Az S/4HANA átállás komoly üzleti transzformációt jelent egy vállalat életében. Sikerességéhez kulcsfontosságú a vezetőség és az érintett szereplők elköteleződése a projekt mellett. Az átállás alapos tervezést, ütemezést és az egyes projekt fázisokhoz megfelelően allokált erőforrásokat igényel.

Mennyi idő egy SAP S/4HANA bevezetés?

A bevezetés időtartama nagymértékben függ attól, hogy mekkora lesz a projektet végző vállalatnál a változás mértéke, és hogy a bevezetést végző partnernek milyen eszközei vannak, milyen módszertant használ. Egy tipikus rendszer konverzió átlagosan 8-12 hónap, míg egy teljes újra-bevezetés 11-15 hónapot vesz igénybe

„A tervezés során azonban fontos figyelembe venni, hogy ezt a konkrét bevezetésre vonatkozó időtartamot általában megelőzi egy alapos előkészítő fázis, amivel együtt egy teljes és sikeres átállási projekt több évre is nyúlhat.” – emeli ki Ankucza Tamás, a Deloitte Magyarország technológiai üzletágának SAP menedzsere.

Hogyan készüljünk fel a projektre?

A Deloitte szakértői szerint az első lépés az, hogy át kell gondolni a cégnél létező folyamatokat, azok aktualitását, és hogy ezek mennyire szolgálnak ki egy modern, XXI. századi vállalatot. Ezt követően üzleti tervet kell felépíteni az átállásra. A scoping-nak nevezett fázisban a bevezetés előtt érdemes az üzleti folyamatokat újratervezni (BPR – Business Process Reengineering), és az új folyamatok alapján meghatározni a terjedelmet. A törzsadatokat - különösen a vevői és szállítói adatokat – meg kell tisztítani az új rendszerbe való betöltés előtt. Az olyan, SAP által biztosított eszközök segítségével, mint az SAP Readiness Check, információkat lehet gyĹąjteni a váltás előtt álló rendszerről, és a benne tárolt adatokról. Emellett érdemes egy homokozó (teszt) rendszert használni, hogy a felhasználók előzetes gyakorlati tapasztalatokat szerezhessenek az új S/4HANA rendszerkörnyezetben.

Barnamezős, zöldmezős vagy kékmezős bevezetés?

A felkészülést követően egy vállalat három típusú bevezetési eljárás közül választhat. A barnamezős megközelítés a meglévő rendszerek átalakítását célozza. Ez egy olyan technikai frissítés, amely a teljes meglévő szoftvert frissíti, az adatkészleteket, testreszabott beállításokat és minden más objektumot az SAP S/4HANA rendszerbe helyez át, a már meglévő struktúra megőrzése mellett. A barnamezős bevezetéssel szemben a zöldmezős bevezetés a nulláról indul. Ez az implementáció alapvető változást jelent, mind a funkciót, mind a technikai részleteket tekintve és teljesen új rendszert hoz létre új üzleti folyamatokkal és konfigurációkkal. A kékmezős migráció a kettő között helyezkedik el: ez ideális a nagyon összetett IT-környezettel rendelkező nagyvállalatok számára. A két előző módszerrel ellentétben, a kékmezős bevezetés lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy megválasszák, mely adatokat és konfigurációkat veszik át és melyeket tervezik újra az alapoktól.

On-premise vagy felhő?

A bevezetés típusa mellett az átalakulás IT-architektúra szempontjából is fontos: az üzleti igények, a büdzsé és az erőforrások alapján kell kiválasztani, hogy az SAP S/4HANA on-premise, többféle felhő, illetve hibrid megoldása közül melyik a leginkább testhezálló. 

"Minden szervezet számára kulcsfontosságú, hogy megfelelő mennyiségĹą időt allokáljon a roadmap elkészítésére, a folyamatok kialakítására és mérlegelje megoldások közti különbségeket, ez elengedhetetlen az üzlet sikeressége és a kitĹązött célok elérése érdekében. Egy hosszabb átfutási idővel rendelkező projekt során, amely a nagyvállalati szektorban leginkább jellemző, különös tekintettel kell lenni a cél szoftver verzió kiválasztására és figyelembe kell venni az SAP éves verziófrissítési stratégiáját is.” – foglalta össze Ankucza Tamás.

Fő szempontok az átálláshoz

Az S/4HANA-ra való átállás megvalósításában fontos szerepet játszik az aprólékos tervezés, valamint az átálláshoz szükséges fő szempontok figyelembevétele.

Stakeholder menedzsment: az érdekelt üzleti és IT oldali szereplők meggyőzéséhez szükséges egy erős szempontrendszerrel alátámasztott, meggyőző üzleti terv. Ennek az üzleti tervnek ki kell térnie azokra az előnyökre, amelyeket a bevezetéssel elképzelünk. Az átállás csak akkor sikerülhet, ha az összes érintett érdekelt fél részt vesz benne, és elkötelezett a projektben.

Adatok készenléte: az egész átállási projekt magját képzik az adatok, ezért a tervezési fázisban az adatmigrációs teendőket – ideértve az adatelőkészítést, -harmonizációt és -tisztítást – is be kell építeni az ütemtervbe. Ezek célja, hogy az új rendszerben is megfelelő minőségben álljanak rendelkezésre az adatok.

Vendor kiválasztás: a szükséges tapasztalattal, szakértelemmel és erőforrásokkal rendelkező szállítói partner kiválasztása, valamint a kölcsönös bizalom rendkívül fontos az átállás sikerének biztosításához. A követelmények összegyĹąjtésétől és kezelésétől kezdve, az implementáción és a tesztfázis lebonyolításán át az élesítésig, illetve a kiemelt támogatási időszak végéig a szállítói csapat szorosan együttmĹąködik a szervezet informatikai és üzleti csapatokkal. Ezért a megfelelő partner megtalálása alapvetően befolyásolja azt, hogy a projekt sikeres lesz-e.