Mire akarjuk használni a szoftvert? A funkcionális elvárások összegyĹąjtése általában jó alkalom arra, hogy felmérjük jelenlegi toborzási-kiválasztási feladatainkat, és célokat tĹązzünk ki a szoftver bevezetése utáni időszakra. Vizsgáljuk meg munkaerő-felvételi folyamatunkat a következő fő funkciókat alapul véve, a megfogalmazott funkcionális követelményekhez prioritási szintet is rendelve.

Munkaerő-felvételi projektek kezelése: projektalapadatok, igénylésengedélyezés követése, projektciklusok, tervezett és ténydátumok.

Toborzási források menedzselése: internetes és sajtóhirdetések nyomon követése, tanácsadói megbízások nyilvántartása, költségek rögzítésének lehetősége, belső pályáztatás, pályázatok forrásának tárolása.

Keresés saját adatbázisban: korábbi projektek pályázóinak leválogatása összetett szempontrendszer alapján, csoportos kiértesítés.

Internetkapcsolat: internetes hirdetésmegjelentetés, internetes jelentkezési lap automatikus adatátvétellel.

Pályázatok fogadása: hozzárendelés projektekhez, csoportos visszajelzési lehetőség, pályázatok minősítése.

Kiválasztási folyamat: pályázók rangsorolása kompetenciák alapján, előszĹąrési információk rögzítése, interjúk, tesztelések szervezése.

Kiválasztási döntések: interjúértékelési lehetőség, tesztelési eredmények, kompetenciaértékek tárolása, kiválasztási döntések/események csoportos rögzítése.

Pályázói kapcsolattartás: beépített levelezési/e-mail rendszer, egyedi levelezési sablonok és beállítások.

Kapcsolattartás a partnerekkel: kapcsolattartás lehetősége szakmai vezetőkkel, szolgáltatókkal, pályázói anyagok átküldésének támogatása.

Munkaerő-felvétel: munkába álló pályázók nyomon követése, jelenlegi dolgozók pályázásának kezelése.

Riportok: adatbázis-statisztikák, toborzási források hatékonyságmérése, kiválasztási folyamatriportok, munkaerő-felvételi kulcsmutatók.

Fájlkezelés: csatolási lehetőség, egységes könyvtárstruktúra és fájlnevezéktan.

Adatbázis-menedzsment: adatbázis karbantartása, adatfrissítés módja, elavult adatok archiválása, pályázóletiltási lehetőség.

Bár a prioritásként megjelölt funkciók megléte „vétóértékĹą" a szoftver kiválasztásakor, további szempontokat is figyelembe kell vennünk. Kiemelt kérdés például az alkalmazás bevezetésének és mĹąködtetésének költsége. A szoftverbeszállítók általában többféle fizetési konstrukciót ajánlanak. A különböző vásárlási, részletfizetési, bérlési lehetőségek összehasonlításakor tartsuk szem előtt, hogy az alapár a licencdíj mellett tartalmazza-e a bevezetési szolgáltatások – például a telepítés, a betanítás és a konzultáció – díját.

A bevezetési projekt pénzügyi tervét érdemes legalább 3 éves időtávra elkészíteni, hiszen a terméktámogatás, a verziófrissítés, valamint a karbantartás költségével a használatbavételt követően is számolnunk kell.

A fenti kalkuláció elkészítéséhez kérjünk testreszabott bevezetési ajánlatot a szolgáltatótól. Adjunk lehetőséget a kiválasztott beszállítónak a leendő felhasználókkal és a projekt belső felelősével való konzultációra, hiszen csak az igények, illetve az egyedi elvárások elemzése alapján mérheti fel a bevezetés valós idő- és költségvonzatát.

Nehezen számítható át forintokra az a nem kevés munkaidő, amelyet saját munkatársaink fordítanak a bevezetéssel járó feladatokra. A bevezetésen túlesett vállalatok általános tapasztalata mégis az, hogy egy belső projektfelelős kijelölése racionalizálja az összmunkaidő-ráfordítást, a szoftver használatbavételét pedig gördülékenyebbé, eredményesebbé teszi. Fontos, hogy a projektet összefogó munkatárs számára a feladatok mellé azokra fordítható időkeretet is biztosítsunk.

A költségek összesítése támpontot nyújthat a döntéshez, de fontos, hogy a beszállító felkészültségét, az általa nyújtott szolgáltatások színvonalát, tartalmát is pontosan felmérjük. Győződjünk meg róla, hogy a bevezetés menetének ismertetésekor a szolgáltató figyelme minden fontos tényezőre kiterjed, és a tájékozódás során tegyük fel a következő kérdéseket:

