Az IIR Hungary Költségcsökkentés és hatékonyságnövelés az informatikában címĹą szeptemberi konferenciájának résztvevői ez utóbbiból kaphattak ízelítőt. Az IT-alkalmazások és az üzlet hatékony kapcsolatáról a Chinoin Rt.-től Homonnay Gábor adminisztrációs informatikai vezető beszélt. Az informatikai befektetések megtérülése és a hatékony mĹąködtetés szempontjából fontos vállalatvezetői dilemmákat, illetve az azokra a technológia és az informatikai szervezet által adott válaszokat pedig Czuczor Lajosnak, az InBev által akvirált BorsodChem informatikai igazgatójának előadása részletezte. Mindkét előadás végső következtetése, hogy a megoldás a fentiek szempontjából kedvező eredményeket produkáló IT-kihelyezés lehet.

Az informatika és a vezetés kapcsolata Magyarországon is sok sebből vérzik. Mivel ez mind az informatikai beruházásokra szánt összegek nagyságát, mind a befektetések hatékony megtérülését befolyásolja, érdemes foglalkozni az okokkal és a következményekkel.

Üzleti vezetők kontra informatika

Az informatikai eszközök, alkalmazások piacára jelentős hatást gyakoroló gyors technológiai fejlődésből eredő előnyöket mind a mai napig csupán elenyésző mértékben használják ki. Még egy évtizede sincs, hogy a vállalatok, intézmények, szervezetek vezetői nem az üzlettől elkülönülő területként kezelik az informatikát, kiemelten annak az üzleti alkalmazások bővítésével és üzemeltetésével foglakozó szervezeteit (IS). Hosszú, sok sikertelen projekttel szegélyezett út után értünk el odáig, hogy egyre gyakoribb - különösen a nagyobb, erősen IT-függő tevékenységet végző vállalatoknál - a CIO poszt, vagyis az IT-vezető beemelése a felső vezetésbe.

Ugyanakkor a szakma alulértékelése mellett ennek a fordítottja, vagyis az informatika - az üzleti vezetőket gyakran irritáló - túlértékelése is gyakori. Ez utóbbi jelenségnek a szállítók az elsődleges szószólói. Mára ugyan - részben az ügyfelek és a szállítók közti gyakori szakembervándorlásnak köszönhetően - a helyzet e tekintetben is javulni látszik, de a vezetők vélekedése az informatikáról még ma is, a szakma ismeretének hiányából fakadó gyanakvással fĹąszerezve, sokszor fals feltételezéseken alapul. Sokukat zavarja, hogy nem tudja az informatikusok vagy akár az IT- és IS-szervezetek egésze által végzett munka szintjét és minőségét megítélni, mint ahogy azt sem, hogy azok kiadásai az üzletmenet szempontjából indokoltak-e. Nem elégedettek a nyújtott szolgáltatásokkal, például a hibajavítás sebességével, s az informatikusok munkaidejének hatékony kihasználásában is kételkednek - mondta Czuczor. Gyakran nem értik az IT-infrastruktúra, valamint az alkalmazások és az üzleti folyamatok kapcsolatát, s az üzlet kiszolgálásához szükséges eszközök darabszáma, paraméterei stb. megítélésében sem érzik kompetensnek magukat, mint ahogy az IT-staffot is csak költségoldalról ítélik meg. Nincsenek tisztában a különböző informatikai szolgáltatások értékével, s mivel nem közös (szak)nyelvet beszélnek, kérdéseikre legfeljebb érthetetlen válaszokat kapnak.

Szabadulni a tehertől

Czuczor szerint mindezekre informatikai oldalról adott tipikus reakció a technológia. Ezen belül is az első lépés az infrastruktúra rendbetétele. Ez a belső standardokra is vonatkozik, az infrastruktúra minden területe rend után kiált. A klienskonfiguráció hardver- és szoftverkészlet-szintĹą egységesítése után - a vírusvédelemre és szoftverdisztribúcióra is tekintettel - az automatizált mĹąködés kialakítása következhet. Távvezérelt mĹąködtetésre átállva az IT-létszám is minimalizálható.

