A felhő alapú munkavégzés az élet megannyi területén megkönnyíti a cégek mindennapjait. A technológia szervezeti szintĹą bevezetésétől azonban a hazai kkv-k vezetőinek jelentős része a mai napig tart. A felhő világába való átlépés azonban a közhiedelemmel ellentétben, koránt sem jelent drasztikus átállást. Egy korszerĹą IT rendszerben a felhő nyújtotta kényelmes megoldások és a saját szerver-infrastruktúra kiegészítik egymást és együtt növelik a szervezet hatékonyságát, és ezáltal jelentős erőforrások takaríthatók meg a gyorsan változó üzleti környezetben. 

A felhős rendszerekre való átállás gyorsan ment, a hatékonyság azonban továbbra is alacsony

A hibrid informatika szakmai berkekben már több, mint 5 éve emlegetett fogalom, 2020 óta pedig egyre szélesebb körökben hallani róla, miután a világjárvány rákényszerítette a vállalkozásokat a gyors digitalizációra. A legtöbb vállalat, hogy a lezárások idején is folytathassa mĹąködését, kénytelen volt kiszervezni informatikáját valamilyen felhő alapú platformra. A probléma az, hogy a legtöbb szervezet az átállást nem tervszerĹąen kivitelezte, így számos esetben nagyobb fejfájást okozott a felhőbe kiszervezett IT rendszer, mint amennyi könnyedséget adott. Ennek betudható, hogy sok helyen a mai napig nem használják rendeltetésszerĹąen a felhő rendszereket.

„Sok vállalkozás olyan fázisban van a felhőrendszerek használatában, mintha valaki csak telefonálásra használná az okostelefonját. Persze, ez is egy nagyon fontos funkció, de emellett egy okostelefonnal tudok közlekedni, vásárolni, emailezni, videotelefonálni, jegyzetelni, internetezni stb. A felhőrendszerek az okostelefonokhoz hasonlóan rendkívül összetett eszközök, amit, ha megtanulunk jól használni nem órákat, hanem egész napokat spórolhatunk meg a munkaidő tekintetében.” – fejtette ki Juhász Viktor, a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Sokan nincsenek tisztában azzal, hogy milyen területeket tudnak fejleszteni a hibrid IT rendszerekkel

A hibrid informatikai rendszerekben jól megférnek egymás mellett a felhőben és szerveren tárolt adatok. Azt azonban mindenképpen érdemes megvizsgálni, hogy mit hova szervezünk egy ilyen rendszer kialakítása során. Az egyik legnagyobb probléma, hogy a szolgáltatók sokszor a cégektől várják, hogy megmondják, mit és miként szeretnének megvalósítani a szervezet informatikájában. A vállalatok azonban a legtöbb esetben nincsenek tisztában azzal, milyen területeket tudnának fejleszteni a hibrid IT rendszer bevezetésével.

„Ha egy vállalatnak vannak jól mĹąködő eszközei és szervere, amibe már jelentős összeget invesztált, érthető, hogy nem akar egy az egyben mindent felhőre cserélni. Ezért ami bevált, azt meg lehet tartani. Mivel azonban a felhő alapú rendszerek használata ma már a legtöbb cég számára megkerülhetetlen, az üzleti célok elérésének érdekében mindenképpen törekedni kell a hibrid infrastruktúra megfelelő kiépítésére.” – magyarázta a szakember.

A felhőrendszerek bevezetése a legtöbb helyen nem tudatos döntés

A szakember szerint a legtöbb vállalkozás anélkül kezdte el a felhőre való átállást, hogy tudná, valójában milyen szolgáltatásokért is fizet. A felhőbe az egyik leggyakoribb belépési pont a levelezőrendszereken keresztül vezet. A céges emailezés tipikusan olyan szisztéma, ami a felhőben jobban mĹąködik, gyorsabb és egyszerĹąbben kezelhető, mint egy belső szerveren. Ha egy szervezet eljut addig, hogy hatékonyabbá szeretné tenni a levelezését, akkor nagy százalékban a Google vagy Microsoft 365 rendszert választja. Ám egy email kliens nem attól lesz jó, hogy bekerül a felhőbe, hanem attól, hogy elvégzik rajta a megfelelő beállításokat. Ehhez pedig egy mély szakmai ismeretekkel rendelkező informatikus kell. Ha egy szolgáltató tudja, mit ad el, ezeket a beállításokat kérés nélkül végzi el. Egy másik gyakori belépési pontja a felhőnek, mikor több munkatársak kell együtt dolgoznia bizonyos dokumentumokon, így elkezdik a Google Drive-ot használni. „A legtöbb esetben a felhőrendszerek iránti igény abból fakad, hogy a felhőt használó munkatársak megtapasztalják az élményét annak, mennyivel egyszerĹąbb egy ilyen rendszerben közösen dolgozni, és megszeretik.” – fogalmazta meg Juhász Viktor felhőmegoldásokkal foglalkozó IT szakember.

