Jelentős informatikai fejlesztéseket és költségmegtakarítást, az IT részleggel való elégedettség növekedését hozta a hibrid munkavégzés bevezetése a Groupamánál. Az új kommunikációs módok és csatornák a belső kommunikációt hatékonyabbá és közvetlenebbé tették, ami abból is látszik, hogy az e-mail levelezés több mint felére, esett vissza a cégnél, mondta el Farkas László, a Groupama IT üzemeltetési vezetője. Vezetőként azonban nem pusztán az infrastrukturális feltételek meglétére kell odafigyelnie, hanem arra is, hogy a távoli munkavégzés körülményei között a munkatársak ne érezzék elszigetelve magukat.

A Groupama Biztosító a lakosságnak, kis- és középvállalkozásoknak nyújt teljeskörĹą biztosítási szolgáltatásokat közel 140 irodát számláló saját hálózatán keresztül, valamint az OTP Bank 360 fiókjában. Az értékesítésében 1200 ügynökük vesz részt Budapesten és vidéken, valamint több száz, a Groupamával szerződött alkusz és értékesítő. A csapatmunka, a munkatársak közötti kommunikáció hatékonyságának növelésére még 2019-ben kezdték meg a Teams bevezetését. Ebben akkor informatikusok, termékszakértők és stratégiai munkaköröket betöltő munkatársak vettek részt, körülbelül háromszázan.

A pandémia miatti lezárások felgyorsították ezt a folyamatot, miközben a felhasználók száma az eredeti párszáz főről mintegy 1500-ra bővült. Ahhoz, hogy az átállás valóban sikeres legyen, az új felhasználók rövid oktatásban részesültek. „Nem állítom, hogy az átállás gond nélkül ment, de sikeres volt és viszonylag gyorsan, egy hónapon belül meg is történt” – értékelte röviden az akkori eseményeket Farkas László, a Groupama IT üzemeltetési vezetője.

„Feleannyi levelet kapok, mint korábban”

A Teams a modern és integrált munkavégzés elsődleges platformjává vált a biztosítónál. „Mi arra számítunk, hogy egyszer az e-mail is integrálódni fog a Teamsbe” – mondta el a vezető, aki szerint a Teams hosszútávon is az a platform lesz, ahol a munkatársak megtalálhatják a számukra legmegfelelőbb és legkényelmesebb kommunikációs csatornákat. „A saját tapasztalom az, hogy fele-, de van úgy, hogy harmadannyi levelet kapok ma, mint régebben, mégis úgy érzem, hogy hatékonyabban tudok kommunikálni, jobban képben vagyok.”

Az új rendszer nagy előnyének tartja Farkas László, hogy rálátást enged a napi munkafolyamatokra.  Általános gyakorlattá vált, hogy az online megtartott találkozókon a chatet is használják a munkatársak: a fontosabb információk, kérdések, memók, közösen használt file-ok itt is megjelennek, így az egyes csoportokon belül heti rendszerességgel megtartott munkaértekezletek chat-folyamatait áttekintve, megismerheti, hogy éppen milyen ügyeken dolgoznak a kollégái – anélkül, hogy a saját és az ő idejüket használva, konzultálniuk kellene egymással.

A fejlesztések a mai napig, a hibrid munkavégzés körülményei között is éreztetik a hatásukat: a munkatársak azóta jobban látják, ki, mikor elfoglalt vagy szabad, egyszerĹąbben elérik egymást, az IT megítélése pedig sokat javult az utóbbi időben. „Ma olyan eszköztár áll a rendelkezésünkre, amellyel a legváltozatosabb, szinte bármilyen, az irodai kommunikációra, munkavégzésre vonatkozó igénynek meg tudunk felelni, legyen az fájlmegosztás, chat, videóhívások vagy akár hanghívások. Külsős partnerekkel való online találkozókat tudunk lebonyolítani, mindenféle extra jogosultság vagy feltétel nélkül” – sorolta a lehetőségeket az IT vezető. „Annyira hasznosnak és jónak találtuk ezt a platformot, hogy ebben az évben úgy döntöttünk, hogy a hagyományos, városi telefonos infrastruktúránkat is becsatornázzuk ide.”

Körülbelül a tizedére zuhantak a telefonos kapcsolattartás költségei

Ez utóbbi azt jelenti, hogy eltĹąntek a telefonok a kollégák íróasztalairól, az ügyfelek hívásait akkor is a Teams kliensen veszik fel – akár laptopon, akár mobilon – ha azok az ismert, vonalas számaikon hívják őket. Ráadásul a híváscsoportok létrehozásával olyan hívásátirányítási protokollt is sikerült beállítani, ami gyakorlatilag garantálja, hogy az ügyfelek hívásait a Groupama mindig fogadja.

Jelenleg több mint 600 kolléga, a belsőállomány több mint 90 százaléka használja az új telefonos rendszert nagy megelégedéssel. Az intézkedés jelentős költségmegtakarítással járt: körülbelül a tizedére zuhantak a Groupama telefonos kapcsolattartásra költött kiadásai. Ez a hatalmas megtakarítás nemcsak a konkrét hívásdíjakból jött össze, hanem abból is, hogy megspórolhatták a vonalas infrastruktúra karbantartásának, javításának költségeit is. Talán még ennél is fontosabb, hogy a fejlesztés eredményeként a munkatársak bárhol tudják fogadni a céges vonalas számokat. „Ez azt jelenti, hogy azok a kollégáink, akik eddig a vonalas hívások miatt voltak a munkahelyhez kötve, most már otthonról is tudnak dolgozni. A hívófél észre sem veszi, hogy ő nem a munkahelyén tartózkodik éppen.”

Fejlődő belső kommunikáció, de az izoláció érzését kezelni kell

A Groupamánál tehát minden adott a hibrid, rugalmas munkavégzésre, amellyel a munkatársak élhetnek is, amennyiben ehhez a közvetlen felettesük hozzájárul.

„Nekem, IT vezetőként nagy nyugalmat ad, hogy sok csatornán, többféle kommunikációs lehetőséget tudunk a munkatársainknak biztosítani. Láttunk, látjuk azonban a távoli munkavégzésnek a negatív oldalát is. A sok-sok előny mellett, azt tapasztaltuk, hogy kollégáink közül sokan érezték úgy, hogy elszigetelődnek, kiszakadnak a csapatokból, és a csapatok közti együttmĹąködés is sérülhet. Ez egy olyan probléma, amivel nekünk, vezetőknek foglalkoznunk kell. Ezzel kapcsolatban a HR is megfogalmazott egy akciótervet, ami a közösségépítést szolgálja. A közös aktivitásokba szeretnénk jobban bevonni a kollégákat” – mondta el Farkas László. „A hibrid munka mérlege összességében feltétlenül pozitív, hiszen továbbfejlesztette a belső kommunikációnkat, könnyebben el lehet érni munkatársakat, még a vállalati hierarchiából fakadó szükségtelen gátlásokat is segít lebontani. Az izoláció problémájának kezelésére pedig rendelkezésünkre állnak a megfelelő eszközök” – összegzett a Groupama IT üzemeltetési vezetője.