Függ viselője járástípusától, súlyától, a környezeti (bőrt) károsító hatásoktól s a cipőt „üzemeltető” tulajdonos gondoskodási képességének fokától is. Tegyük hozzá mindehhez a kétezres változat esetleges egészségkárosító – tyúkszemnövelő, lúdtalpgyártó, gerinckoptató stb. – hatását, és mindjárt nem lesz olyan egyértelmĹą a melyik a drágább kérdésre adható felelet. Valahogy így van ez a legkülönbözőbb iparágakban – az államigazgatást is beleértve – bevezetett alkalmazások esetében is. Megoldható ránézésre „olcsón”, csaknem licencáron – nulla vagy minimális szállítói és tanácsadói közremĹąködéssel –, jó esetben később nem kétfilléres tanácsadói közremĹąködéssel eliminálható vagy „maradandó” mĹąködtetési problémákkal. Mint ahogy szállítói és tanácsadói módszertan alkalmazásával is – minőségbiztosítottan, csaknem zökkenőmentes bevezetést és mĹąködtetést, előre látható és tervezhető bevezetési és mĹąködtetési költséget, hozzáértő és konstruktív felhasználókat garantálva.

A piacképesség ismérvei

A szállítói és az ügyféloldali tapasztalatokra egy másik cikkben térünk ki. Most a tanácsadói oldalra, nevezetesen a 8 éve piacon lévő, több mint 60 projektben közremĹąködő Optimum4 Kft.-nek a hazai gyakorlatot szimbolizáló tapasztalataira s a bevezetéseket „zökkenőmentesítő” tanácsaira voltunk kíváncsiak.
A szaksajtó visszhangja nélkül, közel egy évtizede, bővülő ügyfélkörrel mind eredményesebben piacon lenni csak elégedett ügyfelekkel lehet. A kézzelfogható eredmények jó ajánlólevelet jelentenek, kis ország ez, az ilyennek híre megy. Ehhez azonban az elsősorban integrált vállalatirányítási rendszerek (IVR-ek) bevezetésének minőségbiztosítására, projektvezetésére, a zökkenőmentes szállító–ügyfél együttmĹąködés garantálására szakosodott, a projekt alatt az ügyfél érdekeit szem előtt tartó – számára időt, költséget, bosszúságot megtakarító – tanácsadói mĹąködés szükséges.
Ahhoz, hogy lássuk, hol, mikor és miért lehet szükség tanácsadóra, először a rendszerbevezetés lépéseit s az adódó nehézségeket igyekeztünk feltérképezni Kulcsár Alexandra közremĹąködésével. Az Optimum4 Kft. közgazdász végzettségĹą ügyvezetője ügyfél- és szállítói oldalon szerzett tapasztalatokkal a háta mögött alapított tanácsadócéget. A Qualiditor Kft.-vel együttmĹąködve, az ottani kollégák tapasztalatait a sajátjaikkal ötvözve értek el tavaly összesen 120 millió Ft-os bevételt, és tudnak maguk mögött mintegy 60, jelentős hányadában visszatérő ügyfeleknél levezényelt projektet.

