Mit vesz észre a pályázó?

A munkaerő-felvételi tevékenység különlegessége, hogy a folyamat fő érintettje egy vállalaton kívüli független szereplő, a pályázó. Az álláslehetoség meghirdetésével megszólítjuk őt, aki jelentkezése elküldésével visszaigazolja a kapcsolatfelvételt. Ekkor még viszonylag kevés adattal rendelkezik cégünkről, és a kiválasztási folyamat menetéről is csak közvetett információi lehetnek. Vajon mit észlel a pályázó abból, hogy szoftverrel támogatjuk a felvételi folyamatot? Egyáltalán miért jó ez neki?

Amennyiben szoftverünk rendelkezik online hirdetési felület kezelését biztosító modullal, úgy a jelentkezők aktuális álláskiírásainkat a honlapon egységes formátumban, több szempont szerint szĹąrhető listában érhetik el. A pozíció részletes leírása, az elvárások könnyen áttekinthetok, a megpályázni szándékozott pozíciók mellé akár bejegyzések is tehetők.

Ha az álláskereso elszánja magát pályázata elküldésére, akkor lehetősége nyílik egy online jelentkezési lap kitöltésére. Ebben megadhatja a személyi adatait, a végzettségére, valamint a szakmai hátterére vonatkozó információkat, s mindezt önéletrajzi témák szerint strukturáltan. Az adatrögzítés folyamatát előre definiált, legördülő listás mezők gyorsítják. A kitöltött adatlaphoz az egyedileg összeállított önéletrajz és a motivációs levél elektronikus formában is csatolható. Sok pályázó az ilyen jelentkezési lap kitöltését sokkal inkább felesleges időtöltésnek, semmint előnynek érzi. Pedig korszerĹą rendszert használva az online megadott adatok általában egy az egyben átkerülnek a vállalat belső pályázói adatbázisába, így a toborzási szakember akkor is ezekre támaszkodik, amikor egy adott pozíció esetében az előszĹąrést végzi. Ha a jelentkező veszi a fáradságot, és részletesen rögzíti a vállalat számára releváns szaktudását, kompetenciáit, azzal saját esélyeit növelheti a kiválasztás során. Ráadásul egyre több cég használja adatbázisát elsődleges keresési forrásként, így ha az adott állásra nem is választják ki a jelöltet, később újra számíthat a vállalat megkeresésére.

Azt már a jelentkező is minden bizonnyal pozitívumként éli meg, hogy pályázata beérkezéséről, majd az előszĹąrés eredményéről a szoftvert használó vállalattól minden esetben hivatalos visszajelzést kap. A honlapon kialakított „karriersite", az automatikusan kiküldött visszajelző e-mailek lehetőséget teremtenek a pályázók tájékoztatására, felkészítésére: az adatvédelmi politika közlése, az előszĹąrési-kiválasztási folyamat menetének ismertetése csökkenti a jelentkezők bizonytalanságát, így rengeteg érdeklodo telefon, e-mail spórolható meg mindkét fél számára. A szoftveres támogatásnak köszönhetően a jelentkezők és pályázataik nem vesznek el, ráadásul a hatékony folyamattámogatásnak köszönhetően hamarabb számíthatnak visszajelzésre, továbblépésre.

Minek örülhet a HR-szakember?

Amennyiben a vállalat a szoftverbevezetési projekt során kellő figyelmet fordított a munkatársak elvárásainak kezelésére, a leendő felhasználók felkészítésére, akkor a betanulási időszak után a HR-szakemberek a saját bőrükön tapasztalják a rendszer előnyeit.

Az internetes hirdetési és jelentkezési felület például nemcsak a pályázók számára kényelmes: az adatok automatikus átvétele rengeteg adatrögzítéstől szabadítja meg a kiválasztással foglalkozó munkatársakat, s a jelentkezések fogadásával, iktatásával járó adminisztráció minimálisra csökken. A beépített e-mail rendszernek köszönhetően lehetőség van az előre összeállított visszajelző, illetve elutasító e-mailek csoportos kiküldésére, ráadásul az értesítésnek nyoma marad a jelentkezők adatlapján is. A vállalat kiválasztási elveinek megfelelően testre szabott értékelési felületek megkönnyítik és felgyorsítják az előválogatást, a telefonos előszĹąrés és a személyes interjúk során szerzett információk, benyomások pedig közös kiválasztási tudásbázist építenek. Ez különösen akkor jelent komoly hozzáadott értéket, ha a toborzás-kiválasztási folyamat feladatai több munkatárs között oszlanak meg. Ilyenkor a korábban valamely kolléga által ráfordított interjúidő nem vész el, hiszen a jelentkező ismételt pályázása esetén a korábbi beszélgetés értékelése egyszerĹąen elérhető.