• Az ajánlat véglegesítéséhez szükséges helyzetfelmérés mellett milyen előkészítő konzultációra számíthatunk? Milyen szakmai felkészültséggel rendelkeznek a projektünkhöz dedikált tanácsadók?
• Mennyi időt vesz igénybe a telepítés és az üzembe helyezés? Mennyi munkakiesést jelent ez a felhasználók számára?
• Milyen adatáttöltésre van lehetőség a korábbi pályázói adatbázisból? Lesz-e adatveszteség? Mekkora a konvertálás időigénye és költsége?
• Milyen terv szerint történik a felhasználók betanítása? Általános vagy egyedi oktatási segédanyagot kapnak-e a tréning résztvevői? Igazodik-e az oktatási tematika a különböző felhasználói csoportok felkészítési igényeihez?
• Kapunk-e a szoftverrel előre feltöltött mezőket, mintariportokat, sablonleveleket? Tartalmazza-e a bevezetési konzultáció az alkalmazás testre szabását, paraméterezését, vagy ez már a felhasználók feladata?
• Milyen projektkövetésre, szakmai támogatásra számíthatnak a felhasználók a használat elkezdése után? Kapunk-e a rendszerhez online súgót és részletes kézikönyvet? A telefonos ügyfélszolgálat mellett van-e lehetőség utólagos konzultációra, az új kollégák egyedi igények szerinti pótlólagos betanítására?
• Mennyire gyors reagálás várható a mĹąködés során felmerülő problémákra? Van-e internetes ügyfélcentrum, s milyen esetekre terjed ki a garancia és a terméktámogatás?
• Milyen rendszerességĹą a verziókövetés? Milyen jellegĹą módosítások kerülnek be az általános verziófrissítésbe? Van-e lehetőség egyedi fejlesztésekre?
• Vállal-e a beszállító kiegészítő szakmai szolgáltatásokat (pl. adatrögzítés, toborzás kihelyezése, internetes modul üzemeltetése), és ha igen, milyen feltételekkel?

A szóbeli egyeztetések és a részletes írásos ajánlat mellett hasznos tájékozódnunk az adott beszállító korábbi projektjeiről. Kérjünk referenciákat, és vegyük is fel a kapcsolatot néhány korábbi ügyfél képviselőjével.

Az informatikai alkalmazásokról való döntéshozatalkor a HR-szakemberek meglepően kevés figyelmet fordítanak a technológiai jellemzőkre. Ha bizonytalannak érezzük magunkat a témában, vagy nem tudjuk pontosan megfogalmazni az igényeinket, lehetőség szerint már a szolgáltatókkal való előzetes tárgyalásokba is vonjuk be vállalatunk informatikai területének képviselőjét (a multinacionális cégeknél szoftverprojektek esetében ez jószerivel magától értetődő követelmény).

Általában a következő szempontokkal kapcsolatban érdemes előre felkészülnünk, és információt kérnünk a beszállítótól:

• Informatikai infrastruktúra-igények (hardver-szoftver követelmények, hálózati kommunikáció, internetkapcsolat).
• Hálózati használat, több telephely esetén távoli elérés lehetősége.
• MS Office-integráció, együttmĹąködés más alkalmazásokkal.
• E-mail protokoll, beépített vagy külső e-mail rendszer használata.
• Illeszkedés más HR-alkalmazásokhoz, egyszeri vagy rendszeres adatátadás.
• Egyéb alkalmazások használata levelezés, riport, adatimport/adatexport esetén (pl. MS Word, MS Excel).
• Fájlkezelés, könyvtárstruktúra.
• Felhasználói jogosultságok, hozzáférési szintek, naplózás, audit.
• Adatvédelem, biztonsági követelmények és garanciák.
• Kapacitáskorlátok, használat sebessége.
• Karbantartási, üzemeltetési szükséglet.

A cikksorozat első részében vizsgált, illetve a most felsorakoztatott szempontok bizonyítják: ha megalapozott döntés alapján, hosszú távra akarunk szoftvermegoldást választani, komoly előkészítő munkát kell végeznünk, és számos körülményt kell mérlegelnünk.

A tudatos választás és az aktív vállalati részvétellel zajló bevezetés azonban meghálálja magát. A sikeres bevezetések kapcsán a HR-szakemberek a munkaerő-felvétel hatékonyságának jelentős és tartós fejlődéséről számolnak be. A leggyakrabban említett változások:

• Adminisztráció helyett a szakértői munka térnyerése, lépés a „papírmentes iroda" irányába.
• Folyamatorientált munkastílus, jobban definiálható munkafeladatok, tervezhető erőforrásigény.
• Központi szakmai tudásbázis építése, közös munkavégzés megkönnyítése.
• Élénkebb információáramlás a pályázókkal és a szakmai vezetőkkel, javuló belső és pályázói kommunikáció.

A felhasználó vállalatok számára mindenképpen előnyös külső, piaci változás, hogy a szoftvermegoldások száma nő, és így a szolgáltatók versenye is egyre erősebb. Az általuk kínált termékek folyamatosan korszerĹąsödnek, a szoftverek funkcionalitása mellett a kiegészítő szolgáltatások palettája is egyre gazdagabb, s a verseny hatása a mérséklődő licenc- és szolgáltatási díjakban ugyancsak tetten érhető.

A szerzőről


Soltész Erzsébet közgazdász, humáninformatikai szakértő. Pályafutása a szakember-közvetítés területén indult, majd munkaerő-felvételi szoftverek tervezésével és bevezetésével kezdett el foglalkozni.

Jelenleg a humáninformatika területén piacvezető Nexon humáninformatikai szakértőjeként dolgozik. Fő szakterülete a toborzás-kiválasztás informatikai támogatása, ő a Nexon 2005 végén piacra került munkaerő-felvételi szoftverének szakmai felelőse. Ezenkívül részt vesz a Nexon integrált HR-rendszerének továbbfejlesztésében, számos konferencia előadója és szakcikk szerzője.