Ma már szinte természetes, hogy a gyógyszertárban délelőtt megrendelt gyógyszert akár már aznap délután át is vehetjük. A fogyasztónak óriási könnyebbség, a kereskedelem szereplőinek azonban komoly szervezési feladat, amely mögött összetett folyamatok állnak. Ennek egyik kulcsfontosságú összetevője a Hungaropharma esetében az SAP EWM (Extended Warehouse Management) raktárirányítási rendszere, melyet 2020-ban az új budapesti raktárcsarnokában is telepített a gyógyszer-nagykereskedő.

A Hungaropharma Zrt. Magyarország legnagyobb gyógyszer-nagykereskedelmi vállalata, tevékenysége lefedi a teljes gyógyszerellátási lánc mĹąködtetését. A cég mintegy 2400 gyógyszertárba és még több, mint 200 kórházi intézeti gyógyszertárba, s egyéb intézménybe szállít naponta legalább egyszer, de előfordul, hogy akár háromszor is. A forgalom fele az ország legnagyobb gyógyszerlogisztikai bázisán, a Budapesti Logisztikai Központon keresztül fut át, ahol nemrég egy új logisztikai csarnok is épült. A fővárosból átlagosan napi 340 ezer dobozt szállítanak ki, ami 120-150 ezer raktári rendelést jelent – vagyis ennyiszer kell hozzányúlni egy tárhelyhez. Az év végi forgalmasabb napokon azonban akár 4-500 ezer dobozzal is meg kell birkózni a raktári dolgozóknak a helyszínen. A tárolás különleges körülményeket igényel, több esetben, – például egyes koronavírus-vakcináknál is – mínusz 70 Celsius fokos hőmérsékletet kell biztosítani a készítményeknek. A Hungaropharma 5 Logisztikai Központjában összesen 18 ezer, Budapesten 12 ezer cikkszámot kezelnek – tehát ennyi készítményből, illetve kiszerelésből választhatnak a megrendelők.

Új megoldást keresve

A Hungaropharma Zrt. már több mint 20 éve dolgozik együtt az SAP-val, de a folyamatos növekedésnek és portfolió bővülésnek köszönhetően idővel egy modernebb szoftvermodulra volt szükség, ami kezelni tudja a teljes raktári komplexitást. 

“Nyugodtan mondhatjuk, hogy az SAP-ban otthon vagyunk, saját fejlesztési csapatunk van, belső tanácsadók segítenek a munkában, így igazából az SAP önmagában egy természetes választás volt számunkra. 2014 környékén ráadásul iparági sztenderddé kezdett válni – pont akkor, amikor döntenünk kellett a telephelyek digitális rendszereinek frissítéséről, így nem volt kérdés, hogy a legújabb telephely esetében is velük dolgozunk tovább” – mondta Nagy Andor a Hungaropharma informatikai igazgatója.

A bevezetés elején a fejlesztő csapatra számos orvosolandó probléma, kísérletezés, elemzés várt. Szerették volna automatizálni a korábbi manuális erőforrást igénylő munkának egy részét, elkerülni a papírpazarlást, megteremteni az utólagos ellenőrzés lehetőségét, mindezt hatékonyan, és egyúttal megfelelve a frissen bevezetett gyógyszerhamisítás-elleni ellenőrzési rendszereknek is. A szakemberek először a Miskolci Kereskedőházban vezették be a megoldást, majd a többi vidéki helyszín, végül az igazán “nagy falat”, a fővárosi központ következett.

„Nagy büszkeség nekünk, hogy egy ilyen komoly múlttal rendelkező együttmĹąködésben folyamatosan támogathatjuk az ügyfelünk fejlődését. A Hungaropharma innovatív gondolkodása és folyamatos fejlesztésre való igénye mindig kihívás elé állít minket, de ez természetesen egyúttal egy pozitív visszaigazolás is számunkra, hogy a megoldásaink valódi hosszútávú értéket és segítséget jelentenek az ügyfeleknek.” – mondta el az együttmĹąködés kapcsán Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója.

A fejlesztést mindenütt úgy kellett megvalósítani, hogy időközben az üzletfolytonosság ne kerüljön veszélybe. Párhuzamosan kellett tesztelni az új logisztikai eljárásokat és azok informatikai hátterét, így a két terület munkatársainak szorosan és jól kellett együttmĹąködnie, miközben tekintettel kellett lenni a vevőkre, és a megszokott minőségben helytállni az átállás napjáig.

Automatikus, villámgyors és okos

A budapesti csarnokban a rendszer fontos része az automata komissiózó gép és annak irányítása. Az EWM azonosítja, hogy a mely termékeket szükséges összeszedni az adott vevő rendeléséhez, és ezeket a gyógyszereket rendelésenként külön ládákba gyĹąjti, csoportosítja. A gyógyszertár által a nap folyamán megrendelt termékeket az új adagoló másodpercek alatt a futószalag segítségével a hajtott pályán érkező ládákba tölti. A folyamat gyakorlatilag emberi érintés nélkül zajlik, manuálisan csak a komissiózó gép tárainak utántöltésről kell gondoskodni. A rendeléseket a rendszer térfogat alapján is szétválogatja, előre kiválasztva a megfelelő méretĹą egységládát, hogy helytakarékos legyen a szállítás. 

„Az SAP EWM-mel folyamatosan naprakész a leltár, állandó követéssel, így az esetleges hibákat is lényegesen egyszerĹąbb megtalálni. Előfordulhat például, hogy a manuális komissiózás során véletlenül nem egy doboz, hanem egy egész gyĹąjtő kerül a ládába. A rendszer azonban ismeri minden egyes készítmény tömegét, így a végső ellenőrzésnél a tévedésre hamar fény derül. A szállítás utáni átadás-átvétel is megváltozott az elmúlt időben, ugyanis ezt a gyógyszertári dolgozók immáron digitálisan, kártyaérintéssel teszik meg a papíralapú aláírás helyett.” – tette hozzá Nagy Andor.

Az új budapesti csarnoknál kihívás volt az is, hogy a koronavírus-járvány kellős közepén kellett megoldani a raktárépítést és a szoftver kiterjesztését. A már kipróbált rendszernek és persze a munkatársak felkészültségének köszönhetően végül az átállást egy hétvége alatt oldották meg. A Hungaropharma Zrt. jelenleg összesen öt telephelyen mĹąködteti logisztikai rendszerét az SAP raktárirányítási moduljával, aminek köszönhetően – a szokásos feladatok mellett - az év végi influenza szezonban tapasztalható napi több százezer megrendelést is gyorsan és pontosan tudja teljesíteni a vállalat.