Míg Nyugat-Európában 60, addig nálunk mindössze a cégek 20 százaléka használja az elektronikus iratkezelés valamilyen formáját. A megoldás terjedését előrevetíti, hogy használata akár 20 százalékkal növelheti a hatékonyságot.

A digitális dokumentumkezelő rendszerek összességében 5-20 százalékkal javítják a belső információáramlás hatékonyságát, amely jelentős profittöbbletet eredményezhet, ennek ellenére Magyarországon eddig csak lassan vezették be a sok irattal dolgozó vállalkozások − mondta Rosta János, a Tankönyvkiadó ADMIS rendszerét is kiépítő, Laurel Cégcsoporthoz tartozó ProgAdat szakembere.

Ma egy vállalat irányítása egy folyamatorientált dokumentummenedzsment rendszer (DMS) nélkül szinte egyértelmĹąen magával kíséri a többletköltségek rizikóját, a határidők túllépését és a szervezetlen alkalmazottakat – hangoztatja a szakértő. Mindezek ellenére jelenleg a potenciális hazai vállalkozásoknak csak a 20 százaléka rendelkezik dokumentumkezelő megoldással, ők is elsősorban valamely vállalatirányítási rendszer kiegészítéseként használják ezeket. Ezzel szemben Nyugat-Európában az elterjedtség közel 60 százalékos.

Szerencsére ma már a vállalatokhoz egyre több információ érkezik eleve elektronikus úton (mailben, adat file-okban, képként, stb.). Ezeket ugyanolyan gondossággal kell kezelni, mintha papír alapúak lennének, de nagy hiba lenne kinyomtatni és ezzel terhelni a környezetet csak azért, hogy iktassuk, vagy érkeztessük – húzza alá Rosta János. Az ADMIS rendszer ezt az elvárást is maximálisan támogatja. A dokumentummenedzsment bevezetése ugyanis megelőzi az egyes iratok többszöri, felesleges kinyomtatását, jelentősen csökkentve a környezetterhelést. Megkönnyíti a dokumentumok visszakereshetőségét, drasztikusan rövidítve az erre fordítandó időt. Biztonságot ad a managementnek, hogy a vállalati vagyon részét képező tudás, információ nem vész el egy dolgozó távozásával.

A következő években a dokumentumkezelő rendszerek gyorsabb terjedését uniós források is támogatják. A vállalatok beruházási kedvét emellett az emberi munka kiváltása, ezzel a tévedés lehetőségének minimalizálása, továbbá az adatfeldolgozás és tárolás gyorsaságának, helyigényének csökkenése is ösztönzi – mutat rá a ProgAdat piaci elemzése.