Első lépések

Gyakran már az evidensnek látszó első kérdés megválaszolása is gondot okoz a cégeknek. Nehéz meghatározniuk, mire van szükségük, mit kívánnak informatikával támogatni, s ahol ez nem gond, ott is problémát jelent az igények alkalmazásspecifikációhoz megfelelő megfogalmazása. Számukra kezdettől fontos lenne a tanácsadói támogatás. Ugyan a szállítók már sokkal korrektebbek és üzleti oldalról is felkészültebbek, mint korábban, de még így is rizikós egy bevezetést fontolgató, ilyen fokon tanácstalan cég termék- és szállítóválasztása.
A következő lépés a helyzetfelmérés, a vállalat tényszerĹą mĹąködésének feltárása, ami az üzleti igényeit pontosan megfogalmazó cég esetében is rejthet előre nem látható nehézségeket. A felső, de még a középvezetők sem ismerik az üzleti folyamatok mentén alkalmazott összes dolgozói „trükköt”, munkakönnyítő segédeszközt stb. Ám a valótlan mĹąködés modellezése rossz kiindulási alap, s a projekt egészét félreviheti.
A valós helyzet feltárását követően tanácsadói közremĹąködéssel javaslatterv készül. A feltártak alapján meghatározzák, hol vannak az IVR/ERP bevezetését akadályozó gondok, és ezekre megoldás is születik. Most már ismert, hogy milyen folyamatokat – miért és kiknek a munkáját, döntéshozatalát megkönnyítve – kívánnak elektronizálni, tehát következhet a követelményspecifikáció meghatározása a szállítók számára.
Tanácsadó hiányában a későbbi projekt már ezen a ponton veszélybe kerülhet. Bár a komolyabb bevezetésszámot elért szállítók értik az üzleti folyamatokat és nyelvezetet, de a program és az üzlet eltérő terminológiáit összerendelő „szótárra” még esetükben is szükség lehet. „A két oldal kommunikációját már a pályázati szakaszban, de a bevezetés egésze alatt megkönnyítő, a félreértelmezéseket minimalizáló, az összerendeléseket funkciókig lebontva tartalmazó „kommunikációs interfész” – eliminálva az értelmezésbeli vitákat, minimalizálva a félreértéseket – a projektidő tartásához is biztosíték. Az építőiparból véve a példát, közös nevezőre hozzuk a kőmĹąves, az ács, a villanyszerelő és az építészmester tevékenységét. Ahhoz, hogy az előbbiek realizálhassák az utóbbi elképzeléseit, személyre szólóan le kell számukra fordítani a mester költség, építésütemezés, anyagfelhasználás stb. szintjén elkészült terveit” – teszi hozzá Kulcsár Alexandra, mindenki számára érthetővé téve a „szótár” funkcióját.
A készülő programspecifikáció legnehezebb területe az „ütemezés”, vagyis a szükséges funkciók fontossági sorrendjének meghatározása, az „extrák” háttérbe helyezése és/vagy kiszorítása. A tanácsadói segítséggel sorrendbe állított megoldásra váró feladatok és a „szótár” ezen is átsegít.

Szállítóválasztás

A nagyvállalatok által generált projektek 2000 körül lecsengtek. Az integrált vállalatirányítási rendszerek piacának beszĹąkülésével az erre a piacra predesztinált gyártók is rákényszerültek a közép- és kisvállalati piaci igények kielégítésére. Felvásárlásokkal, illetve meglévő rendszereik kkv-igények szerinti funkciókra szĹąkítésével igyekeztek felzárkózni a kkv-piac hagyományos kiszolgálói mellé, illetve – gyakran márkanevüket, más termékekkel elért piaci részesedésüket kihasználva – kiszorítani azokat. A programok bevezetésére szervezett partnerhálózatok, a hazai szoftverházakkal versenyezve, hatalmas kínálatdömpinget jelentenek a mindössze ötezres potenciális hazai kkv-felvevőpiac számára. Így ha ez utóbbi nem kellően érett és/vagy felkészült folyamatai automatizálására, nehezen tud ellenállni az EU-s finanszírozás lehetőségét is felvillantó, gyakran az önerőhöz, pályázatíráshoz is segítséget nyújtó szállítóknak. Tanácsadói közremĹąködéssel, a már említetteken túl, a pályáztatás előtt és után is minimalizálható a rossz választás lehetősége.
Az Optimum4 ügyfélkörében a program- és szállítóválasztás (is) saját készítésĹą módszertan alapján történik. Az ügyfél szakterületével azonos háttérnek komoly szerep jut úgy a követelményspecifikációra alapozva készülő tenderkiírásnál, mint az IVR- és szállítóválasztásnál. A tenderkiírás része a követelményspecifikáció, amely pontos képet ad a valós igényekről a szállítóknak.
A pályázatok első szĹąrője a minimum 80 százalékig lefedett követelményspecifikáció. Ezt követi az ár, a szakmai és egyéb garanciák, valamint a további, a szállítót minősítő paraméterek. Az ügyfél választ, a tanácsadó feladata a döntés szakmai előkészítése. Ehhez a már említett módszertanra alapozva az elbírált pályázatokat beadó szállítók sorrendjén túl – minden paraméterre vonatkoztatva – arányok, összehasonlítások stb. is társulnak. Az első két-három cég tarthat prezentációt, vehet részt szakmai konzultációkon, illetve szervezhet ügyfeleinél referencialátogatásokat. Az ajánlatok pontosításában is ők mĹąködnek közre. A végső választás a tanácsadó és az ügyfél közös döntése.
„A tanácsadó az ügyféllel szerződve annak esetenként a szállítóval szembeni érdekeit képviseli, de a szakmaiságot megtestesítő szállítók ezt nem veszik zokon – teszi hozzá Kulcsár Alexandra –, hiszen nekik is érdekük a gyors, hatékony, minél zökkenőmentesebb, később az üzemeltetésben minél kevesebb fennakadást okozó bevezetés.”

