Egy új pénzügyi rendszer kiválasztása az egyik legkritikusabb informatikai döntés egy vállalat életében. Új rendszer bevezetése vagy a meglévő rendszer cseréje viszonylag kevés alkalommal fordul elő, így gyakran nagyon kevés a vállalatok tapasztalata ezen a téren, ami teljesen normális dolog. Egy új pénzügyi rendszer bevezetése egyike azon kevés alkalmaknak, amikor az IT és a pénzügyes csapat együtt kell, hogy dolgozzon, így az egyes feladat- és felelősségi köröket már jó előre le kell tisztázni. Ez a partneri viszony elengedhetetlenül szükséges a projekt sikerének biztosításához.

Szerencsére azonban számos olyan módszer áll rendelkezésre, amely segít a projekt zökkenőmentes végrehajtásában. Ezek mindegyike néhány alapvető, a legjobb gyakorlaton alapuló elvre épül, amelyek betartásával jelentősen csökkenthetők a telepítés negatív hatásainak kockázatai és a bevezetési projekt során felmerülő problémák száma.

1. A szoftverbevezetési folyamat kezdetén meg kell határozni a projekt szereplőinek szerepét és felelősségét.
2. Egy pénzügyi rendszer bevezetésekor a pénzügyi osztály kell, hogy vezesse a projektet, az IT részleg támogatásával, nem pedig fordítva. Minimum két magasabb beosztású pénzügyes szakember vezetésével történjen a bevezetés: egyikük a projekt felelőse, a másik pedig a jövőbeni felhasználók képviselője legyen.
3. A projekt megvalósításának időszükségletét az IT részleg bevonásával érdemes meghatározni.
4. Érthető és mérhető célokat kell felállítani, amelyekkel minden érdekgazda egyetért.
5. CélszerĹą meghatározni a folyamat legfontosabb mérföldköveit és folyamatos tájékoztatást nyújtani a részeredményekről, hogy a felhasználók megértsék a projekt menetét és bekapcsolódhassanak a folyamatba.
6. A szoftverbevezetés feladatainak fontossági sorrendbe állításakor mérlegelni kell a várható üzleti feladatokat is, illetve azt, hogy ezek milyen hatással lesznek a projektfeladatok ütemterv szerinti megvalósíthatóságára.
7. A szoftverbevezetéskor szigorúan szem előtt kell tartani a potenciális üzleti kockázatokat, el kell dönteni, hogy a rendszer összhangban van-e az üzleti szükségletekkel, a projektvezetési elvekkel, a szabályozási környezettel és az egész vállalatot érintő feladatokkal.
8. Egy másik rendszerre való áttéréskor meg kell határozni az új rendszerrel kapcsolatos elvárásokat, és azt, hogy melyek azok a funkciók, amelyeket a régi rendszerből szeretnénk megtartani. Vonja be szoftverszállítóját már ebben a szakaszban is a folyamatokba: segítségével megtudhatja, hogy az új rendszer révén milyen lehetőségek állnak rendelkezésére – így megismerhet eddig még ismeretlen megoldásokat is.
9. A rendszer teljes körĹą bevezetése előtt érdemes feltérképezni a projektvezetők és a felhasználók betanítás iránti igényét. A jó változásmenedzsment jelenti a rendszer-bevezetési folyamatok sikerének alapját, és kritikus jelentősége van a célok elérése szempontjából. Ehhez erős vezetésre, jó kommunikációra, a HR-es csapat bevonására és tréningekre is szükség van.
10. Gondoskodni kell arról is, hogy a bevezetésért felelős csapatnak legyen elég ideje és kapacitása a projekt elvégzéséhez. Rendeljen segítő vagy helyettesítő kollégákat melléjük, annak elkerülésére, hogy a rendszerbevezetési feladatokkal csupán a szokásos munkaköri feladataik ellátása mellett foglalkozzanak. Bármilyen jók is a rendszer-szállító tanácsadói vagy a külsős szakértők, csak az Ön munkatársai képesek arra, hogy az új pénzügyi rendszer valóban úgy legyen kialakítva, ahogy azt eredetileg is elképzelték.
11. Egy próbaüzem nem csupán arra jó, hogy leteszteljék az új rendszert, hanem lehetőséget ad arra is, hogy kiszĹąrjék a használat során felmerülő, nem megfelelő folyamatokat. Érdemes a meglévő rendszerrel szemben nagyon szigorú szempontok szerint tesztelni az újat, és feltérképezni a továbbfejlesztési lehetőségeket!
12. Ne felejtse el közzétenni az apró sikereket! Az IT projektek végrehajtása sohasem könnyĹą, és gyakran komoly problémák merülnek fel a megvalósításuk során. Fontos felismerni azt, hogy a rendszer-bevezetési folyamat során bármikor felléphetnek bizonyos nehézségek, amelyek rosszindulatú szóbeszédeket indíthatnak el a vállalaton belül. Ez természetesen megnehezíti az alkalmazottak átállását a folyamat legvégén. Ezért nagyon fontos a bevezetési folyamat egyes részeredményeinek házon belüli kommunikációja, így kisebb az esélye a negatív pletykák elterjedésének. Ebben a szoftver-szállító is gyakran segítséget nyújt, hiszen neki is érdeke a projekt sikeres befejezése.

Paul Harding, Consulting Manager, CODA