Az ősz sok munkahelyen az év legintenzívebb, legstresszesebb időszaka: ez az utolsó lehetőség az év elején kitĹązött célok teljesítésére, miközben az ünnepek közeledtével mindenhol nő a forgalom. Ez különösen megterhelő lehet az ügyfélszolgálatok számára, így nem csoda, hogy ilyenkor fokozott a feszültség az irodákban. A TOPdesk szakértője összegyĹąjtötte azokat a tippeket és eszközöket, amelyek segíthetnek enyhíteni a stresszt és növelni a hatékonyságot.

A tartós stressz komoly gazdasági hatásokkal is járhat: rövid távon rontja a teljesítményt, hosszabb távon pedig növelheti a fluktuációt. Amikor a munkavállalók az őszi hajtásban próbálják kezelni a fokozott nyomást, kevesebb energiájuk marad a kreatív, értékteremtő feladatokra, mivel idejük nagy részét a stresszorok kezelésére fordítják. Zakrzewski Anita, a TOPdesk szakértője szerint azonban néhány egyszerĹą megoldással jelentősen csökkenthetők ezek a stresszforrások.

Tudásbázis – információhoz jutás stresszmentesen

A szoros határidők mellett az egyik legnagyobb feszültségforrás, ha a dolgozók nem jutnak időben válaszhoz, és másokra kell várniuk egy-egy feladat megoldásához. Ennek kiküszöbölésére ideális megoldás egy belső, digitális tudásbázis, amelyben bárki gyorsan, mások bevonása nélkül megtalálhatja a gyakran felmerülő kérdésekre adott válaszokat. Egy ilyen rendszer fokozatosan is kialakítható, így nem igényel nagy idő- vagy erőforrás-befektetést, még a legzsúfoltabb időszakokban sem.

Önkiszolgáló felület – kevesebb kérdés, több idő

Nemcsak házon belül, hanem az ügyfelekkel való kapcsolattartásban is hatékony megoldás lehet egy önkiszolgáló portál. Ha az ügyfelek maguk is gyorsan megtalálhatják a gyakori kérdésekre adott válaszokat, az rengeteg időt szabadít fel a munkatársak számára. Így ők az összetettebb problémákra koncentrálhatnak, ami nemcsak nyugodtabbá, hanem érdekesebbé is teszi számukra a munkát.

„Minden olyan kérdés vagy probléma, amely többször előfordul az ügyfelek részéről, rögzíthető egy önkiszolgáló portálon” – magyarázza Zakrzewski Anita, a TOPdesk marketing- és értékesítési vezetője. „A kollégák egy helyen találják meg a válaszokat, így nemcsak a saját munkájukat könnyítik meg, de a csapat többi tagját is tehermentesítik. Az önkiszolgáló rendszerek különösen a zsúfolt időszakokban növelik a hatékonyságot és csökkentik a stresszt.”

Chatbot – az automatizált segítség

Bár az automatizált megoldások nem helyettesítik teljesen a személyes támogatást, sok ismétlődő kérdés esetében hatékonyan kiegészíthetik azt. Egy jól mĹąködő chatbot képes önállóan válaszolni az egyszerĹąbb kérdésekre a tudásbázis vagy a GYIK alapján. Elemzi a kérdés szövegét, értelmezi a jelentését, és pontos, releváns választ ad – így az ügyfelek gyorsabban jutnak információhoz, a munkatársak pedig értékesebb feladatokra koncentrálhatnak.

„A legjobb eredményt akkor érhetjük el, ha ezeket az eszközöket kombináljuk, és a folyamatokat több csatornán, automatizált módon kezeljük” – teszi hozzá a szakértő. „Egy integrált szolgáltatásmenedzsment-rendszerben minden hatékonyságnövelő megoldás átláthatóan és kényelmesen mĹąködtethető.”

A munkavállalói jóllét fontossága

Bármennyire is hasznosak a technológiai eszközök, az ősz továbbra is megterhelő időszak marad. Éppen ezért ilyenkor különösen fontos a munkavállalók mentális és fizikai jóllétének támogatása. A cégek sokféleképpen segíthetik dolgozóikat – például irodai masszázzsal, sétáló meetingekkel vagy apró figyelmességekkel, mint az egészséges nassolnivalók. Ezek a kis gesztusok is sokat tehetnek azért, hogy a munkatársak kiegyensúlyozottabban és elégedettebben vészeljék át a stresszes időszakot.

English Summary

Autumn is often the busiest and most stressful season for many companies, as teams rush to meet annual goals and handle the surge in workload before the holidays. Prolonged stress can lead to lower performance and higher employee turnover, making it crucial for organizations to find effective ways to support their staff. According to TOPdesk expert Anita Zakrzewski, solutions such as internal knowledge bases, self-service portals, and chatbots can significantly reduce daily pressure by streamlining information flow and automating routine tasks. Combining these tools within a unified service management system not only boosts efficiency but also enhances employee well-being. At the same time, small gestures like walking meetings or office snacks can go a long way in keeping teams motivated and balanced during this demanding period.