Főként a kkv-k felső harmadánál és a nagyvállalatoknál az informatika szervezetileg is kettéválasztható az infrastruktúra-üzemeltető (IT) és az üzlet igényeit figyelemmel kísérő, az alkalmazások bevezetését, mĹąködtetését végző, vagyis az üzleti informatikáért felelő (IS) egységre. Ahol e szétválasztás megtörténik, ott az IT - a hatékonyabb, ellenőrizhetőbb és meghatározott szinten folyó szolgáltatás érdekében - kihelyezhető egy erre szakosodott szolgáltatóhoz, vagy insourcingban mĹąködtethető.

A mĹąszakilag egyszerĹąsödő infrastruktúra, az eszköz- és szolgáltatáskoncentráció, az ezzel járó átláthatóság, a cégközpontból vezérelhetőség, a tervezhetőség, a mérhetőség, valamint a költségcsökkenés megnyugtató fejleményt jelenthet a vezetés számára. A BorsodChem kihelyezési gyakorlatában a helyi/regionális IS feladata az információrendszer átalakításával járó, illetve azt célzó igénygyĹąjtés és egyeztetés, majd az igényekből generálódó projektek kezdeményezése, menedzselése, illetve - ha van helyi kompetencia-központ az alkalmazásra - támogatása. A döntési pontoknál az IS-é az aktív projektképviselet, kiemelten a költségvetésbe való beemelésnél.

Számolni, de hogyan?

A mind komplexebbé és integráltabbá váló alkalmazások hatékonyságát és megtérülését egyre nehezebb megítélni, kiszámítani. A kevesebb elemből álló rendszerek költségtényezői bárki, de különösen a vezetők számára világosak voltak, míg ma a hatékonyság és megtérülés megítélése bonyolult feladat, amely a beruházással kapcsolatos döntéstől a bevezetésen át a lecserélésig (kiselejtezésig) folyamatosan változó eredményt produkál.

A hatékonyság és megtakarítás csakis komplexen értelmezhető. Ám érdemes szétválasztani a kétféle szemléletet: az alkalmazások hatékonyságát és az általuk elérhető megtakarításokat, illetve az informatikai egység vagy funkció hatékonyságát és az ott elérhető megtakarításokat. Így, mivel érthetőbbé válnak a kapcsolódó fogalmak, problémák és megoldások, könnyebb megtalálni a két szemlélet szerinti közös optimumot.

Az alkalmazások hatékonysága és megtérülése üzleti kérdés, az értékelésnél csak pontos, részletes és tárgyszerĹą számadatokból szabad kiindulni. Számításkor egyaránt figyelembe kell venni a ráfordításokat (egyszeri és folyamatos), a funkcionalitást (nélkülözhetetlen, szükséges, biztonságot és megbízhatóságot garantáló), valamint az időtényezőt. Bármennyire fájdalmasan is hangzik, Homonnay Gábor szerint tudomásul kell venni, hogy a magyar bér-ár arányok mellett az alkalmazások folyamatköltségeivel számolva azok bizony költségnövelők. Ez azonban közömbösíthető, ha a cégek és intézmények az összköltségekkel szembeállítva több előnyt nyújtó (nem feltétlenül olcsó) alkalmazást mĹąködtetnek. Mindezt az informatikai egységre vonatkoztatva: azt hatékonyabban - pl. a versenytársaknál előnyösebben, de nem mindenáron olcsóbban - kell üzemeltetni.

Megtérülés

Az alkalmazások megtérülése általában nem a közvetlen költségeken látható, hanem a kapcsolódó előnyökön és új lehetőségeken keresztül - s gyakran nem a költséggel azonos helyen, pl. javuló készletgazdálkodás, csökkenő adminisztrációs létszám - mutatkozik meg. Az üzleti hatékonyságot a megszokottnál sokkal tágabban kell értelmezni, ide tartozhat például a beruházás hatására be nem következő kár is. Pozitívan befolyásolja a fentieket egy gazdaságosan mĹąködtethető megoldás választása.

