A NetLock és a HABEL megoldásainak bevezetésével a Tesco az FMCG szektorban Magyarországon elsőként valósítja meg a teljes körĹą – bejövő és kimenő számlákat is érintő – hiteles elektronikus dokumentumkezelést: visszamenőleg 3,5 millió dokumentumot digitalizálnak, hitelesítenek, és archiválnak elektronikusan.

A Tesco pénzügyi osztálya korábban beérkező és kimenő bizonylatait és dokumentumait nagy mennyiségben papír alapon állította elő, dolgozta fel, és tárolta. A dokumentumok elkallódtak, későn érkeztek meg, valamint nehézkessé vált a nyomon követhetőség, és a számonkérés. A papíralapú dokumentumok kezelése, fizikai tárolása és a logisztikai költségek is jelentős összeget tettek ki. Az egyébként is időigényes folyamatokat tovább lassította, hogy egy-egy dokumentum manuális kikeresése akár órákat is igénybe vett az alkalmazottak részéről.

A Tesco annak érdekében, hogy a mindennapi folyamatok rugalmasabbak és gördülékenyebbek legyenek, a HABEL dokumentumkezelő és archiváló rendszerét, valamint a NetLock elektronikus hitelesítő és archiválási megoldásait vezeti be. Az első lépés a mintegy 3,5 millió dokumentum digitalizálása, hitelesítése és archiválása volt, majd ezt követte a mindennapi munkafolyamatok átalakítása, melynek során napi 3.000 beérkező dokumentumot dolgoznak fel. Az új folyamat szerint a dokumentumokat a HABEL dokumentumkezelő rendszer segítségével digitalizálják, melyeket a szkennelés pillanatában már a NetLock által kifejlesztett Központi Hitelesítő Rendszert lát el elektronikus aláírással és időbélyeggel, majd közös interfész kapcsolat útján kerülnek a HABEL archívumba. A digitalizálást követően az archivált dokumentumok földrajzi elhelyezkedéstől függetlenül azonnal rendelkezésre állnak.

Az új megoldás jelentős költségmegtakarítást tesz lehetővé, mivel többek között megszĹąntek a papíralapú dokumentumok előállításával, és tárolásával járó logisztikai költségek. Hatékonyabb mĹąködést eredményezett, hogy a munkafolyamatok felgyorsultak, az archiválás és visszakereshetőség pedig gyors és egyszerĹą. A használatban lévő szoftverek között interfész kapcsolat van, és minden felhasználói tevékenység nyomon követhető az archívumban. Az egyidejĹą dokumentumkezelés mellett, a HABEL jogosultságkezeléssel kizárólag a kompetens kollégák láthatják a dokumentumokat, és a rendszerből nagyszámú adat nyerhető ki különböző riportokhoz.