A várakozási idő előzetes bemondásával jelentősen csökkenthető a call centerbe betelefonáló ügyfelek frusztrációja, de ha a közölt időtartam hosszabb, mint 5 perc, akkor nagy valószínĹąséggel elveszítjük az ügyfelet - többek közt ez derült ki a call és contact centerek területén immáron 15 éves építési és üzemeltetési tapasztalattal rendelkező NET’54 Üzleti Kommunikáció nemrég megjelent ingyenes tanulmányából.

A Humán Erőforrás Alapítvány felmérése szerint jelenleg 60-65 ezren dolgoznak call centerekben, ami jól jelzi a telefonon keresztül zajló ügyfél-kapcsolattartás fontosságát. A NET’54 Üzleti Kommunikáció ezért egy ingyenes tanulmányt publikált a www.net54.hu címen elérhető weboldalán, melyben tippeket ad az ügyfélszolgálati rendszerek tervezéséhez és mĹąködtetéséhez. „Tapasztalataink szerint a hívások 80%-át 20 másodpercen belül kezelni kell, mert ez már önmagában elindíthat egy lemorzsolódási folyamatot. Ha pedig valakinek 5 percnél tovább kell várnia, nagy valószínĹąséggel elkezdi felmérni a konkurencia ajánlatait” – idéz a tanulmányból egy fontos szabályt ifj. Karászi József, a NET’54 Üzleti Kommunikáció ügyvezetője. 

Az ügyfelek elégedettsége azonban nem csak a rendszerben eltöltött idő függvényében változhat. A legfőbb szempont, hogy a hívó fél úgy érezze, hogy megkapta, amiért jött, és hogy soha ne érezze hasztalannak a hívást, még akkor sem, ha valójában semmit sem sikerült elintéznie. Ennek egyik eszköze lehet, ha felkínáljuk számára a visszahívás lehetőségét, melynek azonban jelentős költségvonzata lehet a cégre nézve, vagy ha előre közöljük a várakozási idő mértékét, és ezalatt hasznos információkat osztunk meg a hívó féllel. Ezek az apró „kedvességek” azonban könnyen átcsaphatnak idegesítő „bosszúságokba”, amennyiben a bemondott várakozási időt jócskán túllépve jut kezelőhöz az ügyfél, vagy ha a hasznos tájékoztatás keretében a cég a legújabb akcióját próbálja lenyomni az egyébként is panaszos kliens torkán. „A call center rendszerekben elhangzott információkkal szemben mindig elsődleges követelmény a tisztesség és az őszinteség, mivel üzleti szempontból kevés rosszabb dolog képzelhető el, mint egy becsapott és dühös ügyfél” – tette hozzá ifj. Karászi József.

A NET’54 tanulmánya kitér a call centerek bevezetésének és megújításának legfontosabb pontjaira, felhívva a figyelmet a leggyakoribb buktatókra, és kiemelve azokat a lehetőségeket, melyekkel hatékonyságuk jelentősen javítható. Ezek közé tartozik a hazánkban a NET’54 Üzleti Kommunikáció által forgalmazott NICE Real-Time Speech Analytics ügyfélszolgálati megoldás is, mely nem pusztán az ügyfél-elégedettséget javítjását szolgálja, hanem alkalmas az értékesítés hatékonyságának növelésére is. „A NICE Real-Time Speech Analytics képes a beszélgetés során elhangzott kifejezéseket és a hívó fél érzelmi reakcióit valós időben elemezni, ezek alapján pedig tanácsokat jelenít meg az ügyfélszolgálatosok monitorján, hogy az adott helyzet mindkét fél számára minél kedvezőbb és gyorsabb kimenetellel érjen véget” – ismertette a rendszer legfontosabb előnyeit ifj. Karászi József, a NET’54 Üzleti Kommunikáció ügyvezetője.

Az ingyenes tanulmány az alábbi linkről tölthető le:

http://www.net54.hu/uploads/conn_39_Call_center_mesterfokon_tanulmany_NET54.pdf