Háttértámasz

A szállítóval kötött bevezetési projektszerződést megelőzi egy általános ajánlat, amelyben a teljes bekerülési költség felállításán túl a tanácsadói feladatokat is meghatározzák.
A teljes bekerülési költségbe (TCO) az informatikai infrastruktúrához kötődő beszerzések is beleszámítanak. Mivel ekkorra már minden szükséges információ ismeretes, helyzetfelméréskor az informatikáról is elkészült anyag alapján megállapíthatók a jelenlegi informatikai infrastruktúrának a program mĹąködtetését veszélyeztető kockázatai, gyenge pontjai, hiányosságai, s javaslatok születhetnek hardver- és szoftvereszközök beszerzésére, illetve az informatika egészét vagy annak üzemeltetését érintő külső szerződések megkötésére. Ezt megelőzően, mivel ERP-rendszercserékre általában csak 4-5 évenként kerül sor (de közben moduláris és/vagy funkcióbővítés előfordulhat), s nem mindig áll rendelkezésre anyagi erőforrás a rendszer optimális mĹąködését garantáló, esetenként teljes konfigurációcserére, szerencsés a beszerzések ütemezésére, a „mit, mikor, mire” kérdésekre választ adó stratégiát készíteni. Az ehhez szükséges információk rendelkezésre állásának biztosítása, de maga a stratégiaalkotás is lehet tanácsadói feladat. Mindezt csak kellő információk birtokában, tudatosan, az ütemezésre hatással lévő hiányok (idő, pénz, munkaerő stb.) indoklásával és orvoslásával, nem ad hoc módon szabad elvégezni. Az eszközbeszerzés csupán a stratégiának a bevezetési fázisra történő lebontását és az igényeknek megfelelő programmĹąködéshez szükséges követelményspecifikációk megalkotását követően indítható el. Ez utóbbi adódhat mobilkommunikációs eszközigényből, de generálhatja több telephelyre történő IVR-kiterjesztés vagy értékesítési csatornák bővítése (pl. interneten keresztüli értékesítés) is.
A projektindító dokumentum az ügyfél, a szállító és a tanácsadó – a projektfelügyelő vezetésével végzett – közös munkájának eredménye. Az ügyfél munkáját a tanácsadó koordinálja.

