Az előadókat tekintve (is) mély volt a merítés. A kormányszervek, érintett hivatalok, egyesületek, a szükséges informatikai hátteret biztosító szállítók, szolgáltatók egyaránt képviseltették magukat, és igyekeztek a hallgatóság figyelmét az e-számlázás jogi hátterére, gyakorlati tudnivalóira és a lehetőség megteremtésének módozataira ráirányítani.

APEH-szempontok

Az „alaphangulatot” dr. Kovács Ferenc teremtette meg. Az APEH Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztályának vezetője az e-számlákat is érintő APEH-ellenőrzésekről azt az üzenetet hordozta, hogy a hivatalt nem éri váratlanul, és számol az e-számlák terjedésével. Az ellenőrzésre vonatkozó kérdésekre adott válaszokból egyértelmĹąvé vált, hogy az APEH előzetesen nem hagyhat jóvá megoldásokat, de a hivatalhoz fordulók tájékozódhatnak az általuk preferált e-számla hatályos jogszabályoknak való megfeleléséről.
Eddig két adóalanynál került sor, még 2007 elején, egy PKI-, illetve egy EDI-számlázás ellenőrzésére. Utóbbinál ez a rendszer zártságára is kiterjedt, ezért egy kibocsátót és két befogadót néztek meg. Idén az e-számla ellenőrzésre kiképzett 60-80 revizorral már kiterjedtebb ellenőrzésre lehet számítani.

Paragrafusdömping

Az elektronikus számlát is érintő jogszabályok igazi tudora a PM Forgalmi Adók, Vám- és Jövedéki Főosztályáról érkezett. Csákiné Fodor Anna többek között az eredeti, 24/1995 PM-jogszabálynak a hivatalos papírmennyiség csökkenését is szolgáló változását említette. A számlák másodpéldányára vonatkozó előírások már a papírszámlák elektronikus másolatának tárolhatóságára is vonatkoznak. (Néhány további vonatkozó jogszabályt l. alább.)
A PM szakértője az EDI-ben számlázók figyelmét felhívta a legfőbb tudnivalókra, például a két fél között meglévő EDI-szerződésen túl az e-számlára vonatkozó külön írásos megállapodás szükségességére. Továbbá megemlítette a számla lényegi elemeinek megjelenési követelményét a felhasználóval kötött szerződésben és az e-számla adóazonosításra való alkalmasságának kritériumait is.
Mint mondta, az adóellenőrzés – a papír alapúhoz hasonlóan – többek között kitér a számlaszámok egymásutániságára (átugorhatatlan számozás), valamint a számlázással összefüggő bármilyen dokumentáció utólagos törölhetetlenségének biztosítékaira is. A nem magyar adószámtartományokat külön sorszámtartományba kell rendezni.
Adóalanyi kezdeményezésre a januárban kihirdetett jogszabályváltozások megteremtették az elektronikus archiválás jogszabályi lehetőségét. Feltételként biztonsági garanciát szabtak: az elektronikusan archivált számladokumentációt fokozott biztonságú aláírással és időbélyegzővel kell ellátni. Az e-adatállományként való tárolás kötegelve is történhet. Ennek feltétele, a digitális archiválásra vonatkozó rendelettel is összhangban, hogy a már említett biztonsági garanciákkal bíró, kötegelt számlák egy bontatlan, a jövőben csakis együtt kezelhető számlacsomagot képeznek.
A számla fizikai kibocsátása – előzetes írásbeli megállapodás birtokában – másra, pl. erre szakosodott szolgáltatókra is átruházható. Mivel az eredeti kibocsátó a számlákkal összefüggésbe hozható adófizető, ez a szereplőktől szoros együttmĹąködést követel, ezért a szerződésnek tartalmaznia kell a sorszámtartományokról szóló megállapodást is.
Csákiné Fodor Anna a hozzá érkezett kérdések kapcsán kitért arra is, hogy a pénztárgéppel előállított számlák archiválására a fentiek nem alkalmazhatók, de nincs is rá szükség, mivel a pénztárgép maga archivál, ezért érdektelen a „duplikált” archiválás.

Milyen legyen az e-számla?

