Változó toborzási kultúra új feladatokkal

Ha röviden áttekintjük a munkaerő-felvétel külső és belső környezetét, azt látjuk, hogy annak területei jelentős átalakuláson mentek keresztül. A toborzási kultúra mind a vállalati, mind a pályázói oldalon megváltozott, amit főként az internet térhódítása idézett elő. A hagyományos toborzási csatornákat részben felváltotta, részben kiegészítette a világháló. Vállalati oldalról tekintve e változásokat: szélesedik a toborzási csatornák köre, így nagyobb a merítési lehetőség. Magyarországon jelenleg már közel félszáz állásportál kínál hirdetési lehetőséget, online adatbázisokban százezres nagyságrendĹą munkavállalói önéletrajz érhető el. Ezzel párhuzamosan bővült a toborzási szolgáltatók kínálata, így erősödött a verseny. Ennek köszönhetően folyamatosan korszerĹąsödnek a termékek, szolgáltatások, és még az árak mérséklődése is megfigyelhető. Az ilyen megoldások használata tehát rendkívül gyors és viszonylag olcsó. A vállalat ezzel párhuzamosan saját weboldalán is építhet karriersite-ot, amelyen keresztül önálló pályázói adatbázist képes létrehozni. Végül, de nem utolsósorban új és hatékony lehetőség nyílik a pályázókkal való kapcsolattartásra, a kommunikáció során pedig erősíthető a cégimázs.

Az álláskereső oldaláról nézve földrajzi helytől függetlenül számos álláslehetőség nyílik meg éppen annál az oknál fogva, hogy a pályázás folyamata gyors, hatékony, és számára is olcsó. Néhány gombnyomással ugyanis számos céghez lehet kockázatmentesen jelentkezni.

Mindezt figyelembe véve megváltozott a toborzási feladat feltételrendszere, új típusú problémákra kell megtalálni a hatékony megoldást.

S hogy konkrétan melyek ezek? Mivel sok az álláskereső weboldal és szolgáltató, nehezebb a toborzási portfólió összeállítása. A leegyszerĹąsödött pályázási procedúra miatt a toborzási ciklus lerövidül. Az előbb említett attitĹąd révén – egy jelentkezés néhány mozdulattal elküldhető – a pályázók olyan pozíciókra is jelentkeznek, amelyek esetében a kiírt feltételeknek nem felelnek meg. Így egy-egy internetes álláshirdetésre tömegesen érkezhetnek pályázatok, amelyek feldolgozása jelentős többletterhet ró a vállalatokra. Közülük tehát ki kell szĹąrni a megfelelőket, és mindenkinek visszajelzést kell küldeni – ezek a feladatok szoftveres támogatás nélkül jelentős szakértői kapacitást kötnek le. Az eltérő struktúrájú adatok feldolgozása ugyancsak erőforrás-igényes – az összehasonlíthatóság miatt kiemelten fontossá vált a „közös nevező” megtalálása.

Mindezek a tényezők új típusú elvárásokat támasztanak a toborzási rendszerrel szemben. Kezelni kell az internetes hirdetéseket, a jelentkezési lapot, ezzel párhuzamosan pedig a toborzási költségek aktuális értékét.

A HR-t segítő informatikával szemben alapvető elvárás a tömeges pályázatkezelés és az egyszerĹą, de testre szabott visszajelzés. A jelentkezési anyagok tárolása mellett a rendszernek biztosítania kell a különböző paraméterek alapján történő keresést és a pályáztatási folyamat hatékonyságának mérését is. Az egyes toborzási források hatékonyságának mérése pedig lehetővé teszi, hogy a HR értékelni tudja, hogy milyen forrásból milyen minőségĹą és mennyiségĹą pályázatot milyen költségszinten tud elérni (ár/érték arány).

Új trendek a kiválasztásban

A toborzási piac változásai értelemszerĹąen kihatnak a kiválasztási folyamatra is. A toborzási feladat és a kiválasztási folyamat első, előszĹąrési fázisa egyre gyakrabban kihelyezés keretében valósul meg. Ugyancsak tendencia a kiválasztás eszköztárának bővülése és ezzel kapcsolatban az online értékelési módszerek térhódítása. A HR e területen bekövetkező újdonságai kapcsán kiemelt szerepet kap a kompetencia alapú kiválasztás. Intenzívebbé válik a megrendelőkkel történő – a HR-szolgáltatók szerepének erősödésével járó – kommunikáció is.