A számítógépes alkalmazásokkal szembeni megtérülési elvárások hasonlók, de gyakran magasabbak, mint más területeken (pl. bankbetétek, részvények, gazdasági vállalkozások). A ma jellemző 3-5 évenkénti eszközcserénél logikus a 3 éves vagy annál rövidebb idejĹą megtérülés kívánalma, az alkalmazásoknál kiemelten, de más esetben is akár 5-10 év lehet a csere nélküli időszak. A "bújtatott" megtérülések közé sorolható - vállalattípustól és tevékenységtől függően - az anyagi folyamatok (pl. készletforgás, átfutási idő) felgyorsulása és az ezáltal elérhető megtakarítás (pl. csökkenő selejt) is. Továbbá az informatikai beruházás, illetve annak mĹąködtetése következtében átláthatóbbá váló s így a reakciókészséget, a vezetés színvonalát és eredményességét is javítani képes folyamatok, a beszerzések racionalizálása, az ügyintézési helyek számának csökkenése vagy a piaci részarány növekedése is megtérülési időt csökkentő tényező lehet.

A hatékonyság kérdését mindig szem előtt kell tartani. A hosszú távú tervezésnél a stratégia, a kivitelezéskori döntéseknél az alkalmazás gazdaságossága az elsődleges. A kivitelezés során, mĹąködtetéskor és karbantartáskor az informatikai gazdaságosságnak, míg az alkalmazás lecserélésekor a komplex gazdaságossági szempontoknak kell a megtérülés tekintetében előtérbe kerülniük. Ezeken túl az integrált mĹąködést támogató rendszerszemlélet, illetve a folyamatok és az elemi mĹąveletek méretének tekintetében is a hatékonyságot szem előtt tartva kell meghozni a döntéseket.

Gyakori, hogy az informatikai beruházásokban kevésbé jártas vállalatok figyelmen kívül hagyják a hardverrel és szoftverrel kapcsolatos kiadásokon túli költségeket. Homonnay ezekre a járulékos költségekre is felhívta a figyelmet (ld. keretes írásunkat).

A hatékonysági és megtérülési mutatók pozitív irányba lendítésére komoly hatással van a stratégiai tervezés, a felhasználói követelmények teljes, pontos és - ha lehet - időálló ismerete, a hozzáértő és gyakorlott szakemberekkel, tanácsadókkal végeztetett fejlesztési és bevezetési munka, a teljesítmények korrekt számszerĹąsítése, a célszerĹą és alapos dokumentálás, valamint a folyamatos tanulás a tapasztalatok felhasználásával.

A stratégiai tervezés és annak későbbi figyelembevétele különösen fontos a felesleges fejlesztések elkerülése és az integráltság feltételének teljesülése miatt. Mindkettőnek hatása van a hatékonyságra, mivel például ez utóbbi a folyamatok felgyorsulásával, átláthatóságuk növekedésével, az ismétlődések elkerülésével jár.

Számolni kell azonban a számítógépes alkalmazások esetleges negatív következményeivel is. Ilyen lehet a folyamatok merevebbé válása, ami a nagymértékĹą adatszabadsággal, a változások "mit kell tenni, ha..." elven felépített dokumentációs rendszeren keresztüli előkészítésével oldható. A mind összetettebb, integráltabb alkalmazások miatt növekvő sérülékenység és kockázat minimalizálása szintén költségnövelő hatású. A biztonsági költségeket - pl. tartalék szerverek, redundáns hálózati elemek, vészhelyzeti tervek kidolgozása - azonban az így elkerülhető, számszerĹąsített kockázatok ellenében kell költségnövekedésként figyelembe venni.

Hatékonyságképviselet

Fontos, hogy az egyes területek dolgozói, illetve a vezetők hogyan, milyen szinten képviselik a hatékonyságot. A befektetések finanszírozása felett őrködő vezető a hatékonysági és megtérülési mutatók szerint köteles dönteni, ám ő az, aki a legritkább esetben felkészült az informatikai hatékonyság megítélésére, így a megtérülést az asztalára tett, mások által elvégzett számítások alapján minősíti. Emiatt elemi érdeke megkövetelni a stratégiát.