Szabó Zoltán a DigitDoctól két, a Világgazdaságból vett, európai bizottsági szakértőktől származó, környezetvédelmi szempontból is értékelhető adattal indított. Ezek szerint az e-számlázás általánossá válása az Európai Unióban 243 milliárd euró és 15 millió fa megmentését jelentené. A jogszabályoknak megfelelő e-számlázási megoldásuk bemutatóját az e-számla tartalma és küldése mikéntjének kivesézésével kezdte. Előadásának legfontosabb üzenete az egyszerĹąség volt, egyaránt vonatkoztatva a számla küllemére, tartalmára, a kiállítás folyamatára és a kézbesítésére. Ellenkező esetben, ahogy a papír alapú számlánál is, már a kibocsátó szervezeten belül „megbosszulja” magát a bonyolult tartalom, számlakezelés és kibocsátás.
Szabó figyelmeztetett az e-számla megoldások hibáira is. Közéjük sorolta a megoldásszállító által létrehozott egyedi fájlformátumot, amely nehéz felismerhetősége mellett egyedi olvasószoftver-igénye s a szabványhasználat mellőzése miatt is alkalmatlan az automatikus feldolgozásra.
A DigitDoc bármely rendszerhez illeszthető megoldása a számlanyomtatáshoz hasonlóan mĹąködik, de a számla tartalmát nyomtató helyett e-fájlba küldi, ingyenes bevezetése napok alatt megtörténik, s az ügyfél csak az üzemeltetésért fizet „bérleti díjat”. A nemzetközi szabványoknak megfelelő rendszer a kézbesítésről és a letöltés menedzseléséről is gondoskodik. A szolgáltatásként kínált e-számlázás erőforrás- és sávszélességigénye nem a számlakibocsátó gondja, ahogy a hibakezelés sem. A számlakészítés és a letöltésmenedzselés, valamint a gyakori jogszabályváltozások követése is a szolgáltató feladata.
A DigitDoc e-számla egyetlen, a jogszabályi követelményeknek eleget tevő, PDF formátumú fájl, amely egyedi olvasószoftver nélkül is megtekinthető. Mivel nemzetközi szabványt is alkalmaz, automatikusan letölthető.
Az e-számla adminisztrációs rendszer része az ingyenesen letölthető e-számla kontírozó szoftver is, beépített e-aláírással. A számla manuálisan szintén kontírozható, de a kontírlapok csatlakoztathatók az SAP-rendszerekhez, s beépített e-aláírással hitelesíthetők. Az e-számlák e-formátumban előállítható és tárolható másodpéldányán túl (az e-számla és az e-másodpéldány előállítása – kivéve XML formátumnál – azonos), ahol erre van szükség, a papír alapú számlák cégnél maradó másodpéldányai is elektronikusan tárolhatók.


 

