Nemrég tette közzé a NASA Főfelügyelői Hivatala a szervezet szoftvereszköz-gazdálkodására irányuló felülvizsgálatának eredményét, melyben több tízmillió dollár mértékĹą bírságot, túlköltekezést és jelentős fejlesztési lehetőséget állapított meg. Az eset jól példázza, hogy mekkora jelentősége is van a proaktív szoftvererőforrás-gazdálkodásnak, ami optimalizálja a szervezetek informatikai költségeit, miközben jelentősen minimalizálja a szerződési feltételek megszegéséből eredő kockázatokat is. 

A jelentés szerint az elmúlt öt évben 20 millió dollárnyi nem tervezett költés keletkezett a NASA-nál különböző szoftverlicenc-hiányok miatt, melyeket gyártói auditok során állapítottak meg és számláztak ki. Emellett 15 millió dollárnyi túlköltekezésre mutatott rá a hivatal, amely a fel nem használt (csak Oracle termékekre vonatkozó) licencekből adódott össze. A jelentés megállapítja továbbá, hogy a NASA mintegy 4 millió dollárt takaríthatna meg három éven belül abban az esetben, ha a teljes szervezetet átfogó szoftvergazdálkodási programot vezetne be. 

A fenti adatok azért láthattak napvilágot, mert az amerikai szövetségi elvárások külön rendelkeznek az egyes szervek szoftverlicencelési gyakorlatáról. A szabályozások célja, hogy az adott szervezet megfelelő módon mĹąködtesse az erre irányuló gyakorlatát, és biztosítsa a szükséges mennyiségĹą szoftverlicenceket, hiszen végső soron az adófizetők pénzének felhasználásáról van szó.

Az IT területen belüli költségoptimalizálásra több lehetőség is van, például az informatikai szolgáltatások kiszervezése, a beszállítókkal kötött szerződések lehetőség szerinti újratárgyalása, a felhőmegoldás, a technológiai váltás, a virtualizáció, az informatikai folyamatok és eljárások optimalizálásával összefüggő robotika vagy további jövőbemutató lehetőségek, például mesterséges intelligenciával támogatott megoldások. A használatban lévő szoftverek és a rendelkezésre álló szoftverlicencek kezelése azonban ritkán merül fel a költségcsökkentés kontextusában, pedig számos mérhető előnnyel jár a szervezet számára.

Schmidt Zsolt

„Az informatikai költségvetés megközelítőleg 40%-át szoftverlicencekre, illetve azokkal kapcsolatos támogatásra költik a cégek” – mondja Schmidt Zsolt, Deloitte Magyarország kockázatkezelési tanácsadás üzletágának Software Asset Management szakértője. „Ügyfeleinknél szerzett tapasztalatok alapján azt látjuk, hogy a vállalatok közel 60%-a fizet olyan szoftverek támogatásáért, amelyeket valójában nem használ, vagy a gyakorlatban egy adott termék támogatása egyáltalán nem szükséges. Természetesen ez mindig a szervezet üzleti döntése, olykor jobban, máskor kevésbé pontosan felmért háttérinformációk alapján.”

Az eszközeinken telepített és használt szoftvereknek, valamint a licencjogosultságok állapotának folyamatos figyelemmel kísérése nemcsak a szoftverlicencekkel és azok támogatásával kapcsolatos költségek optimalizálását teszi lehetővé, hanem minimalizálja a hatályos licencfeltételek be nem tartásából eredő kockázatokat is.

Proaktív szoftvereszköz-gazdálkodás a költségcsökkentésért

A szoftvergyártók nemcsak szoftverlicenceket értékesítenek, hanem olyan terméktámogatási szolgáltatásokat is nyújtanak, amelyek további előnyökkel járnak az ügyfelek számára. Ez lehet a termék legújabb verziójára történő frissítés joga, a gyártó által nyújtott technikai támogatás szoftveres problémák esetén, képzés felhasználók és adminisztrátorok számára, kedvezőbb licencelési feltételek, díjfizetések időbeli elosztása és más egyéb lehetőségek. A szolgáltatástípus ára szoftvergyártótól függően egy adott termék alaplicenc árának 20-30%-a körül mozog. Költsége a szervezetet ciklikusan terheli, általában éves díj formájában.

A szolgáltatás megújításának előkészítésekor a vállalatok nagyon gyakran olyan becsült adatok vagy nem teljeskörĹą felmérések alapján döntenek, melyeket nem támaszt alá az adott licenc és a hozzá kapcsolódó támogatás tényleges használatának vizsgálata. Ez többletköltésekhez vezethet, vagy éppen licencmegfelelőségi problémákat okozhat, amennyiben inkább a megtakarítás mellett dönt a cég. Ezért a szoftvertámogatással járó költségek optimalizálása komoly lehetőségekkel jár, melynek előfeltétele a használt szoftverek és a ténylegesen birtokolt licencek számának folyamatos figyelemmel kísérése.

