Bár a témával foglakozó sorozatunk létrejöttét elsősorban az elektronikus dokumentumkezelést érintő hazai történések motiválták (l. Jogosítványszerzési láz), de nem kizárólagosan. Keletkezésére hatással voltak az információ-, a papír- és elektronikusdokumentum-áradattal szélmalomharcot vívó (bár ezt nem minden esetben belátó) köz- és államigazgatási hivatalok, szervezetek, vállalkozások, valamint az a kérdés, hogy kiútkeresésük során (ha keresik) miért jutnak el olyan nehezen az első blikkre evidensnek látszó megoldáshoz.

Kis „történelem”

Dokumentumkezelés alatt, egyszerĹąsítve, a napi munkához szükséges iratok, mĹąszaki dokumentumok stb. előállítását, feldolgozását és tárolását, archiválását, visszakeresését, valamint a megfelelő helyre és időre történő továbbítását, illetve a „külsők” érkeztetését értjük. Elektronikus dokumentumkezelésen viszont nem automatikusan a felsoroltak egészének elektronizálását, az egyes fázisok, folyamatok informatikai támogatását értjük. Ez utóbbira az informatizálódással, az internet terjedésével az elektronikus iratok, levelek stb. számának jelentős növekedése, a magán-, köz- és gazdasági életünkre mind nagyobb hatást gyakorló információáradat irányította a figyelmet. Míg korábban „csak” a papír alapúak kezelésével kellett a vállalatoknak, szervezeteknek, intézményeknek megbirkózniuk, ma már elektronikus változataik között is rendet kell vágniuk.
Kár tagadni, mindez drága mulatság, idő- és helyigényes tevékenység.

Elég csak kicsiben kezdeni a költségeken való gondolkodást, vegyük csak a céges levélpapírok, borítékok előállítását, illetve a dokumentumok előállításában részt vevő eszközök kellékanyag-költségeit. Majd tágabbra nyitva a rést láthatóvá válnak a dokumentumok kezelésében részt vevő adminisztratív munkaerő, valamint az éveken keresztül – vállalati vagy közigazgatási okokból – megőrizendő irathalmazok által igényelt helyiségek költsége, s még mindig csak a töredékét említettük a felmerülő feladatoknak, eszközöknek, személyeknek és a hozzájuk kapcsolódó kiadásoknak. Így a költségcsökkentés, az optimalizálás, a hatékonyságnövelés ezen a területen is gyakori kívánalom.

Az informatika által kínált változatos lehetőségek megjelenése előtt is voltak próbálkozások a kezelés bizonyos fázisainak több szempontú optimalizálására. Így születtek pl. a mikrofilmtárak, amelyek a könyvtárak folyóirattáraiban futottak be nagy karriert – de a komoly mĹąszakirajz-bázissal bíró ipari vállalatok is bevezették –, s amelyek bizonyos fokig, pl. kategorizálási szempontjaik alapján, az elektronikus archiválás hírnökeinek is tekinthetők. A papír alapú dokumentumkezelésnél komoly gondot jelentett – többek között a mérnöki dokumentumok, rajzok esetében – a „verziókezelés”, annak nyilvántartása, követése. A változtatások felelősének megtalálása idővel szinte követehetetlenné vált. Bonyolították a helyzetet a szaporodó elektronikus dokumentumok, az internet terjedésével pedig szinte átláthatatlanná váltak a legváltozatosabb forrásokból származó, keletkező és kezelendő, strukturált és strukturálatlan formátumú betĹą-, kép-, video- stb. „halmazok”. Elsősorban a nagyvállalatokra és a közismerten túlbürokratizált közigazgatásra vélhetően ez a helyzet volt döntő hatással az elektronikus dokumentumkezelés felé történő elmozduláshoz. A gondolat (elmozdulás) és a tett (tényleges elmozdulás) között azonban még mindig elég nagy a távolság.

Mentesség helyett minimalizálni

Azzal ma már mindenki tisztában van, hogy papírmentes irodáról badarság beszélni, sokkal inkább a felesleges papírhalmok termelése ellen lépnek fel a témában érdekeltek, és mint minden elektronikus üzlet-, illetve ügyvitel kapcsán, itt is a vállalati kultúra szintje, a megszokás ereje a legfőbb akadály. Ma már a vállalati széles sávú internetpenetráció sem lehet igazi akadálya az elektronikus dokumentumkezelésnek, a vállalaton belüli és a vállalatok, intézmények közti elektronikus dokumentum-, illetve információcserének, s lassan az elektronikus aláírás elfogadása és alkalmazása elől is eltĹąnnek az akadályok. Mégis a szükségesnél jóval többször és többet nyomtatunk, majd – az elektronikus aláírást mellőzve – a papírt aláírva beszkenneljük a dokumentumot. Az elektronikus aláírás alkalmazhatósága, elfogadottságának mértéke és használóinak valós száma alapjaiban változtathatna a dokumentummenedzsment terjedésén, és csökkenthetné a papírhalmokat. Vélhetően kormányzati beavatkozás – a szabályozások felülvizsgálata, átértékelése, eltörlése, újraalkotása – is segíthetne jó irányba terelni a fentieket, erre azonban nem látszik készség. Ugyanakkor kétséges, hogy milyen mértékben élnének a lehetőséggel a delikvensek olyan példákat látva, mint mondjuk a pénzintézeteké, amelyek legtöbbje megteremtette az elektronikus aláírás feltételeit, ám hivatalosan még nem alkalmazza.