Gyakorlat teszi a mestert

Az e-számla kibocsátásának gyakorlatáról a Netlock Kft.-től dr. SzĹącs Katalin beszélt. Néhány szóval ismertette a Netlock fő tevékenységi köreit, a hitelesítésszolgáltatást, az időbélyegzést, a PKI-rendszerintegrációt és -tanácsadást, majd ő is kitért az e-számlázás jogszabályi hátterére és az elektronikus számlára vonatkozó előírásokra. A korábban elhangzottakhoz képest új információt jelentett, hogy a hitelesítésnek – a számla kötelező tartalmi elemeire is tekintettel – legalább fokozott biztonságú aláírással és időbélyegzővel kell történnie. A címzetthez való eljuttatásnak sincsenek kötelező szabályai, vagyis történhet e-mailben, de weboldalról is letölthető, s nem szükséges a címzett részéről történő elfogadás, bár az előadó elképzelhetőnek tartja, hogy később születik erre a papírnál megszokott tértivevényhez hasonló megoldás. Az előnyeit méltató jelzők – gyors, pontos, egyszerĹą, hatékony és olcsó – közül ez utóbbit ugyan sokan vitatják, azonban nem ért egyet az e-számlázásról elterjedt magas költségekkel, szerinte az e-számla kibocsátásának költségét 100 Ft, vagyis a postaköltséget is beszámítva a papírszámla költsége alá lehet szorítani.
A továbbiakban SzĹącs Katalin kitért a gyakorlatban előforduló leggyakoribb kérdésekre. Ezek egyike a formátumválasztás. A PDF kedvelt, könnyen értelmezhető, az e-számlázáskor szívesen használt formátum, az Adobe 7-es verziótól az aláírást és az időbélyeget maga ellenőrzi – felmentve ez alól a számla címzettjét. Az XML a gépek számára értelmezhető. A kettő vegyítve is lehetséges, vagyis PDF-be ágyazott XML, és fordítva. Összegezve az előnyöket és a hátrányokat, mindenki maga választhat formátumot.
Még mindig a formátumnál maradva: az APEH az XML-t írja elő, de joga van változtatni (TXT, print, XML), ami az előállításért felelős programra ró kötelezettségeket.
A számla hitelessége kapcsán az előadó fontosnak tartotta kiemelni, hogy az EDI-nél nincs szükség ennek igazolására, míg az XML hitelesítésekor biztosítani kell, hogy a számla címzettje képes az XML-t browse-olni.
Befogadóoldalról érkező kérdésre válaszolva elhangzott, hogy az elektronikus számla nyomtatható, de a joghatás nem migrálódik, vagyis e-számlából nem lesz automatikusan hitelesített papírszámla. S ha már szóba került a befogadóoldal, idekívánkozik a Netlock szakértőjének ezzel kapcsolatos észrevétele is. Eszerint a technológia ismeretlensége vagy számos más okból fakadó befogadóoldali idegenkedés miatt az e-számla elfogadtatása egyelőre „türelemjáték”, de – ahogy az a témában érintett szolgáltatótól elvárható – SzĹącs Katalin hozzátette, nem reménytelen.

 

A Netlock előadása az eddigi eredményeiket prezentáló néhány gyakorlati példával zárult. Az első e-számla kibocsátó 2004-ben az innovációban jeleskedő WizzAir volt. Tavaly az egyedi számlakibocsátók mellett a hazai piacon is megjelentek az e-számlázás másik modelljét képező konszolidátorok. Az első két fecske, az ehhez a Netlock szolgáltatásait igénybe vevő EBPP.hu Zrt. és a Távszámla mellett ma már a Díjbeszedő Holding által mĹąködtetett Díjnet is nyújt ilyen, a számlát kibocsátók, a számlafizetők és ez utóbbiak bankjai közti együttmĹąködést biztosító szolgáltatást.
2007 végétől egyéni e-számla kibocsátóként – a Netlock közremĹąködésével – az Avon is nyújt ilyen szolgáltatást, mint ahogy az elektronikus kereskedelemmel foglalkozó nagyobb vállalkozások (pl. Vatera.hu, TvNetWork) is. Az Avonnál a tanácsadás és a technikai megvalósítás – angliai telepítéssel – két hónapot vett igénybe. A hitelesítés mikéntjéről országonként születik döntés, idehaza minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel történik. Választott formátum a PDF, a számlaküldés e-mailben történik. Jelenleg kilenc országban mĹąködik a szolgáltatás, de a bekapcsolódók száma folyamatosan nő.

Szabványosítás

Az Adobe hazai képviselője, a Trans-Europe az Acrobat 8 által előállított PDF 1.7 2007. december 6-ai ISO 32000 nemzetközi szabvánnyá válásával indított. Így ezt követően a dokumentumszabvány fejlődésének irányát nem egyedül az Adobe szabja meg. Bárki készíthet PDF-et, az ingyen írható, olvasható, viszont az Adobe már nem változtathatja szabadon a formátumot, ami – mivel minden verzió visszafelé kompatibilis – eddig sem volt rá jellemző.

 

EDI-re hangolva

Nagy Ákos a DOCCA-tól az EDI alapú megoldásokra – e-számlázás, archiválás – összpontosított. A nem csupán számlaüzenetek kezelésére alkalmas elektronikus adatcsere (EDI) – úgy a kibocsátó, mint a befogadó oldalán – teljes körĹąen automatizálható megoldást biztosít.
Ott érdemes EDI alapú e-számlázásra áttérni, ahol:

• nagy mennyiségĹą számlaüzenet mozog a szerződő felek között,
• cél a kibocsátás/feldolgozás automatizálása,
• van más típusú elektronikus adatmozgás is,
• stabil a gyártó–beszállító kapcsolat.

