Természetesen nem lehet egy kalap alá venni a mikro-, a kis- és közép-, illetve a nagyvállalatok, valamint az államigazgatás dokumentumkezelési eljárásait (már ahol van ilyen, az első két csoportban gyakran ez az iktatókönyvnél és a postakönyvnél kezdődik, és ott be is fejeződik) és így azok elektronizálásának lehetőségeit sem. Ezen piac szállítói éppúgy polarizáltak az említettek szerint, mint az elektronikus ügyviteli, vállalatirányítási alkalmazások gyártói, de itt a nagyvállalati megoldások átültetése a kkv-piacra talán kevésbé jellemző. Ahogy a mikro-, kis- és középvállalatok ügyviteli folyamatait tekintve is gyakori csupán egy-egy terület (leginkább a pénzügy, a számlázás, a bérügyvitel) elektronizálása, és kisebb hányaduk csak külső vagy belső kényszer hatására jut el az integrált ügyvitel, vállalatirányítás gondolatáig (majd újabb nekifutást követően a bevezetésig), úgy az elektronikus dokumentumkezelésnél is létezik „vízválasztó”. Ez pedig a már említett iktatás. Az ügyviteli megoldásokat fejlesztő, szállító cégek közül többen is forgalmaznak ehhez dobozos szoftvereket. Ugyanakkor, a másik oldalról közelítve meg a témát, a hazai piacon megjelentek az ismert nemzetközi dokumentummenedzsment-cégek megoldásai is, és ma már mind több ERP-rendszerbe integrálnak valamilyen szintĹą elektronikus iratkezelést (pl. a magyar fejlesztésĹą Infosys opcionális modulként kínálja, s a proAlphának is integrált része), illetve illesztik hozzájuk egy-egy partnercég rendszerét (pl. az Epicor az Altec doc-link dokumentummenedzsmentet részesíti előnyben).

Folyamat

Arról, hogy mely vállalat, intézmény számára milyen dokumentumkezelő megoldás, eszközkészlet, illetve az elektronizáció milyen foka stb. a legcélszerĹąbb, a legoptimálisabb, többek között a dokumentumok fajtáit, az iratok érkeztetését, előállítását, sokszorosítását, továbbítását érintő szakértői felmérések eredményei alapján dönthet a vezetés. Megfelelően végrehajtott optimalizálással akár 30 százalékos megtakarítás is elérhető. Az optimalizálás többek között a munkavégzés alapján meghatározott helyĹą és eszközkészletĹą gépparkkal, a multifunkcionális berendezések ésszerĹą alkalmazásával, szakértelemmel kialakított és mĹąködtetett felügyeleti rendszerrel és a feleslegessé vált munkaerő átcsoportosításával érhető el.
Az elektronikus dokumentummenedzsment nem tartozik szorosan az optimalizálásnak ebbe a folyamatába, inkább a papír alapú dokumentumokon végzett munkák elektronizálását, az egyes munkafolyamatoknak a papír kiiktatásával történő, így gyorsabb, pontosabb és átláthatóbb elvégzését szolgálja, ami szintén egyfajta optimalizálás. Ez utóbbinál kiváltképp fontos, hogy a kiválasztás, éppúgy, mint a bevezetés, a felhasználói képességek és igények figyelembevételével történjen, s ebbe beletartozik, hogy a rendszerhasználat elsajátításával párhuzamosan lehetőleg ne kelljen egy új, a cégnél, intézménynél még nem ismert vagy nem megszokott technológiát megismerniük. Kiemelt figyelmet érdemel a megszokott folyamatoktól és a korábbi rendszerkezelési gyakorlattól való jelentős eltérés. Ellenkező esetben – ahogy a bevezetett ERP-, de kiemelten a BI-rendszereknél tapasztalható – a bevezetés nem hozza meg a várt eredményt, magyarán a menedzsment a rendszer egyfajta bojkottjával, jobb esetben csak nem a kitĹązött célnak megfelelő használatával találhatja magát szembe.