A biztonság kedvéért

A minőségbiztosítás tovább csökkenti a projekt sikertelenségének esélyét. „Ezért ma már általában a kkv-knál folyó bevezetések esetében is szerződünk minőségbiztosításra. A követelményspecifikáció betartásán túl ez arra is garancia, hogy a projekt időt és pénzt emésztő kitérők nélkül, az előre kijelölt úton halad.” Tanácsadói közremĹąködéssel az időcsúszással járó, a munkatársak változásokat nem támogató ellenállásából adódó nehézségek és az anyagi kockázatok is csökkenthetők. Mint gyakorlatilag minden esetben, itt is az ember a kiemelt kockázati tényező. Ha a rendszerrel dolgozó szakember nem megfelelően képzett, a legkörültekintőbben definiált, bevezetett rendszer is csődöt mond. Az Optimum4 a projektek során szúrópróbaszerĹąen auditálja az oktatásokat is.
Veszélyt rejtenek még a menet közben végrehajtott, minimális időráfordítással tesztelt egyedi fejlesztések, illetve a folyamatok menet közbeni változtatásai. Minőségbiztosított projekt esetében ezt is a tanácsadónak kell kézben tartania.
Nem zöldmezős projektek esetében gyakran merül fel migrációs igény. Ez „nemszeretem”, de szükséges munka; rosszul végezve jelentős időcsúszáshoz, rossz mĹąködéshez, félrevezető riportokhoz vezet. A tanácsadó közremĹąködése ez esetben – ha van rá igény – a migrációs terv elkészítésére, illetve akár a migrációs folyamat koordinálására is kiterjed. A szállító megadja az adatstruktúrát, de a végrehajtást szereti átruházni az ügyfélre. A tervben a végrehajtó kiléte és a feladatatok, illetve azok sorrendje egyaránt meghatározott.

Egy, két, rajt!

Az éles indulás is zökkenőmentesebb tanácsadói támogatással. Már a projekt kezdetének meghatározásánál, illetve ütemezésénél figyelni kell arra, hogy az éles indulás ne essen a mĹąködés, illetve a külső kötelezettségek szempontjából kritikus időszakra. Kulcsár Alexandráék 60 napig nyújtanak helyszíni támogatást az éles indulást követően, tapasztalataik alapján ezalatt a mélyben rejtőző problémák is felszínre kerülnek, és orvosolhatók. „Élesben mĹąködő rendszereknél derül ki, milyen fontos a megfelelő felhasználói szintĹą rendszerdokumentáció. Egy 100-200 vagy ennél kisebb felhasználószámú rendszernél is kilépés, szülési szabadság, szabadság vagy betegállomány esetén jelentősen megkönnyítheti a felhasználócserét. Mint ahogy az ügyfélre szabott folyamatok, a felhasználó komfortérzetét növelő, munkavégzését támogató, testre szabott modulok, képernyők, funkciók is. Tipikus tanácsadói feladat a szállítót rávenni ennek elkészítésére, és támogatni ebben. Többletköltsége busásan megtérül a zökkenőmentes felhasználócseréből adódóan csökkenő vagy megszĹąnő kieső idők, hibalehetőségek stb. következtében.”

Igények és eredmények

Két, az Optimum4 közremĹąködésével végrehajtott projekt rövid, a tanácsadás lényegére, eredményére rávilágító összefoglalója mutat példát a leírtak gyakorlatára.

Alcsiszigeti Mezőgazdasági Zrt.