A csoportos pályázatkezelési funkcióknak köszönhetően a több jelentkezőre vonatkozó kiválasztási események és döntések egy mozdulattal rögzíthetők, a jelöltek státusa, eddigi szereplése külön időráfordítás nélkül nyomon követhető. Az integrált levelezési modul proaktívan értesíti a pályázókat az eredményekről, ennek köszönhetően nem generál jelentős pluszmunkát.

A napi munkavégzésben érezhető változások mellett a munkaerő-felvételi terület szervezetben betöltött helye, kapcsolatrendszere is átalakul. A szisztematikusan kezelt munkaerő-igénylési és engedélyezési folyamat, a keresési profilok szakterületekkel való közös kialakítása és rögzítése átláthatóbbá, átgondoltabbá teszi a teljes felvételi tevékenységet. Lehetővé válik a szakterületek folyamatos tájékoztatása a kiválasztási eredményekről, az intenzívebb kommunikáció az igénylőkkel, ez pedig növeli a HR-terület vállalaton belüli elismertségét. A rendszer lehetővé teszi felelősök és határidők kijelölését a keresési folyamat lépéseihez, a szakterületekkel közös kiválasztási események integrált kezelését. Ennek köszönhetően megszĹąnik a területek közötti „egymásra mutogatás", és hatékonyabbá válik a kiválasztásban részt vevők együttmĹąködése.

Mit profitál a HR-vezető?

A HR-terület vezetője a napi keresési-kiválasztási feladatokba általában kevéssé lát bele. Számára a legfontosabb, hogy a terület kapacitásai optimális kihasználtsággal mĹąködjenek, a munkaerő-felvételi tevékenység „hozza" a vállalati stratégiából lebontott célkitĹązéseket, költség- és erőforrásterveket. Milyen tényezők befolyásolják a sikerességet? Hogyan segítheti egy toborzási-kiválasztási szoftver a vezetői kontrolling funkciót?

A kiválasztási folyamat támogatása mellett a rendszer lehetőséget biztosít a toborzási források menedzselésére is: nyomon követhetők a hirdetési költségek és a tanácsadói megbízási díjak. A pályázatok forrásának tárolásával a toborzási csatornák hatékonyságának méréséhez minden információ rendelkezésre áll. A korábbi hasonló keresések tapasztalatainak feldolgozása alapján hatékonyabb toborzási portfólió állítható össze, ami kevesebb kudarcba fulladt keresési kísérletet és egyben komoly költségmegtakarítást eredményez.

Nem igényel pluszmunkát a kiválasztás erőforrásigényének nyomon követése és mérése sem: az időszakokra összesített pályázatok száma, az interjúk és tesztelések mennyisége alapján megbecsülhetők a rövid, illetve középtávú kapacitásigények, a terület vezetője támpontot kap az egyes pozíciók reális betöltési időpontjának meghatározásához és a vállalati létszámtervezéshez. Nem mellékes szempont az sem, hogy a riportok és statisztikák – a testre szabható kimutatássablonok segítségével – áttekinthető, látványos formában készíthetők el, ami a HR-terület eredményeinek vezetői szintĹą prezentálását emelheti magasabb színvonalra.

Miért jó mindez a vállalatnak?

Ideális esetben egy új szoftver bevezetése az adott terület folyamatainak újragondolásával, hatékonyabbá tételével jár. Ez mind a folyamatban részt vevő munkatársak, mind a vállalat egésze szempontjából előnyös, hiszen tisztázott feladatmegosztást, optimalizált erőforrás-felhasználást eredményez. Különösen igaz ez az emberierőforrás-gazdálkodáson belül a munkaerő-felvétel területére, ahol – ellentétben a munkaüggyel – a munka menetét, a kezelendő adatokat nem határozza meg semmilyen törvényi szabályozás.

A cégvezetés számára fontos változás, hogy a toborzási-kiválasztási adathalmaz integrált kezelésével az üzleti szemlélet ezen a területen is érvényesíthető, hiszen a vállalati stratégiából lebontott kulcsmutatók folyamatosan nyomon követhetők. A korábbi tapasztalatokra alapozott, objektív szempontok alapján történő előszĹąrés és a nagyobb odafigyeléssel végzett kiválasztás magasabb beválási mutatót, vagyis alacsonyabb felvételi és betanítási költséget eredményez.

Bár hosszabb távon érzékelhető hatás, de mindenképpen komoly fegyvertény, hogy a leendő munkavállalókkal való tudatos kommunikáció javítja a vállalat munkaerő-piaci megítélését, s ezen keresztül pozitívan hat a cég társadalmi presztízsére is.