Hazai példák

A hazai céges, intézményi dokumentumkezelési szokásokban való jártasságukat, a követelményekhez való rugalmas igazodási képességüket kamatoztatva a hazai fejlesztőcégek kedvező helyet foglalnak el az elektronikus dokumentumkezelő megoldást kínálók mezőnyében (vagyis itt sokkal inkább nyeregben vannak fejlesztőink, mint az ERP-piacon). Így például a Montana-csoporton belül a középvállalat termék- és szolgáltatáspalettáján szereplő, saját fejlesztésĹą MonDoc System integrált irat- és dokumentumkezelő megoldás tavaly 70 százalékos árbevétel-növekedést ért el. Idén májusban fejeződött be hét hónappal korábban indult projektjük a GVOP-pályázatnyertesként 50 százalékos EU-támogatást kapott KIPSZER-nél. A rendszerrel nyomon követhetők a dokumentum-életciklusok (postai forgalom, számlák, szerződések, tervrajzok, építési engedélyek), és az automatikus késedelem-, illetve fennakadásjelzés mellett – az adatvesztést kizárva – a tartalmi visszakeresés is biztosított.
Szintén hazai fejlesztés – igaz, csak a dokumentumkezelés részterületére – a DataLogic web alapú, az elektronikus iratkezeléshez barátságos felületet biztosító, a fő- és alszámos iktatás mellett az archiválást is támogató megoldása.
Az újfajta technológiák a dokumentumkezelő rendszerek között is felütötték fejüket, s itt is találkozhatunk hazai fejlesztéssel. Ez év második negyedében került piacra az eddig közlekedéstechnikával és gépjármĹą-beléptető rendszerekkel, valamint okmányolvasókkal piacon lévő Budapest Mikroelektronika Zrt. által SOA (Service Oriented Architecture) alapokon fejlesztett, nyílt, szabványos technológiára alapozott webszolgáltatásra épülő DocAge. A sokak számára még ismeretlen, de legalábbis újszerĹą, s így óvatosan közelített SOA-nak köszönhetően a szoftver a vállalati folyamatokba történő gyors beilleszthetőségen túl informatikai szaktudás nélküli beállítási lehetőséget is kínál. A rendszer interneten keresztüli, biztonságos dokumentumelérést is garantál. Az IQSYS rendszere, az IQDoc.Net is SOA-keretrendszerben mĹąködik, de Microsoft-technológiákkal.
A dokukezelő szoftverek esetében előnyt jelent az elterjedt irodai alkalmazásokkal való együttmĹąködés. Ilyen például az E-Group saját fejlesztésĹą eDOX-a, amely már megjelenésekor kihasználta a Microsoft Vista, illetve a 2007 irodai programverziók által kínált újdonságokat. A program erénye, hogy felhasználóoldalon csupán az internetböngésző és a nálunk is elterjedt Office-alkalmazások futtatását igényli.
A már évek óta hazánkban lévő nemzetközi vállalkozásokra most nem térünk ki, csak érdekességként említjük meg, hogy újabbak is igyekeznek betörni a kis magyar piacra. Legutóbb a stuttgarti ELO Digital Office GmbH talált hazai partnerre az Ovitas Magyarországban. A három tagból álló – kis irodák, kkv-k és nagyvállalatok igényei szerint kialakított – ELO dokumentumkezelő, archiváló és workflow termékcsalád igény szerint egészíthető ki modulokkal a cég növekedésének vagy más irányú változásainak megfelelően, s a Microsoft Office-szal, az e-mail és az elterjedt ERP-rendszerekkel, valamint a CAD-szoftverekkel egyaránt integrálható.

A húsosfazék közelében

A köz- és államigazgatásba betörni csaknem minden szolgáltató, szállító álma, azonban tudvalévő, kiváltképp a dokumentumkezelés terén, hogy erre csakis a szférában kötelező, gyakran a vállalatokra jellemzőnél magasabb vagy más jellegĹą eljárásrendhez, ügymenethez igazodó megoldásokkal van esély.
Tehát ezeken a pályázatokon a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvényben (KET) megfogalmazott előírásokat ismerő cégek vannak előnyben, amelyek rendszere is megfelel ezeknek. Emellett nem árt az adott hivatal informatikai környezetének ismerete, hiszen a programnak ehhez és szabványaihoz, valamint a hazai jogrendszer egészéhez is illeszkednie kell. Az évek során egyébként is meglehetősen nagy lefedettséget elérő piac tehát nem sok jóval kecsegteti az újonnan kopogtatókat, a szoftvereik megfelelőségét tanúsítvánnyal igazolni képtelenek pedig egyáltalán nem rúghatnak labdába. Így aztán érthető – az „udvari szállítók” esetében is – a megfelelőséget igazoló tanúsítványok megszerzésére irányuló törekvés. Az elektronikus ügyintézés széles körĹą, hosszú ideje tervezett elterjesztését megalapozó, az iratok elektronikus iktatását, gondozását szabályozó előírás tavaly május eleje óta érvényes. A közfeladatot ellátó szervezeteknél alkalmazható iratkezelő szoftverekkel szembeni követelményeket a 24/2006. (IV.29.) számú BM–IHM–NKÖM együttes rendelet tartalmazza. Az ide vonatkozó szabvány több mint húszféle dokumentum elkészítését írja elő a tanúsításhoz. Ennek ma a Magyarországon használt (honos) szoftvereknek csak töredéke felel meg. Sokan próbálkoznak utólagos dokumentumkészítéssel, de szakértők szerint az időközi leírások, dokumentációk kvázi besoroltatása célravezetőbb.
A paragrafusok értelmében tehát 2009. január 1-jétől az állami hivataloktól a nagyvárosok és apróbb települések polgármesteri hivatalaiig egységes ügyiratkezelő rendszernek kell munkába állnia. Az érintett szervezetek az ügyirat-kezelési szabályzat elkészítésére már 2007 januárjától kötelezettek.
Ennek megfelelően a cégek idén januártól rendszereik heves átalakításába kezdtek, és a tanúsító szervezetek sem unatkoznak. Az első fecskék, a netTeam Magyarország Kft. NetTeam Kontroller rendszerének 4-es verzióját és a Professzionál Zrt. GovSys szoftverét követően már rendszerek tucatja vizsgázott eredményesen. Az eddig a hazai önkormányzatok mintegy ötödénél bevezetett rendszereik miatt érthető volt a sietség.

