A számlázás szabályaira vonatkozó törvényi követelmények egyszerĹąsödése széles lehetőséget teremtett az elektronikus számlázás alkalmazásának. A vállalatoknak elsősorban azért érdemes kihasználniuk az új lehetőséget, mert segítségével megtakarítható a számlák kiküldésének teljes postaköltsége és jelentős élőmunka-ráfordítás, arról nem is beszélve, hogy mennyivel megbízhatóbb és gyorsabb ma már az elektronikus levelezés a hagyományos postai útnál.

Hónapról hónapra növekszik az e-számlát kiállító és befogadó vállalatok száma Magyarországon. A kimenoszamla.hu elektronikus számlázás szolgáltató rendszerhez olyan vállalatok tudnak csatlakozni, amelyek kiépített e-számla kapcsolattal rendelkező számlázóprogramot használnak. Korábban leginkább a nagyobb ügyfélbázissal rendelkező vállalatok tértek át az e-számlázásra. Szeretnénk, ha a kkv szektor is megismerné a lehetőséget, hiszen a használata már havi 30 számla kiállítása esetén is gazdaságos lehet, igaz ez függ a jelenleg kinyomtatott és tárolt papíralapú számla mennyiségétől. Fontos megjegyeznünk, hogy cégünk az elektronikus dokumentum alapú számlázást (Eat.) támogatja, amellyel kapcsolatban az APEH 2009. 10. 26-án adott ki közleményt. "Azért kezdtük meg az együttmĹąködést a rEVOLUTION-nel, mert mindketten úgy láttuk, hogy a több mint tízezer céget számláló aktív ügyfélbázis jelentős részének könnyebbséget és költségmegtakarítást, valamint likviditást javító hatást jelentene az elektronikus számlázás” – mondta Csizmadia István, az e-számla szolgáltatást nyújtó Argeon Kft. ügyvezetője.

A rEVOL Express programban az E-számla funkció használatakor az adott partnernél a számlát ugyanúgy kell rögzíteni, mint a hagyományos megoldás esetén, csak meg kell adni az e-mail címet, ahová a számlát küldjük. A rögzítés gomb megnyomásával a rendszer kiállítja a számlát, ami az Argeon Kft. által üzemeltetett szerverre kerül tanúsításra és hitelesítésre, majd a partner megkapja e-mailben, a rEVOL Express program felhasználója pedig egy pdf képet kap a kiállított számláról. A számla minden elektronikus példánya eredeti, az szabadon másolható és nyomtatható.

A belépési költségek a rEVOL Express modul licencdíjából és az Argeon Kft. felé fizetendő csatlakozási díjból állnak. Ez után a költségek a számlaforgalom alapján generálódnak, de mindenképpen lényegesen alacsonyabb tételt jelentenek, mint a hagyományos számlázás költségei.

Hogyan térül meg a befektetés? Az új funkció fő előnye abban rejlik, hogy segítségével jelentős költségmegtakarítás érhető el. Míg egy hagyományos számla esetén a papír, a boríték, a nyomtatás és az ajánlott küldemény feladása együttesen több mint 300 Ft-ba kerül, nem beszélve a jelentős élőmunka-ráfordításról (nyomtatás, borítékolás, postai ügyintézés); az elektronikus számlázás funkció használata esetén egy számla kiállításának és elküldésének díja akár 39 Ft+áfa is lehet (ez függ az éves szinten kiállított számlák mennyiségétől), és a számla rögzítésén túl a folyamat nem igényel élőmunkát. Az ügyfelek egyre nagyobb hányada érdeklődik a költséghatékony és innovatív megoldás iránt. További előnye az elektronikus számlázásnak, hogy használatával mentesül a felhasználó az esetenként felmerülő hiteles számlamásolatok készítése és küldése alól is, hiszen az e-számla tetszőleges mennyiségben másolható, annak minden egyes példánya eredeti és hiteles. Mivel a hazai szabályozás szerint a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig meg kell őrizni, a tárolással és dokumentumkezeléssel járó költségek hagyományos, papír alapú számlák esetén jelentős összeget tehetnek ki. Az e-számla tárolása egyszerĹąbb és olcsóbb – ráadásul a tárolt számlák között sokkal könnyebb keresni is. A költségmegtakarításon túl az is előny, hogy az elektronikus számla több nappal gyorsabban jut el a vevőhöz, aki ezáltal várhatóan hamarabb ki is fizeti azt, így csökkenthetőek a kintlévőségek.