Bizonyára Magyarországon is sokan ismerik David Allen nevét. Ő egy olyan szakértő, aki az évek során rengeteg embernek segített megszervezni az időbeosztását és feladatütemezését, illetve - ami talán a legfontosabb - a levelezőrendszereik inboxaiban felhalmozódó levelek kezelését. Mindezt a Getting Things Done (röviden: GTD, szabad fordításban: "Kerüljenek helyükre a dolgok") módszer alkalmazásával. De vannak merőben más módszerek is!

A GTD módszernek rengeteg elkötelezett híve van. Igényes mappákat és címkéket alkotnak - fizikaiakat és a digitálisakat egyaránt - több tucat kategóriában, majd minden egyes információmorzsát akkurátusan elhelyeznek azokban. David Allen Getting Things Done címĹą könyve több százezer példányban kelt el, és az emberek dollárok százait hajlandók kifizetni azért, hogy meghallgathassák előadásait.
De nagyon sok szervezőrendszer esetében az igazi probléma az - állapítja meg meglehetősen szkeptikusan a The New York Times elemzője, Sam Grobart -, hogy csupán az egyik típusú szorongást ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim") képesek lecserélni egy másikra ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim ennek a speciális rendszernek a követelményeihez").
Anélkül, hogy a bölcselet legmélyére ásnánk, vélhetően kijelenthető, hogy a legjobb rendszer alighanem az, amelyik nem is rendszer. Vagy másképpen fogalmazva: a legjobb rendszer igényli a legkevesebb változtatást a megszokott viselkedéshez képest. Néhány apró szokáson lehet, hogy módosítani kell, de nincs szükség a szigorúság olyan fokára, mint amilyet például a GTD módszer követel meg. Az ok pedig igazán nagyon egyszerĹą: bizonyos szervezési feladatok automatizálásával maga a technológia képes sokat tenni a hatékony munka érdekében.
Sam Grobart saját egyszerĹą, öt lépésből álló módszerét ajánlja mindenki figyelmébe, és hogy kellően komolyan vehető lehessen, nevet is adott neki - nem csekély iróniával. A Letting Things Go - "Hadd menjenek a dolgok!" - módszernek az LTG rövidítés dukál.

Első lépés: szervezés helyett keresés

A cikkíró szerint generációjának legjobb elméit nyomorították meg az e-mailek mappái és címkéi. Pedig csak azt teszik, amit ígérnek: racionális módon szortírozzák logikai egységekbe az e-mailek tartalmát.
De a karbantartásuk gyakorta járhat veszteséggel. Mi van akkor, ha egy üzenet nem a megfelelő mappába kerül? Mi van akkor, ha egy üzenetet nem sikerült megfelelően archiválni, és egy rutin jellegĹą tisztogatás alkalmával eltĹąnnek a hozzá tartozó adatok? A címkék vagy mappák folyamatos ápolgatása állandó - és dühítő - éberséget követel meg. Szerencsére a technológia képes a helyükre tenni ezeket a mappákat és címkéket - ha haszontalanok, jelentősen csökken a súlyuk.
Amikor keresünk valamit, jobbára egyetlen dologra vagyunk kíváncsiak: a repülőjegy visszaigazolásának számára, a vacsorára szóló meghívóra vagy a banki kimutatásra. Ma már ugyanakkor szinte az összes e-mail-programhoz és operációs rendszerhez fejlett keresési funkció kapcsolódik, amely képes felszínre hozni minden olyan üzenetet, amely tartalmazza a keresett szót, számot vagy kifejezést. A Windows 7 univerzális keresője éppúgy megtalálja a számítógépen tárolt adott e-mailt, ahogyan a Mac OS X Spotlightja is. Az összes nagyobb webes e-mail-szolgáltatás lehetővé teszi, hogy megtaláljunk egy üzenetet a feladó, az üzenet tárgya vagy a szövegtörzs alapján.
Egy elkülönített mappa fenntartása csupán akkor lehet jó ötlet, ha egy dolognál többet keresünk - például olyan leveleket, amelyek egy meghatározott, hosszabb távú projekthez kapcsolódnak, mint amilyen a családi vakáció vagy egy lakásfelújítás -, de a legtöbb e-mailt nyugodtan ott hagyhatjuk rendezetlenül az inboxunkban.
 (Megjegyzés: ne feledjük, hogy a keresési megoldás nem mĹąködik, ha az e-maileket okostelefonon tároljuk. Egy iPhone-felhasználó például csak a címzett, a küldő vagy a levél tárgya szerint tudja szĹąrni az üzeneteit - az, hogy mi van a levélben, ismeretlen marad előtte. Ha viszont a Gmailhez hasonló webes e-mail-szolgáltatást vesz igénybe, akkor a Google-app révén a levél szövegében lévő szavakra is rákereshet.)

Második lépés: legyünk könyörtelenek a blokkoláskor!

A levelezés szervezésének minősége exponenciálisan nő, ha csökken a nemkívánatos e-mailek mennyisége. Az ilyen küldemények feladóinak blokkolása (block sender) kegyetlen, de hĹąséges eszköz ebben a folyamatos küzdelemben.
"Nyilvánvaló, hogy a spamek küldőit könyörtelenül blokkolni kell, de miért álljunk meg itt?" - teszi fel a meghökkentő kérdést a cikkíró.
Véleménye az, hogy nyugodtan blokkoljunk legitim embereket és intézményeket is! Katalógusokkal kereskedők? Blokkolhatók. Azok a politikai csoportok, amelyek e-mailben üzennek a választások vagy népszavazások után? Tiltólistára velük!

Chris Anderson - a Wired címĹą magazin alapítója és főszerkesztője - egyszer közreadta azoknak a publicistáknak az e-mail-címeit, akiket blokkolásra ítélt, mondván, hogy azok vaktában küldtek neki mindenféle dolgokat. A lista döbbenetesen hosszú, valóságos PR-szereplőkkel, akik vélhetően egy életre szóló leckeként vették tudomásul, hogy a szerkesztő egy sort sem volt hajlandó elolvasni tőlük az elmúlt években. Azoknak, akik attól szenvednek, hogy dugig telt az inboxuk, érdemes a monitoruk mellé kiakasztaniuk Chris Anderson portréját (folyt.)