A BKV-nál két nyomós érv szólt a verzióváltás mellett. Az egyik, hogy az SAP  HR 4.5B magyar verziójának gyári támogatása 2003 negyedik negyedévében megszĹąnik. A másik, hogy az előnyök és hátrányok mérlegelésével kiválasztott SAP Enterprise rendszer alkalmazásával – az abban meglévő új funkciók segítségével – a BKV Rt. számos, már korábban megfogalmazott üzleti igényére standard informatikai támogatást tud találni, amelyet korábban csak drága és bonyolult fejlesztésekkel lehetett volna megvalósítani.

A projekt célja az SAP HR informatikai rendszer verzióváltásának megvalósítása volt olyan módon, hogy az átállás időszaka alatt a szolgáltatási színvonal ne csökkenjen. Feltételként szerepelt, hogy az SAP Enterprise rendszerben leképezett HR-alkalmazás teljes értékĹą interfészeken keresztül mĹąködjön együtt az SAP 4.5B gazdasági moduljaival és a Forte elnevezésĹą forgalomirányítási megoldással.

A projekt vezetői ugyanakkor a következő peremfeltételeket fogalmazták meg:

– A verzióváltásra a BKV és a TSU szerződésének részeként, önálló projekt keretében kerül sor.
– A gazdasági modulok továbbra is R/3 4.5B verziójúak maradnak.
– A forrásrendszer módosításának szükségszerĹą időszakos befagyasztása minél kisebb mértékben érinti a felhasználói területet.
– A verzióváltás alatt is biztosított az elkülönült fejlesztői, minőségbiztosítási, oktatói és éles környezet.
– A HR-alkalmazást továbbra is külön rendszerként, de a gazdasági modulok felé teljes értékĹą interfészkapcsolattokkal üzemeltetik.
– Az SAP-verzióváltáshoz kapcsolódóan a rendszerszoftverek (Unix, Oracle) frissítése is megtörténik.

Eredmények, nehézségek

A projektcsapatnak külön kihívást jelentett, hogy a cég Magyarországon az elsők között tért át az SAP Enterprise-ra. A verzióváltás 2003 augusztusában a bázisfeladatok végrehatásával kezdődött, és az órára lebontott forgatókönyvnek megfelelően a 2003. október 23-ával kezdődő hosszú hétvégén fejeződött be – eredményesen.
Az alapos tervezést és a felkészült projektcsapatot dicséri, hogy a teljesítések mindvégig szinkronban voltak a tervekkel, mind a mérföldkövek, mind az éles indítás szintjén.
A projekt tervezése során a csapat számba vette a lehetséges kockázati elemeket, és mindegyikre kidolgozott egy kockázatkezelési eljárást. Ennek köszönhetően a felmerült nehézségeken higgadtan, az előre kidolgozott eljárásoknak megfelelően, időben sikerült túljutni. Ilyen volt például a megfelelő sávszélességĹą WAN-hálózat biztosítása.
A verzióváltás szĹąk határideje miatt különös figyelmet igényelt a mintegy 300  végfelhasználó képzése. Az oktatótermek számának növelésével a szakterületi kulcsfelhasználók sikeresen, időre teljesítették a feladatot, ami azért is fontos volt, mert a projekt intézőbizottságának a társasági irányelvekhez messzemenően igazodó döntése értelmében csak kiképzett végfelhasználó dolgozhat a BKV Rt. SAP HR rendszerében.