Az, hogy egyáltalán szüksége van-e az adott vállalatnak munkaerő-felvételi szoftverre, illetve hogy milyen jellegĹą informatikai megoldást célszerĹą alkalmaznia, több szempont elemzésével mérhető fel.

A vállalati létszám és a céget jellemző fluktuációs ráta mellett érdemes azoknak a munkaköröknek a számát megbecsülni, amelyekre viszonylag gyakran történik keresés. Ismétlődő jellegĹą keresés esetén ugyanis különösen fontos a toborzási folyamat rutinlépéseinek szoftveres automatizálása.

A másik oldalról a vállalat helyzete nagyban meghatározza a lehetőségeket: egy fejlődési szakaszban lévő vállalatnál a humáninformatikai beruházások egyik valószínĹą iránya a toborzás-kiválasztás, míg egy stagnáló vagy leépítés alatt álló cégnél ilyen irányú fejlesztésre általában nincs lehetősége a HR-területnek.
A munkaerő-felvételi büdzsé nagysága, a folyamat kihelyezettségének mértéke is meghatározó. Ahol nem mindegy, hogy mennyit költenek toborzásra, ott bizony érdemes szoftverben rögzíteni a költségeket és ennek alapján mérni a források hatékonyságát. Ahol a vállalati kultúrának nem része, hogy a toborzási-kiválasztási feladatokat külső tanácsadóra bízzák, a terület munkatársaira komoly adminisztrációs teher hárul, amelyet egy testre szabott számítógépes alkalmazás kezelhetőbbé és átláthatóbbá tehet.

Egyre több vállalatnál jellemző az is, hogy a HR-terület folyamataira szigorú előírások vonatkoznak. Az olyan elvárásoknak való megfelelés, mint például hogy "minden pályázó írásos visszajelzést kap meghatározott időn belül", megfelelő szoftver hiányában rengeteg pluszmunkát jelent. A HR-területtől elvárt dokumentációs színvonal mellett a vezetői riportok száma, összetettsége és gyakorisága is befolyásolja a terület informatikai támogatásának igényét.

Bevezetés előtti feladatok

Hogyan lépjük tovább, ha már tudjuk, hogy szükségünk van szoftveres támogatásra? Fontos, hogy igényeinket, várakozásainkat összevessük a vállalati környezet által szabott korlátokkal.

Amennyiben cégünk rendelkezik humáninformatikai stratégiával, könnyen kideríthetjük, hogy számíthatunk-e informatikai fejlesztésre a HR-területen. Nemzetközi vállalkozásoknál érdemes magasabb szinten is tájékozódni, hiszen ha nem vesszük figyelembe az anyavállalat stratégiáját, előfordulhat, hogy a sikeres lokális bevezetés során derül ki: időközben cégszintĹą előírás lett egy másik HR-megoldás alkalmazása.

Ha tovább kívánunk lépni, még a forgalmazott szoftverkínálat felmérése előtt el kell döntenünk, hogy milyen típusú alkalmazás bevezetését célozzuk meg. Ha vállalatunknál komplex vállalatirányítási rendszer vagy integrált HR-szoftver mĹąködik, mérjük fel, rendelkezik-e az adott programcsomag toborzási-kiválasztási modullal, és az megfelel-e elvárásainknak. Sok esetben a cég mérete miatt és/vagy a nemzetközi informatikai stratégia következményeként ilyenkor nem is választhatjuk más szoftverbeszállító termékét.

Ha viszont a programbeszerzés a munkaerő-felvétel mellett a többi HR-területre is vonatkozik, érdemes a teljes hazai HR-szoftverpalettát felmérnünk. A pályázói adatok dolgozói információktól való viszonylagos függetlensége miatt felmerülhet valamely független, web alapú toborzási alkalmazás megvásárlása vagy bérlése is. E lehetőség mérlegelésekor vegyük figyelembe a HR-rendszerrel való integráltság hiányából fakadó hátrányokat!

Mielőtt elkezdjük a forgalmazott szoftverekkel való ismerkedést, mérjük fel, hogy mire számíthatunk az engedélyezési folyamat során! Milyen szintĹą engedélyek szükségesek a szoftver megvásárlásához? Milyen pénzügyi kerettel gazdálkodhatunk? Hogyan érdemes ütemezni a költségeket és a bevezetési szakaszokat?

Az objektív körülmények, korlátok mellett - főleg vezetői szinten - érdemes figyelembe venni a bevezetés emberi tényezőit.