A toborzáshoz hasonlóan ezen a területen ugyancsak új típusú elvárások fogalmazhatók meg a kiválasztási folyamattal kapcsolatban. Az informatikai megoldásnak így támogatnia kell az eseményszervezést, a HR-szolgáltatói teljesítmény mérését, az értékelési módszereket, a kiválasztási tudásbázis építését és a teljes projekt hatékony kommunikációját. Nem szabad megfeledkeznünk arról sem, hogy minden vállalat más és más. Így ugyancsak az alapvető elvárások közé sorolható, hogy a vállalat kiválasztási elveinek megfelelően testre szabhassa azokat az értékelési lehetőségeket, amelyek alapján a pályázókat elbírálja. Ezeket az elveket rugalmasan be kell építeni a szoftverbe. Az értékelést a szoftver automatikusan elvégzi, ami jelentős könnyebbség a kiválasztás egyes szĹąrési fázisaiban. A pályázók jellemzőit össze tudjuk hasonlítani a munkaköri követelményekkel, valamint a többi pályázó jellemzőivel, és ezek alapján rangsor is készíthető.

Ejtsünk pár szót a közös kiválasztási tudásbázisról is. Ennek lényege, hogy megvalósítható a pályázók adatainak egységes kezelése, az így létrejövő tudásbázis pedig megosztható. Ez utóbbi nagyon fontos, hiszen különböző típusú, eltérő struktúrájú adatokat kell feldolgozni, illetve az interjún szerzett információk egységes rögzítése lehetővé teszi a későbbi visszakeresést. Ha több HR-munkatárs foglalkozik a kiválasztási tevékenységgel, akkor megnő a tudásbázis jelentősége, hiszen így nem kerülhető ki az információ megosztása.

Mikor kell az informatika?

Az, hogy az adott cégnek szüksége van-e a munkaerő-felvételi tevékenységet támogató humáninformatikai megoldásra, több szempont alapján mérlegelendő. Visszautalva cikksoroztunk korábbi részeire, a vállalat mérete, helyzete, létszáma, a fluktuáció, a munkaerő-felvételi büdzsé, az informatikai stratégia, illetve a kommunikációs elvárások alapján dönthető el a kérdés.

Amennyiben egy vállalat úgy határoz, hogy toborzás-kiválasztási szoftvert alkalmaz, meg kell határoznia vele szembeni elvárásait. A munkaerő-felvételi folyamat vállalatonként és a vállalaton belül az egyes pozíciók esetében is eltérő lehet. Ezért a toborzás-kiválasztási szoftvernek a munkaerő-felvételi folyamat támogatásához rugalmas keretrendszert kell biztosítania. Fontos, hogy az alkalmazott megoldás gyakorlatorientált legyen, és a teljes munkaerő-felvételi folyamatot segítse. Egyrészt a szervezési és adminisztrációs folyamatokhoz kell informatikai támogatást biztosítania, másrészt a magas színvonalú HR-szakértői tartalom iránti igény is megjelent.

Az elvárások humáninformatikai leképezéséhez eltérő szakértői tartalomszinteket lehet kialakítani. Így például abban az esetben, ha egy vállalat kompetencia alapú kiválasztást, értékelést végez, a szoftvernek alkalmasnak kell lennie a kompetenciamenedzsment kapcsolódó területeinek kezelésére (kompetenciakatalógus, kompetenciák viselkedési megnyilvánulásai, munkaköri kompetenciaelvárások, kompetenciamérési módszerek, pályázói kompetenciák kezelése).

A sikeres szoftverbevezetési projekt lépéseit cikksorozatunk korábbi részeiben már részletesen bemutattuk. Függetlenül attól, hogy milyen típusú informatikai megoldást választ az adott vállalat, a hatékony toborzás-kiválasztási szoftver alkalmazásától a következő előnyök várhatók el. Automatizálhatók lesznek a visszatérő rutinfeladatok, maga a pályázatkezelés csoportosan hajtható végre. Ebből fakadóan jelentősen csökkennek a HR-szakemberek adminisztrációs terhei, így a szakértői munkára helyezhető a hangsúly. A folyamatorientált munkastílus, a tervezhető erőforrásigény, a költséghatékonyság, a toborzási csatornák hatékonyabb menedzselése és a forráshatékonyság mérése egyaránt a jogosan elvárható eredmények közé sorolható. Ugyanakkor a vállalaton belül lerövidül a toborzás-kiválasztási ciklus, így rövidebb idő alatt megtalálható és munkába állítható az új munkatárs. Ezzel párhuzamosan közös kiválasztási tudásbázis építhető. Mindezek következtében a HR-terület teljesítménymérése révén erősödik az üzleti szemlélet. Javul a pályázókkal folytatott kommunikáció színvonala is, ez pedig javítja a vállalat munkaerő-piaci megítélését, a cég társadalmi presztízsét. Végül fontos kiemelni, hogy a HR kommunikációja és kapcsolata a szakterületekkel, valamint a vezetéssel egyaránt hatékonyabb lesz, így erősödik a HR szolgáltató szerepe, és javul a HR-terület vállalaton belüli megítélése.