A felhasználók igényei sokszínĹąek

Számos olyan eszközt találunk ma a piacon, melyek kiválóan alkalmasak üzleti modellezésre. Ezek az OLAP eszközök általában nagy segítséget jelentenek a controllereknek, akik az előző évi adatokból, a következő évre vonatkozó premisszák figyelembe vételével számos kalkulációt készítenek. A tervezés ugyanakkor nem a controller magánszáma; sokkal inkább egy komplex folyamat, mely egyaránt szól a tervezés irányítóiról (felsővezető, controller) és a tervezés érintettjeiről.

A tervezési folyamatban közremĹąködő szervezeti egységek jellemzően az átlagos felhasználó kategóriájába tartoznak. Mit jelent mindez? Először is azt, hogy nekik nem feltétlenül van igényük az üzleti modellezés lehetőségére. Sokan csak néhány adatot adnak meg, és pont ezért furcsa számukra, amikor ezt – a számukra egyébként nagyon egyszerĹą feladatot – egy bonyolult alkalmazásban kell végrehajtaniuk, ami ráadásul több időt vesz igénybe, mintha emailen egyszerĹąen átküldték volna a szokásos táblát.

Az üzleti intelligencia eszközök gyártói is észrevették, hogy a tervezési folyamat informatikai támogatása speciális igényeket generál, ezért a múltban sorra jelentek meg az olyan eszközök – vagy a meglévő eszközökhöz a kiegészítések – , melyek lehetővé teszik, hogy a felhasználó egy egyszerĹą webes felületen vigyen be adatot, illetve munkája szervesen illeszkedjen a tervezés folyamatába. A workflow támogatással is megáldott OLAP eszközök adta lehetőségeket mégis kevesen használják ki, mivel a szolgáltatás és annak a költsége sok vállalat esetében sajnos nem áll arányban egymással. A másik probléma, hogy habár a tervezés folyamatát a ma rendelkezésre álló eszközök már hatékonyan támogatják, a folyamaton belüli „nem szisztematikus” igényeket jellemzően nem kezelik. Mit értünk ez alatt? A sok verziót, az automatikus értesítéseket, a táblarengeteg kezelését. Ha ezt és a költségeket egymás mellé tesszük, akkor kis túlzással azt mondhatjuk, hogy a tervezés folyamata jelenleg alultámogatott, de ennek megoldása indokolatlan költségeket eredményezne.

A hibrid tervező rendszer minden felhasználó számára megfelelő megoldást

A fenti problémákra nehéz olyan standard eszközt találni, mely mind a tervezés irányítói, mind pedig a tervezés érintettjei számára megfelelő szakmai megoldást ad, és mindezt költséghatékonyan biztosítja. Az IFUA készített egy olyan hibrid tervező rendszert, mely a fenti követelményeknek egyaránt képes megfelelni. A megoldás bemutatására első ízben a Tervezés 2011 konferencián került sor.

A hibrid tervező rendszer elkészítésekor azzal a premisszával éltünk, egyaránt szükséges biztosítani az üzleti modellezés, valamint a felhasználóbarát együttmĹąködés lehetőségét. Mindezt egy olyan eszközrendszer keretében kell nyújtani, melynek licencköltsége alacsonynak számít.

A fenti követelményekből kiindulva a hibrid megoldás modellező eszközéül az IBM Cognos TM1-et választottuk, a felhasználók részére az együttmĹąködés támogatására pedig a Microsoft Sharepoint portálmegoldását alkalmaztuk. A TM1-ről elmondható, hogy az üzleti modellezésben kiemelkedő képességekkel rendelkezik; alkalmas bonyolult kalkulációk, szimulációk elvégzésére. A Microsoft Sharepoint portállal kapcsolatosan pedig kiemelendő az átlagfelhasználót támogató széles funkcionalitás, melynek legfontosabb elemei: a dokumentumok automatikus verziózása, az email integráció, a tervezés folyamatában fontos szerepet játszó iterációt támogatása.

Szabadság és könnyĹą kezelhetőség a felhasználónak, üzleti modellezési lehetőség a controllernek

Mit jelentenek az előbbiekben felsorolt funkcionális elemek? Nézzük meg egy példán keresztül, mely egy lehetséges tervezési folyamaton vezet végig bennünket! Tegyük fel, hogy egy termelővállalat controlling osztályán dolgozunk és feladatunk a tervezés irányítása. Első lépésként leképezzük a tervezés adattartalmát a rendelkezésre álló OLAP eszközünkben, mely több dimenzió mentén fogja tartalmazni a következő év üzleti tervét. Az elkészült modellből természetesen most még hiányoznak a következő évi tervadatok (hiszen a tervezés célja ezek előállítása). Második lépésként az elkészült üzleti modellből előállítjuk azon részterveket, melyekre vonatkozóan a tervezés érintettjeitől input adatokat várunk (pl.: értékesítési terv sablon termékcsoportonként). A következő feladat a tervezés folyamatának meghatározása, amely a gyakorlatban a Sharepoint portálon a tervezés érintettjeinek felvételét és a közöttük lévő kapcsolatok meghatározását jelenti - a tervezés folyamatának megfelelően. A publikált sablonokat a tervezés érintettjei a portálon keresztül érik el, az elvégzendő feladatról emailben értesítést kapnak. A résztervek elkészítésének iteratív folyamatát a portál és beépített munkafolyamatok vezérlik. A résztervek hatását a controller úgy tudja elemezni, hogy a benyújtott részterveket betölti az üzleti modellbe és a kapott eredmény függvényében újabb iterációt kezdeményezhet. A folyamat addig tart, amíg ki nem alakul a végleges terv.

Mit tapasztal mindebből a tervezésben közremĹąködő felhasználó? Először is értesítést kap a tervezési feladatról emailben, melyet a portálon megtalálható dokumentumok segítségével végezhet el. A portál böngészőfelület, a tervdokumentum pedig a jól megszokott Excel táblázat - ennél fogva a rendszer használata nem jelent nehézséget számára. Az összes tervdokumentumról elmondható, hogy a továbbított verziók automatikusan elmentésre kerülnek, vagyis nem kell a saját munkaállomáson külön eltárolni a fájlokat, és az egyes verziók visszakereshetőségével sem lesz probléma. A munkafolyamat biztosítja, hogy a megfelelő dokumentum mindig eljusson az érintett személyekhez anélkül, hogy azt emailen továbbítani kellene. A végeredmény: szabadság és könnyĹą kezelhetőség a felhasználónak, az üzleti modellezés lehetősége a controllernek.
(A teljes cikk a Controlling Portálon található - www.controllingportal.hu.)