Lehet is, meg nem is

Az IIR ebben a témában tartott idei konferenciáján spontán hozzászólások és egy kerekasztal-beszélgetés segítette a jelenlegi hazai helyzet megértését, s a továbblépés mikéntjére és irányára is elhangzottak ötletek. Javaslat hangzott el például arra – fentebb is történt már rá célzás –, hogy a gyakorlatilag lehetetlen s így eleve a kudarc képét előrevetítő papírmentes iroda helyett az „egypéldányos” dokumentum fogalmával kéne azonosulnunk. Az egy példány tárolásának megvalósítása s minden további dokumentáció és dokumentációs folyamat elektronizálása jelentős lépés lenhetne a viszonylagos papírmentesség felé. A kormányzatnak önmagára, az állam- és közigazgatás rendszerére vonatkozóan is ebbe az irányba kellene elmozdulnia. A jogalkotásban érzékelhető már némi mocorgás, pl. a 20/2004-es PM-rendelet alapján számlakibocsátótól származó, fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időpecséttel ellátott elektronikus fájt nem szabad kinyomtatni. Ám amíg nagy az ellenállás az elektronikus számlákkal szemben, hiába a rendelet. A számlakibocsátók elmozdulása a holtpontról komoly változásokat generálhat. Mivel 2001-től elvileg megteremtődtek idehaza az elektronikus aláírás feltételei, és 2005. november 1-jétől az Ügyfélkapu szolgáltatásainak beindításához fel kellett számolni az alkalmazását gátló minden akadályt, nehezen érthető, és csak a korábban említettekkel magyarázható, hogy miért nem terjed a használata. (Vélhetően csekély külföldi elterjedtsége is közrejátszhat, hiszen a külföldi üzleti partnerek rászoríthatnák a hazai üzletfeleiket, akik ezáltal más partnercégekre, sőt akár az államigazgatásra is hatást gyakorolhatnának, de egyelőre ennek nincsenek jelei – a szerk.)

Pénz beszél

Úgy tĹąnik tehát, hogy lassan minden megváltozik a cégek mĹąködésében, csak a dokumentumkezelés marad „állóvíz”. Mint a világ nagy dolgaiban, itt is a pénznek lehet mozdító ereje, vagyis meg kell keresni, hol van az a pénz, ami hatással lehet a dokumentumkezelés – kiemelten az elektronikus dokumentumkezelés – terjedésére. Gondolkozhatunk esetleg az IT-büdzsé jelenlegitől eltérő elköltésén, de nem biztos, hogy ez a nyerő megoldás. Az viszont elgondolkodtató lehet a vezetők számára, hogy azért fizetnek magas kvalitású, így magas költségĹą, nyolc órában dolgozó munkatársakat, hogy azok a nyolcból – többek között a dokumentumkezelést érintő rossz döntések miatt – 4-6 órát papírgyártással, -mozgatással és -kereséssel töltsenek. Meg kell tehát keresni a dokumentumkeresés „porlasztóját”. Vagyis a l’art pour l’art dokumentumok ideje lejárt, pusztán a létük nem indokolja a dokumentumok szükségességét, hiszen nem a dokumentáció, hanem az üzlet mĹąködik. Ez utóbbit viszont a dokumentumkezelés minősége, mikéntje is befolyásolhatja, jelen állapotokat figyelembe véve leginkább lassíthatja. Ezért első lépésként az üzletmenet szereplőinek bevonásával végig kell gondolni az üzleti folyamatokat. Jó példa az ISO-kézikönyv: elektronikus változatának elfogadása hatalmas papírtömegtől szabadította meg a cégeket.
Rossz és ellenpéldákért sem mentek a beszélgetésben részt vevők a szomszédba. A lízingcégek a partnerekkel való kapcsolattartásban is alkalmazzák már az elektronikus dokumentumkezelést. Azonban hiába kezdeményeznének, ha az autókereskedő, akinek elektronikus úton küldenek ajánlatot, kinyomtatva, már papíron adminisztrál tovább. Az elektronikus megoldás kiadáscsökkenést eredményező továbbfejlesztésével, kétcsatornássá téve a rendszert kereskedő- és ügyféloldalon is gyorsulhatna az ügyintézés, a lízingcéggel kapcsolatban lévőknek mégis csupán 8 százaléka használja azt. Ugyanakkor – s itt is pénz beszél – egy, a rendszerhasználatért a kereskedőknek jutalékot ajánló másik lízingcég esetében a fenti arány 70 százalék (tegyük hozzá, a kereskedőknek gyakorlatilag csaknem megkerülhetetlen volt a szóban forgó technológia alkalmazása).