Tíz mezőgazdasági vállalat tartozik a Forrás Nyrt. többségi tulajdonában lévő Alcsiszigeti Mezőgazdasági Zrt. irányítása alá. A vezetés 2007-ben döntött a minden tagvállalatot érintő integrált vállalatirányítási rendszer (IVR) bevezetése mellett. A kiválasztást, a bevezetést és a kiegészítő fejlesztéseket felölelő projekt vezetését és minőségbiztosítását tanácsadóra bízták. Mivel a vállalatcsoportnál korábban nem mĹąködött IVR, az eredeti megrendelői igények pontosításában is részt vevő Optimum4 – megvizsgálva, hogy a belső üzleti folyamatok alkalmasak-e egy IVR befogadására, adaptálhatók-e a rendszer mĹąködtetési logikájára – szervezeti-folyamati változásokra tett javaslatot.
A rendszerbevezetés előkészítése, az egységes folyamatok meghatározása, valamint a szoftver és a szoftverszállító kiválasztása négy hónapot vett igénybe. Az elkészített javaslat az IVR-hez közvetlenül nem kapcsolódó, egyéb hatékonyságnövelő javaslatokat is tartalmazott.
A megfelelő rendszerválasztás az elvárások, követelmények specifikációja alapján történt. Az Optimum4 O4 SoftSelect módszertana a megrendelő definiált igényei szerint osztályozta a pályázók megvizsgált megoldásait. A kiválasztás során a feladatspecifikáción túl a korszerĹą fejlesztési környezeten, valamint a vállalatcsoport egyes telephelyei közti gyors adatáramlást biztosító adatbázis-kezelő képességen volt a hangsúly. A rendszer információtechnológiai tesztelését a tanácsadó végezte. A többfordulós kiválasztás és a lehetséges rendszerek tesztelése végén az Alcsiszigeti Mezőgazdasági Zrt. és a szállító az Optimum4 által a megrendelő érdekei szerint előkészített szerződést írt alá egy mezőgazdasági referenciákkal rendelkező IVR bevezetésére.
A bevezetés tanácsadói projektvezetéssel, a cégcsoport vállalatainak adottságai és igényei szerinti ütemezésben folyik, háromszintĹą éles indulással. A hat hónapos első két ütem befejeztével az alapvető pénzügyi-számviteli folyamatok és a költségfelosztások, jelentések, vezetői információk már teljes funkcionalitással mĹąködnek. Idén realizálódnak a termelésirányítási funkciók.
Az Optimum4 módszertanának köszönhetően a kiválasztott rendszer képes a későbbiekben folyamatosan felmerülő funkcionális igények és a cégcsoportot érintő eseteges tulajdonosi változások rugalmas követésére.

Friesland Hungária Zrt.

Az Optimum4 egy másik projektje a Friesland Foods magyarországi érdekeltségénél, a Nutricia Kereskedőház Rt.-nél indult, és a Friesland Hungária Zrt.-nél zárult. A Nutricia 2003-ban beolvadt a Friesland Hungáriába, ahol mintegy 320 felhasználó dolgozik a Nutriciánál bevezetett ERP-rendszerrel. A projekt 2001-ben BPR-ral startolt. Az üzleti folyamatok újraszervezésének célja a Friesland vállalatcsoport üzleti stratégiájának hatékony, IVR-rel támogatott, vállalati szintĹą megvalósítására képes szervezet kialakítása volt. Az Optimum4-nek a Friesland stratégiai céljainak érvényesülését kellett biztosítania. Ennek érdekében minőségbiztosítói tevékenységét már az implementációt előkészítő BPR-alprojektben megkezdte, s az alábbi feladatokat ellátva a vállalatirányítási rendszer implementációját megvalósító Tejút Projekt minőségbiztosításával folytatatta:
* Projekt Irányító Bizottsági döntések előkészítése,
* beszámolók készítése a Projekt Felügyelő Bizottsága számára,
* a projekt ütemterve betartásának és az eredeti célok szerinti megvalósulásának ellenőrzése,
* a projektmenedzsment munkájának folyamatos kockázatelemzéssel és kockázatkezeléssel történő támogatása.
Az általános minőségbiztosítási feladatok mellett az egyes projektszakaszokat jellemző speciális teendőket – mint pl. az új logisztikai mĹąködési modell kialakításának ellenőrzése – is ellátta, valamint követte és auditálta a teljes átszervezési folyamat dokumentációját.
Az Optimum4, mivel a szerződéskötéstől részt vett az ERP-rendszerrel szembeni követelmények meghatározásában, képes volt az ERP-rendszer tesztelésekor végzett teljes körĹą termék-ellenőrzési feladatoknak is megfelelni.