Két megoldás létezik, a webes EDI és a „klasszikus” e-számlázás. Az előzőnél a számlaüzenet a weboldalon készül, és a letöltése is onnan történik – vagyis emberi közremĹąködést igényel, viszont nincs szükség ügyviteli rendszerhez illesztésre. Ez elsősorban a kisebb üzenetforgalmú helyek megoldása. A „klasszikus” megoldásnál a kibocsátó ügyviteli rendszere által elkészített számlaüzenet egyrészt archiválódik a kibocsátónál, másrészt automatikusan kiküldődik a befogadó számára értelmezhető formátumban. Ha az EDI-rendszernek része az archívum, az archiváláshoz sem igényel e-aláírást és időbélyeget. A számlákat az archívumból eredeti, valamint az APEH által elvárt formátumban is le kell tudni tölteni, biztosítani kell olvasható megjelenésüket (fontos, mert az EDI esetében nincs számlakép, csak az üzenet „utazik”) és nyomtathatóságukat is.
A DOCCA biztonságos, állandó hozzáférést és egyszerĹąen kezelhető felhasználói felületet biztosító, a legelterjedtebb kommunikációs protokollokat használó megoldást, illetve szolgáltatást kínálva biztosítja a felsoroltakat. Ellenőrzi a törvényi előírásoknak, valamint a befogadó elvárásainak való megfelelést, s szükség esetén elvégzi a formátumkonverziót. Archiváló központjában az arra jogosultaknak hozzáférésük van az archivált számlákhoz.
Nagy Ákos a konverzió szükségességét néhány, esetenként felmerülő problémával magyarázta. Ha a kibocsátó több cégnek küld e-számlát, eltérők lehetnek a fogadó felek formátumra vonatkozó elvárásai, s mivel a kommunikációscsatorna-szolgáltatókat nem köti előírás, a kommunikációs csatornák konvertálására is szükség lehet. Mindez persze nem érinti a számla tartalmát. A befogadó tehát, a szolgáltató közbeiktatásával, a számára legkönnyebben kezelhető – rendszerbe tölthető, archiválható – üzenetet kapja, összegezte a DOCCA szakértője.

Ajtóstul a házba vagy illedelmesen kopogtatva

A konferencia tanúsága szerint (is) a szállítói, szolgáltatói oldal kellően felkészült az e-számlázás tömegessé válására, s a szabályozás és a kontroll kapcsán is viszonylag jól állunk. Az üzleti, illetve az állam- és közigazgatási oldal internetellátottsága sem lehet már komoly akadálya a terjedésnek, s az ilyen-olyan módon internet-előfizetéssel rendelkező háztartások száma is növekszik. A tömeges terjedés elé elsősorban a befogadóoldal emel barikádot. Mi szeretjük meghatározni költekezésünk dinamikáját – s itt a „mi” alatt lakossági, üzleti és intézményi számlabefogadót egyaránt értek –, amibe nem fér bele sem a csoportos megbízás, sem a sárga csekktől való elszakadás. Reméljük, nem marad így, de az okok nem a felszínen keresendők, s így nem is szüntethetők meg egykettőre. Ha mégis, az valószínĹąleg csak ahhoz hasonló drasztikus megoldással érhető el, mint amilyen a bankon keresztüli fizetésfelvétel. A „tömegeket” érintő innovációk idehaza akkor számíthatnak gyors sikerre, ha hiánypótlók (ld. mobiltelefon), vagy ha az azokra fogékony ifjúság igényeire alapozottak – a beidegződésekkel szembeszálló „hittérítés” nálunk nemigen válik be. De reménykedünk, mint ahogy abban is, hogy a HTE és a DMS Labor konferenciájához hasonló rendezvényeknek lesz pozitív hatásuk. Már ha a „befogadó” oldalhoz is elér a mondanivalója.