A proaktív szoftvereszköz-gazdálkodás másik előnye a meglévő szoftverlicencek újrafelhasználásának lehetősége. A vállalatok egy-egy új informatikai projekt részeként úgy vásárolnak szoftverlicenceket, hogy nem ellenőrzik, vannak-e szabad licencei vagy esetleg a meglévő licencek megfelelnének-e az adott célra. Annak ismeretében, hogy mely alkalmazásokat vagy rendszereket használnak ténylegesen, és melyek a kihasználatlanok, dönthetnek úgyis az adott cégek, hogy eltávolítják a nem használt szoftvereket, és ismét felhasználják az így elérhetővé váló licenceket. Ez lehetővé teszi a kliens-, és a szerveroldali szoftverekhez kapcsolódó informatikai költségek optimalizálását a megvalósított informatikai projektek részeként. 

Túlzott licenchasználatból eredő kockázatok csökkentése 

A szoftvergyártókkal kötött licencszerződések feltételeinek tudatos vagy információk és felkészültség hiányában nem szándékos megszegése számos kockázattal jár a licenceket vásárlók számára. A licencszerződések többségében szerepel olyan rendelkezés, amely lehetővé teszi a gyártók számára, hogy megfelelőségi ellenőrzést végezzenek. Ilyen esetben azt vizsgálják, hogy a végfelhasználó megfelel-e az egyes termékek licencfeltételeinek, vagyis annyi licencet használ-e, mint amennyivel rendelkezik, illetve a megfelelő licenctípusokat használja-e a telepített termékekhez képest. Ha a felülvizsgálat eredményeként szabálytalanságokat fedeznek fel, úgy a szoftvergyártó kezdeményezheti a különbségek azonnali, egyösszegĹą megtérítését. Továbbá szoftvergyártótól függően akár visszamenőleges terméktámogatási díjat is felszámíthatnak a felülvizsgálatot megelőző 3 évre – mindezt a licencszerződések feltételeinek megfelelően.

Szöllősi Zoltán

„A vállalatok közel 70%-a használ licenc nélküli szoftvereket, mert vagy nem vásároltak eleget, vagy ha igen, akkor nem megfelelő termékverziót” – teszi hozzá Szöllősi Zoltán, a Deloitte magyarországi kockázatkezelési tanácsadás  partnere. „Az ilyen helyzetben lévő vállalatok nem tervezett kiadások kockázatának vannak kitéve, hiszen a hiányzó szoftverlicencek megvásárlása és a visszamenőleges támogatás díja a többmillió eurót is elérheti.”

A szoftverhasználat proaktív menedzsmentje és a szerződések újratárgyalása lehetővé teszi az informatikai költségek optimalizálását, valamint a szoftvergyártók által kezdeményezett licenc felülvizsgálatok esetleges negatív eredményeivel összefüggő kiadások elkerülését. A nem megfelelő licencmenedzsmentből eredő másik, gyakran figyelmen kívül hagyott és nehezen mérhető kockázat a vállalat hírnevéhez kapcsolódik. A licencszerződések be nem tartása negatívan befolyásolhatja a szervezetről, illetve a felelős vezetésről alkotott véleményt, legyen szó beszállítókról, üzleti partnerekről, vagy akár a szélesebb tulajdonosi körről. 

Szoftverek másodlagos piaca

Az informatikai költségek optimalizálásakor érdemes mérlegelni a szoftverlicencek megvásárlásának alternatív módját is. Az európai piacon sok olyan szereplő van, aki a használt licencek továbbértékesítésére szakosodott. Az ilyen licencek megvásárlása drasztikusan csökkenti a szoftverek költségeit, az ezen a csatornán keresztül történő licencvásárlásból származó megtakarítás egy adott termék alaplicenc-árához viszonyítva akár a 70%-ot is elérheti.

„Ezzel a lehetőséggel egyrészt sokkal kedvezményesebb áron elérhetők a szoftverek a vállalatok számára, másrészt ugyanazon a csatornán értékesíthetők a nem használt szoftverlicencek is. Ez szintén fontos lehetőség, hiszen a megfigyeléseink alapján a szervezetek által megvásárolt szoftverek megközelítőleg 22%-át soha nem telepítik és használják” – összegez Schmidt Zsolt.