Az alkalmazások hatékonysági szempontjainak megfelelőségét a felhasználóknak kellene megítélniük, de erre való felkészültségük erősen vitatható.

Az összetettebb megoldások alkalmazásával együtt járó új szerepkörök betöltői - adatgazda, folyamat- és adatbiztonsági felelős - nem a komplex hatékonyság képviselői, ez a szerep munkaköréből adódóan az informatikai vezetőre, valamint az alkalmazásért és az informatikai munkáért egyaránt felelős rendszergazdára hárul. Az üzemeltető ugyanakkor már csak saját hatékonyságáért felel. A help-desk és az ügyfélszolgálat munkatársainak érzékenysége a hatékonyság iránt azért fontos, mert romlásának jelei elsőként náluk mutatkoznak. A felsoroltak azonban csak részfelelősök, viszont a hatékonyságnak kell, hogy legyen egyszemélyi felelőse is. Kiválasztásánál az alkalmazás környezetének ismerete, az informatikai munkában való jártasság, az adminisztrációban, könyvelésben és kontrollingban szerzett tapasztalat mellett a tevékenységi kör másodlagos. Amire viszont nagy szüksége van, az a teljes vezetői támogatás.

A hatékonyság kapcsán felállított fontossági sorrend első helyén a biztonság áll, amit a funkcionalitás, a szakemberektől való függetlenség, majd a változással szembeni tĹąrőképesség követ. Az üzleti célokban számszerĹąsített elvárásokat kell - pl. százalékosan, időtartamban vagy darabszámban - a hatékonysággal szemben meghatározni. S mivel a veszteségek elkerülése is megtérülést jelent, forintban, kieső napban stb. ezeket is számszerĹąsíteni kell. A hatékonyságból eredő megtakarítások esetében a lehetséges jövő bemutatása is fontos.

Végül az informatika hatékony mĹąködtetésére Homonnay Gábor is az outsourcingot és alternatíváit hozta fel példaként - a vele kapcsolatos érveket és ellenérveket is felvázolva.

Hatékonyság és etika

A hatékonyság, mivel relatív fogalom, csak összehasonlításban mĹąködik, s mert nincs két egyforma alkalmazás, mindig kritizálható. Meghatározásához az üzleti és a szakmai szempontokra egyaránt tekintettel kell lenni, s nemcsak megtervezni kell, hanem utólag a terv teljesülése is értékelendő. Ennek az általánosságok mellőzésével, az egyes résztvevők szerepére és teljesítményére kitérve kell megtörténnie.

A hatékonysági mutató folyamatos javítására többféle lehetőség is kínálkozik, például létszámemelés nélküli alkalmazás, a rendelkezésre állási idő bővítése, minimalizált tesztelés, oktatás. Nem árt azonban az óvatosság, hiszen a felhasználói - benne a hatékonysági és megtérülési - igények megfogalmazása, a döntés-előkészítés, az informatikai tervezés, a felhasználói teszt, a dokumentálás és az értékelés folyamatában a rossz értelemben vett takarékosság visszaüthet.

***

Az informatikai beruházásokat terhelő "járulékos" feladatok:

- felhasználói igények megfogalmazása,
- szakszerĹą folyamatok, folyamatba illesztett ellenőrzések megvalósítása,
- alkalmazások kapcsolatainak kialakítása,
- fejlesztés és bevezetés felhasználók általi ellenőrzése,
- tesztelési tervek elkészítése,
- felhasználói tesztelések (és újratesztelések),
- dokumentálás,
- adat-rendbetételi, -tisztítási és hasonló feladatok.

A fentiek elmulasztása mind a megtérülésre, mind a hatékonyágra negatív hatással lehet, költségeik figyelmen kívül hagyása hamis megtérülési számadatokat eredményezhet.