Tanúsított szoftverek

Az E-Group közfeladatokat ellátó szervezeteknek szánt, úgynevezett kormányzati termékcsomagjának legbővebb változata beépített DIS ügyfélkapu-integrációs megoldást is tartalmaz. Ennek segítségével az eDOX rendszer használója az interneten keresztül is fogadhat, érkeztethet beadványokat. Ezen túl az ügyfelek belépéséhez és a felhasználói azonosításhoz kihasználhatja a Magyarorszag.hu portál magánszemélyekre és (meghatalmazáson keresztül) cégekre is vonatkozó adatbázisát. Az említett kibővített verzió saját fejlesztésĹą elektronikus aláíró és ellenőrző modult (SDX) is tartalmaz. A termék önmagában is minősített megoldás, így az SDX-et integrált, már minősített iratkezelő rendszerek – a procedúrán legutóbb átesett eDOX.GOV.portal2007 termékcsomaghoz hasonlóan – ugyancsak minősítettek.

Tanúsítás

Tanúsítást a Kijelölési Bizottság jogosítványával rendelkezők végezhetnek. Az általuk kiadott tanúsítvány három évig érvényes, és igazolja, hogy az iratkezelési szoftver megfelel a mĹąködési területéhez kapcsolódó összes kötelező érvényĹą jogszabálynak, rendeletnek, előírásnak, beleértve az elektronikus közigazgatás eljárásainak és követelményeinek való megfelelést is. A tanúsítási eljárás során a szóban forgó szoftveren túl a program dokumentumainak előírások szerinti megfelelőségét is vizsgálják. Ezek alapján háromszintĹą minősítés szerezhető. SzĹąkített minősítést kap az a szoftver, amely az együttes rendelet követelményei közül nem elégíti ki az elektronikus aláírással, valamint azzal szorosan összefüggő elektronikus iratkezeléssel kapcsolatosakat. A teljes körĹą minősítés az együttes rendelet követelményeinek maradéktalan teljesítését igazolja. A kibővített minősítésĹą programok a teljes körĹąre jellemzőkön túl speciális szolgáltatásokkal – ilyen pl. az Ügyfélkapuval való kapcsolattartás – is rendelkeznek, s azokkal együtt is megfelelnek az előírásoknak.

Az CNW augusztusban minősítést szerzett rendszere korábban már több közigazgatási intézményben, így többek között az Országos Állategészségügyi Intézetben, a Gazdasági Versenyhivatalban és a Nagykátai Polgármesteri Hivatalban is bizonyított. A rendszer a különböző formátumú iratok életciklusa alatt előforduló összes folyamatot kezeli, dokumentálja és nyomon követhetővé teszi a digitalizálás, érkeztetés és iktatás lépésein át egészen az irattározásig és a selejtezésig. Az alkalmazás az ügyfélkezelés, ügyintézés, illetve csoportmunka-feladatok terén is segítséget nyújt a közfeladatokat ellátó szervek számára.
Április óta ugyancsak megfelel az előírásoknak az Unioffice megoldása, az Office R6 ügykövetési rendszer továbbfejlesztett változata, az Office GOV ügykövetési rendszer. Az ügyintézést jelentősen könnyítő és gyorsító rendszer korábbi változatát többek között az Állami Számvevőszék, az Országos Atomenergia Hivatal, valamint több vízügyi Igazgatóság és fejlesztési ügynökség használja.
A közelmúltban pedig közbeszerzési pályázaton az Axis Consulting 2000 Kft. kapott megbízást a Főpolgármesteri Hivatal elektronikus ügyirat-nyilvántartó és dokumentumkezelő rendszerének szállítására. Az Axis Microsoft-technológiára alapozva, .NET Framework-környezetben alakítja ki a Főpolgármesteri Hivatal egészében bevezetésre kerülő rendszert.
Természetesen a felsorolás nem teljes, ha beindulnak a közigazgatási projektek, a témára még visszatérünk.

Várakozó állásponton

Úgy tĹąnik, a szállítók felkészültek, most már a lomha közigazgatási gépezet fogaskerekein kellene lendíteni egyet, hogy láthatóvá váljon, felkészültek-e fogadásukra. Hogy ésszerĹąen, egymásra is tekintettel választanak-e (ha választanak) a kínálatból, vagy a korábbi EU-támogatásoknál, az önkormányzati folyamatok elektronizálásánál előforduló hibák itt is visszaköszönnek-e, az még a jövő titka. Azt a beszerzési folyamatot ugyanis a befelé fordulás jellemezte. Így aztán a csillogó-villogó, sok esetben egyedi fejlesztésĹą rendszerekkel felszerelt közigazgatási egységek egymás közti elektronizált ügymenete csak álom maradt, s valószínĹąleg a verzióváltásokat nehezen követő egyedi interfészek segítenek majd áthidalni a problémát (már ha a hivatalok is problémának érzik azt).