Sokszor egy új szoftver bevezetése alapvetően megváltoztatja a munkaerő-felvételi csapaton belüli feladatmegosztást. Az érintettek félelmeinek, esetleges negatív várakozásainak előzetes felmérése és kezelése elengedhetetlen, hiszen a bevezetés sikere elsősorban a felhasználókon múlik. Éppen ezért állítsunk össze olyan tájékoztató anyagot, amelyből minden érintett számára kiderül, hogy mikor és milyen szerepet kap majd a folyamatban, s milyen feladatokra, változásokra számíthat rövidebb, illetve hosszabb távon. A bevezetésre kerülő szoftver kiválasztásához és magához a bevezetéshez jelöljünk ki projektfelelőst, aki összefogja a kommunikációt a folyamatban érintett vállalati területekkel (informatika, jogi osztály, beszerzés) és a megoldásszállítóval.

Az elvárások feltérképezése

Annak érdekében, hogy megfelelően tudjuk elemezni a kínálatot, a szükséglet és a lehetőségek felmérése után össze kell gyĹąjtenünk az új szoftverrel szembeni elvárásainkat.

A rendszerre vonatkozó alapkövetelményeket először elegendő általános szinten megfogalmazni, és érdemes a listában prioritásokat meghatározni. A funkcionalitásra vonatkozó igényeinket már e fontossági sorrend alapján lehet részletezni. Hasznos lehet az elvárásokat a területen dolgozó munkatársak bevonásával, "ötletbörze" formájában felmérni, hiszen egy új szoftver bevezetése a napi szervezési és adminisztrációs feladatokban "benne élő" kollégák számára hozhatja a legjelentősebb változást.

Általában a következő szempontok jelennek meg az ügyfélelvárásokban:

I. A szoftver a toborzási és a kiválasztási folyamat minden szakaszában segítse a szakember munkáját.
II. Az adminisztráció kezelésétől a vezetői feladatokig nyújtson támogatást.
III. Automatizálja a visszatérő rutinfeladatokat, és támogassa a csoportos pályázatkezelést.
IV. Követhetően kezelje a folyamatokat, tárolja a kiválasztás menetének eseményeit és az eredményeket.
V. Könnyen kezelhető, egységes szakmai tudásbázist lehessen benne létrehozni.
VI. Tegye mérhetővé az egyéni teljesítményt és a források hatékonyságát.

A kiválasztott rendszer felépítése döntően befolyásolja a gyakorlati alkalmazhatóságot, ezért erre vonatkozóan fogalmazzunk meg újabb értékelési szempontokat:

VII. Legyen áttekinthető, logikus felépítésĹą.
VIII. Ne jelentsen nehézséget a használat elsajátítása.
IX. A szükséges információkat mindenhonnan el lehessen érni, legyen átjárás a funkciók között.
X. A legfontosabb adatok minden funkcióban egy képernyőre összegyĹąjtve jelenjenek meg.

A munkaerő-felvétel területét megkülönbözteti a többi HR-szakterülettől, hogy kevés a kötelezően tárolandó információ, és vállalatonként vagy akár pozíciónként változhatnak a munkafolyamat lépései. Az optimális toborzási-kiválasztási szoftvernek ehhez rugalmas keretrendszert kell biztosítania:

XI. Csak azokért a modulokért, funkciókért kelljen fizetnünk, amelyekre szükségünk van.
XII. Az adatrögzítési eljárások, felvételi folyamatok legyenek testre szabhatók.
XIII. A listából választható elemeket, sablonokat a felhasználók is módosíthassák.
XIV. Vállalatunk felhasználói csoportjainak megfelelő jogosultsági szinteket lehessen beállítani.

Ha nemzetközi cégnél dolgozunk, fontos a nyelvi lehetőségek figyelembevétele:

XV. Legyen választható a szoftver felhasználási nyelve.
XVI. A rendszer biztosítsa a kétnyelvĹą riportolás lehetőségét.

A szoftverjellemzőkkel kapcsolatos általános követelmények mellett fontos, sokszor elsődleges kérdés a bevezetés és mĹąködtetés költségvonzata. Emellett a kiegészítő szolgáltatások tartalmának felmérése és a technológiai szempontok elemzése is elengedhetetlen.

A cikk második részében a toborzási-kiválasztási alkalmazások kínálatának értékeléséhez és a bevezetéstől várható változások feltérképezéséhez igyekszünk további támpontokat nyújtani.