Leggyakoribb problémák

Négy tipikus problémával találkoznak a tanácsadók. A kkv-knál gyakorta hiány a felső vezetői elkötelezettség. Az ilyen projektek már születésükkor halálra ítéltek, magára valamit is adó szállító, tanácsadó nem vesz részt bennük. Gyakran hiányoznak az üzleti területekről begyĹąjtött igények, amelyek alapján meghatározhatók lennének a legégetőbb szükségletek, illetve elvégezhető lehetne az ütemezés. A méretezéssel is akadnak gondok, ilyen a beruházásra szánt alacsony összeggel párosuló magas igényszint, és fordítva. A projekttervezés is odafigyelést igényelne. Egy sörgyárnak például nem célszerĹą a nyári csúcsszezon közepén bevezetésbe kezdeni – sorolja a kedvezőtlen tapasztalatokat az Optimum4 ügyvezetőnője.
Kulcsár Alexandra szerint beláthatatlan következményekkel járhat a rendszer jövőbeni felhasználóinak kirekesztése. „Már az elején, a tervezés szakaszában be kell vonni a dolgozókat, hogy tudják, mi miért történik. E nélkül már a kiinduló állapot felmérése is hiteltelen lehet, s ez kihat a projekt egészére. A felhasználók bevonása növeli az IVR iránti elkötelezettségüket, innovatív – elsősorban a saját munkájukat segítő – ötleteiket beépítve magukénak érzik a rendszert, aminek a munkavégzésre és a munkahelyi légkörre egyaránt pozitív hatása lesz. Mivel a vállalatirányítási projektekben általában 20-30 százalékuk érintett, motivációs eszközök alkalmazásával – pl. megbízólevél a bevezetésben közremĹąködőknek, a rendszerkezelési ismeretek elsajátításának mértékével arányos jutalmak, akár előléptetés is – kezdettől a projekt mellé állíthatók. Ellenkező esetben rossz rendszerspecifikációk születhetnek, illetve a vezetés akár a rendszer bevezetésének, illetve mĹąködtetésének teljes vagy részleges bojkottjára is számíthat. Kiváltképp, ha maga sem elkötelezett.

Konklúzió

Anyagiak és idő tekintetében is mederbe terelt, minőségbiztosított, vagyis folyamatában is dokumentált, esetleges szállítói túlkapásoktól mentes, valós igények szerint ütemezett rendszerbevezetés, elégedett felhasználók és vezetők – röviden összegezve ebben rejlik a tanácsadói szolgáltatás lényege. Lehet benne kételkedni, de aki veszi a fáradságot, és átfutja a referenciaprojektekről szóló összefoglalókat, vagy referencialátogatást tesz például az Optimum4 ügyfeleinél, bizonyosságot nyerhet. Mindennek persze ára van. Az árbevétel arányát nézve a kkv-knek kell mélyebben a zsebükbe nyúlni. „Nagyvállalatok esetében a projektköltség 12-15, a kis- és középvállalatoknál 25-30 százalékát teheti ki az általunk nyújtott tanácsadás. Ez, ha önmagában nézzük, nem kevés. A cégek maguk döntik el, hogy az esetlegesen félrecsúszott specifikációk, a szállítói túlkapások vagy tévedések, az együttmĹąködési nehézségek, a rossz ütemezés, a nem megfelelő felhasználókezelés okozhat-e számukra az előre tervezhető tanácsadói díjnál magasabb vagy azzal azonos, de nem tervezett, váratlan kiadást. A nem materializált értékeket azonban a cégek többségével még mindig nehéz elfogadtatni.
A tanácsadó–ügyfél–szállító kapcsolatban a tanácsadó mindig az ügyfél mellett áll, az ő érdekeit képviseli, még akkor is, ha néha első látásra nem úgy tĹąnik. A magát a szállítóval való kommunikációra, egyeztetésre késznek érző, már több, pozitív eredménnyel zárult bevezetésen átesett ügyfélnek valószínĹąleg nincs szüksége tanácsadóra. A bizonytalan, a rendszerek és szállítók között magát tapasztalatlannak érzőknek azonban hasznukra lehet – ha nem is a projekt egésze folyamán, de a kritikus lépéseknél mindenképpen – az igényeiket a szállító felé tolmácsoló s azok megvalósítását garantáló „interfész” – összegzi Kulcsár Alexandra az elmúlt évek tapasztalatait.