Kinn vagy benn

Az üzemeltetési és biztonsági kérdések is erősen foglalkoztatják a dokumentumkezelés különböző fázisainak elektronizálásán gondolkodó cégeket, derült ki az IIR kerekasztal-beszélgetése kapcsán elhangzott észrevételekből. Kiemelten a külső vagy belső emberekkel történő üzemeltetés kérdése. A tapasztalat azt mutatja, hogy kezdetben a külső üzemeltetők kerülnek előtérbe, de esetenként, a kedvezőtlen tapasztalatokat követően, a cégek áttérnek belső üzemeltetésre, s akadnak, kiemelten a nemzetközi vállalatok leányvállalatai, amelyek ezt követően egyfajta üzemeltetési shared service centerré válnak.
Akik mégis külső üzemeltető mellett döntenek, a hosszú távú piaci jelenlét biztosítása érdekében nagy céget választanak, és részletes, mindenre kitérő megbízási és szolgáltatásiszint-szerződést kötnek, amelyben részletesen szerepel, milyen feladatokra terjed ki a szerződés, milyen rendelkezésre állást várnak el, és mindezt mennyiért. (Az irodai géppark kihelyezésével a Kihelyezési útmutató I. címĹą cikkünkben foglalkozunk.)

Költség és költséghely

Könnyítene a helyzeten, ha a költség tényleges keletkezési helye és a költségviselő azonos lenne, vagyis a papírköltség az irat, a dokumentum keletkezési helyén realizálódna. A hazai intézmények, hivatalok, gazdasági egységek esetében ez csak kényszerrel – utasításokkal, szabályokkal – érhető el. A vállalatokon belül ezt a kérdést ma többféle alapról közelítik meg. Így például az idealisztikus informatikus soha nem használ DMS-t, a pénzügyi igazgató és beosztottjai viszont költségalapon közelítenek a „papírmentesség” kérdéséhez, vagyis mint mindent, ezt is költségalapon vetik vagy fogadják el.
Ezt a kérdést feszegette Haraszti Miklós is, aki az elektronikus dokumentumkezelés elkötelezettjeként, a HTE-n belül az elektronikus dokumentumkezelés szakosztályának vezetőjeként komoly erőfeszítéseket tesz a terület felfuttatásáért, s ennek érdekében a problémáknak, nehézségeknek, illetve az útkeresés különböző válfajainak is igyekszik hangsúlyt adni minden lehetséges fórumon. Ő vetette fel – s ha már költségekről is esik szó, eleve hangsúlyozva, hogy a DMS-nél el kell felejteni a bármikori pénzbeni megtérülést –, hogy a dokumentumkezeléssel kapcsolatos költségek elszámolására nincs egységes gyakorlat.

Vagyis ahány ház, annyi szokás, s csak egy biztos, hogy az informatikai berendezések bizonyos hányada helyileg nem az informatikai osztályokon mĹąködik, így költségként sem feltétlenül azokat kellene terhelniük. Saját ügyviteli, az üzleti folyamataikat támogató rendszereket mĹąködtető cégeknél pl. a cégvezetésnek kellene eldöntenie, hogy az általános dokumentumok milyen mértékben válnak le az ERP-ről. Ha célszerĹą, a DMS (Document Management System) beszerzése és/vagy üzemeltetése leválasztható a központi informatikáról, s – ha létezik – a dokumentumok megfelelő helyéért, előkereshetőségéért, tárolásáért felelős szervezethez köthető. Nem mindegy ugyanis, hangsúlyozza Haraszti, hogy a DMS bevezetésekor vagy üzemeltetés esetén az SLA-k kapcsán az informatikai, illetve a dokumentációs osztály vezetőjével kell-e a szállítónak, szolgáltatónak megküzdeni. Ez esetben célszerĹą a dokumentációs osztályra kihelyezni egy informatikust, aki azonban ezen osztály vezetőjének védelmét élvezi az IT-vezető esetleges támadásaival szemben. Ezzel csökkenthető az üzemeltetés – többek között az IT-vezetők nagy fluktuációja miatti – kockázata.

Probléma tehát akad bőven, és most épp csak érintettük a dokumentumkezelés és a DMS egyes „fejezeteit”. A későbbiekben a témával kapcsolatos lényeges piaci történésekre, problémákra és a potenciális – esetenként már reális – megoldásokra részletesebben is kitérünk.