A Lexmark tanulmányából továbbá kiderül, hogy a logisztikai osztályok mellett a HR, az adminisztrációs és a pénzügyi osztályok is jelentős papírmennyiséget használnak el a nyomtatáshoz: az ő esetükben ez fejenként 38-39 oldalt jelent naponta.

A fenti adatok nem csupán az alkalmazottak pazarlásáról tanúskodnak, hanem sajnos gyakran a munkakörükhöz kapcsolódó adminisztrációs elvárásokról is. Ezek természetesen elengedhetetlenek a mindennapi munkavégzéshez, de mi a teendő a felesleges nyomtatásokkal?

Ahogy a logisztikában dolgozók is beismerték, sajnos előfordul, hogy figyelmetlenségből a hibás, vagy a nem megfelelő oldalt nyomtatják ki. A felmérés szerint a felesleges oldalak kinyomtatásában az informatikai részlegen dolgozók vezetnek napi 9 oldallal, de nem sokkal maradnak le a HR részleg alkalmazottai sem. Ők napi 8 oldalt pazarolnak el feleslegesen.

Danny Molhoek, a Lexmark közép- és kelet-európai régiójának ügyvezető igazgatója szerint eljött az idő, hogy a szervezetek nagyobb felelősséget vállaljanak nyomtatásaikért, hiszen ennek nem csupán pénzügyi, hanem környezeti hatásai is vannak. A Lexmark regionális vezetője az alábbi tanácsokkal szolgál a felesleges nyomtatások megelőzésére:
- Ösztönözzük munkatársainkat a kétoldali nyomtatásra. A felmérésben résztvevők közül csupán minden harmadik szervezet (34 százalék) használja ki mindkét oldalt.
- A nyomtatási előnézetet nem véletlenül találták ki: sokat segíthet, hogy valóban csak a megfelelő oldalakat nyomtassuk ki.
- A technika is segíthet az irodai környezettudatosság kialakításában: használjunk olyan multifunkciós nyomtatókat, amelyek egyaránt tudnak másolni, szkennelni, faxolni, illetve nyomtatni. Ezeket a gépeket már előre be lehet programozni a kétoldali és a fekete-fehér nyomtatási funkciókra.
- A munkafolyamatokat nagyban gyorsíthatják az olyan nyomtatóeszközök, amelyeken keresztül a dolgozók emailt küldhetnek, elektronikus mappákba helyezhetik dokumentumaikat, illetve rendelkeznek elektronikus tartalommenedzser alkalmazással.
- A szervezeknek javasolt nyomtatási előírásokat létrehozniuk, hogy alkalmazottaik tudatosabban használják a nyomtatókat. A dolgozói okoskártya és PIN hozzáférés például hatékonyabb ellenőrzést tesz lehetővé. A felmérésünk során megkérdezett szervezetek 15 százaléka állította, hogy csökkentették nyomtató eszközeik számát, továbbá minden tizedik vállalat bevezette a kártyás illetve PIN kódos nyomtatási rendszert.