A felhő önmagában nem elég a szintlépéshez: szakértelem kell a használatához

Tipikus téves elképzelés a vállalkozás-irányítás részéről, mikor azt gondolják, egy számos hasznos funkcióval ellátott felhő alapú rendszer bevezetése önmagában új szintre emeli majd a vállalat mĹąködését. A cég adatainak felhőbe való költöztetése csak az első lépés. Ahhoz, hogy az átállás sikeres legyen, törekedni kell arra, hogy a szervezeten belül mindenki ismerje az új rendszert, értelmezni és használni tudja a platformok funkcióit. Ennek tükrében kulcsfontosságú, hogy a vállalat olyan IT szolgáltatóval álljon kapcsolatban, aki nemcsak technikai téren nyújt támogatást, hanem segíti a munkatársak felhőben történő munkavégzését. Tehát megmutatja a rendszer mĹąködését, iránymutatást és igény esetén segítséget nyújt. Hiszen, ha a felhasználó nem ismeri ki magát egy új rendszerben, hajlamos feladni a benne történő munkavégzést és hamar visszatér a régi, jól megszokott kerékvágásba. „A felhőre nagyon egyszerĹą átállni, hiszen a legtöbb platform érdeke az, hogy az ő szolgáltatását válasszuk. Az átállás után a használatot illetően azonban már nagyon kevés információ áll a vállalatok rendelkezésére. Ezért mindenképpen kell egy jó szolgáltató, aki megfelelő referenciákkal rendelkezik és megmutatja, mi mindenre jelent megoldást a felhő.” – érvelt Juhász Viktor.

Mit és hol érdemes kezelni egy hibrid informatikai rendszerben?

Egy hibrid rendszerben ketté kell választani a vállalat informatikáját, ami sokszor nehéz döntés. A szakember szerint ilyenkor egy jó tanácsadó és egy kis számolás általában segít eldönteni, hogyan lehet a lehető leghatékonyabb módon, a legkevesebb anyagi ráfordítás mellett kettéválasztani a cég IT rendszerét. Praktikus a levelező rendszert, a naptárt és a video hívásokat a felhőben tartani. A vállalatirányítási rendszert viszont ajánlott saját szerveren futtatni. A fájlszerver ilyen tekintetben határeset, mivel a fájlokat előnyös a felhőben tárolni, de sok cégvezető nyugodtabb, ha a szerveren vannak. De vannak olyan rendszerek is, amiket nem érdemes a felhőbe tenni, tipikusan ilyen a kamerarendszer, vagy a beléptető rendszer. Fordítva pedig, amit nem lehet helyi szervereken tartani, az feladatkezelés, projektkezelés, időgazdálkodás. „A felhővel kapcsolatban sok cégnél még mindig az az alapvető hozzáállás, hogy ez egy olyan dolog, ami megbonyolítja a mĹąködést, pedig éppen ellenkezőleg! Persze érthető az is, ha valakinek rossz tapasztalata van a felhővel kapcsolatban, mert amennyiben egy vállalat nem talál jó szolgáltatót, esetleg magától próbál meg átállni, ott tényleg felmerülhetnek gondok.” – fejtette ki Juhász Viktor.

A leggyakrabban előforduló hibák a felhőre való átállásban

1. hiba: Egyszerre van a cég több helyen. Tipikus hiba, mikor a munkatársak egyszerre élnek a felhőben a saját gépeiken és a szerveren. Tehát egy helyett három helyen vannak. Így a tárhelyek karbantartásához is, azaz egységnyi energia helyett háromszor annyi kell. Ráadásul többletköltséget is jelent.

2. hiba: Szervezetlen jogosultságok. A felhő egyik nagy előnye, hogy rajta keresztül egy gombnyomással megoszthatók a táblázatok, dokumentumok, mappák. A dokumentumtárak szervezését illetően azonban, a cégek a legtöbb esetben nem túl elővigyázatosak. Megfelelő szervezés és a hozzáférések kezelése nélkül sokszor szinte véletlen, ki milyen céges adatokhoz fér hozzá. Ennek tipikus esete, mikor a már nem ott dolgozó munkatársak, partnerek még hozzá vannak adva a közös fájlkezeléshez.

3. hiba: Nincsenek adatok a központi szerveren. Az is jelentős problémát tud okozni, ha a munkatársak minden adatot a saját gépükön tárolnak és nem osztják meg a központi szerveren. Ilyenkor a cégen belüli tudás a munkavállalóhoz kötött, ami nem kerül be a vállalkozás vagyontárgyai közé.

4. hiba: Többet fizet a cég, mint amennyit használ. A felhő egyik legjobb tulajdonsága, hogy rugalmasan skálázható, így nagyon jó ár-érték arányú. Ehhez azonban ki kell tudni választani a cég méreteihez és igényeihez legjobban illeszkedő csomagot. Sok vállalat ott követi el a hibát, mikor nem néz kellő alapossággal utána, milyen előfizetést köt. Sokan ugyanis túl nagy tárhelyet vagy túl sok kihasználatlan szolgáltatást vásárolnak, ami ez esetben ablakon kidobott pénz.

5. hiba: Nincs kialakítva jól mĹąködő rendszer. Tipikus hiba a felhőben, hogy nincs megszabva egy munkavégzési protokoll, hanem a munkatársak maguknak alakítják ki a mĹąködést. Ilyenkor az az élmény, hogy ahelyett, hogy a dolgok szervezettebben mennének, még nagyobb káosz alakul ki.

„Ha valakinek rossz élménye van a felhővel kapcsolatban, az azt jelenti, hogy még nem talált jó IT szolgáltatót. Úgy gondolom a szakértő a referenciáiról ismerszik meg a legegyszerĹąbben. Tehát csak meg kell nézni, hány céggel dolgozott együtt, hány hasonló rendszert alakított már ki.” – érvelt Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.