék eredeti árának töredékéért juthat hozzá a legújabb verziókhoz, ez a szoftveripar egyedi jellemzője. A legújabb verzióhoz való hozzájutást a karbantartási díj töredékéért biztosítja a legtöbb beszállító. Ha ez a díj folyamatosan nő, vagy meghaladja a 20%-ot, akkor ideje más ERP rendszer után nézni, ahol kedvezőbb áron szolgálják ki a meglévő ügyfeleket.

Azok a fránya Excel táblák
Ha azt veszi észre, hogy munkatársai többet dolgoznak Excel táblákban, mint magában az ERP rendszerben, akkor a vállalatirányítási rendszer már nem mĹąködik megfelelően. Egy régi mondás szerint minden adat, amit az ERP rendszerbe beviszünk, egy szép napon Excel táblában végzi. Amennyiben ezek az Excel táblák nem az ERP rendszer adatbázisából frissülnek, hanem manuálisan készülnek, akkor ideje a váltásnak!

Szigetrendszerek elterjedése
Ha a vállalat az ERP rendszeren kívül 3-nál több rendszert használ üzleti folyamatainak kezelésére, akkor érdemes elgondolkozni, hogy az ERP rendszer megfelelően teljesíti-e az eredeti célokat?

Utazások során nehezen érhető el a rendszer
Az üzlet soha nem áll meg, akkor sem, ha a munkatársak úton vannak. Ha okostelefonról nem is minden esetben, de interneten keresztül laptopról a jogosult felhasználóknak el kell tudniuk érni a rendszert.

Feleslegesen növekvő hardver igények
Ha az egyes rendszerfrissítések alkalmával gyakran kell szembesülni azzal, hogy már megint nőtt a rendszer memória és adatbázis igénye, valamint a cég nem bír lépést tartani a hardverkövetelményekkel, akkor nem érdemes tovább várni a váltással.

Az új alkalmazottak számára túl sok idő a betanulás
Sok régi ERP rendszer használatát nehéz megtanulni, mert a fejlesztés során nem alkalmaztak olyan szoftver ergonómiai szabályokat, ami manapság a Windows környezetben mindenkinek egyértelmĹą. Egy jó ERP rendszer lehetővé teszi, hogy használata során elfeledkezhessünk magáról a rendszerről és csak az adott feladatra koncentráljunk. Ha a munkatársak sokat vesződnek a rendszer mindennapi használatával, akkor nincs min gondolkozni

A rendszer nem készült fel több ország kezelésére
Lehet, hogy a vállalatnak még nincs kirendeltsége más országban, de megtörténhet, hogy a jövőben más valutában kell számláznia. Egy jó ERP rendszer mércéje leginkább az, hogy hány országban használják sikerrel, ezért olyan rendszert válasszon, amit más országban is sikeresen használnak a cégek!