Milyen hatással van a rövid és hosszútávon otthonról végzett munka a szervezetek belső kommunikációjára? Ezt a kérdést vizsgálja egy új online kutatás, melyet 2021 májusában zártak. A vizsgált minta 602 olyan munkavállaló véleményét tartalmazza, akik home office-ban dolgoztak/dolgoznak a koronavírus járvány harmadik hulláma idején.

Technikai fejlődés hozott a home office…

A válaszadók túlnyomó többsége (79%) egyetért azzal, hogy a home office-ra történő átállást követően a szervezeten belüli kommunikáció alapvető változásokon esett át. A közvetlen személyközi (élőszóban folyó) kommunikációt elsősorban online meetingekkel (videochat, videokonferencia) váltották fel. Az elektronikus levelezést – mint az élőszó helyetti alternatív kommunikációs csatornát – és a telefonos munkamegbeszélést kevesebben jelölték. Az online meetingek alkalmazásának előre törése ugyanakkor nem okozott kiugró nehézségeket a válaszadók többségénél, az új kommunikációs platformok, tárhelyek, szoftverek használatának elsajátítása a munkavállalók 40%-ánál semmiféle problémát nem okozott, míg további 30% esetében csupán kismértékben okozott ez nehézséget.

Számos szervezetnél a vezetés a közvetlen személyközi kommunikációt pótló intézkedések sorát hozta, ezek közül például a következőket: webex oktatás, team lead-ek gyakoribb közvetlen telefonhívásai, Toolbox Meeting SMS-ben, új platformok, folyamatos napi meetingek korlátlan becsatlakozási lehetőséggel, rendszeres online munkavállalói tájékoztató fórum, reggeli napindító kérdezz-felelek, hetente elégedettségi kérdőív (formális), reggeli közös kávézás kötetlen szakmai videós megbeszélések keretében, pandémia válságstáb, online közösségi terek kialakítása (pl. „kávézó szoba”, „coffee meetingek”), online sörözés, online karácsonyi party.

Technikai jellegĹą problémák a munkavállalók több mint felénél nem vagy alig merült fel, míg nagyobb technikai elakadásokkal kb. egyötödük szembesült a home office munkavégzés során. Ezzel szemben a közvetlen személyes (offline) kapcsolatok megszĹąnése az alkalmazottak kétharmadánál komolyabb fejtörést okozott, mert emiatt nehezebb volt segítséget kérni a munkafolyamatokban. Továbbá az áttérést követően nehezebb lett a munkájuk, mert fontos információk nem jutottak el hozzájuk, így nekik kellett utána járniuk.

…de hiányzik a csevegés

Pozitív változásként leginkább azt jelölték a válaszadók, hogy nem zavarják a munkatársaik őket kérdéseikkel, fecsegésükkel. Ezt követte, hogy a stresszt kiváltó főnök(ök)kel, munkatársakkal ritkábbá vált a kommunikáció. A kitöltők fele szerint a legpozitívabb változás azt volt, hogy az új kommunikációs megoldásoknak (online meetingeknek, körleveleknek) köszönhetően hatékonyabb lett a kommunikációjuk munkatársaikkal. Kiugró érték, hogy a válaszadók közel háromnegyedének hiányérzetet okozott a munkahelyi informális „csevegés” elmaradása. Kétharmaduknak hiányzott az informális szakmai hírek megosztásának elmaradása, ill. érezte úgy, hogy távolabb került a munkatársaitól. Jelentős arányban voltak azok is, akik számára veszteség volt, hogy megszĹąnt a kölcsönös spontán tudásátadás. A munkateljesítmény csökkenése kevésbé volt jellemző, a kitöltők kétharmada szerint egyáltalán nem, vagy csak kis mértékben csökkent a produktivitás, de voltak, akik szerint inkább növekedett.

Kiugróan magas azon válaszadók aránya, akik szerint a technológia nem helyettesítheti a közvetlen személyes szakmai beszélgetéseket. Az alábbiakban néhány anonim idézetet osztok meg a felmérés szabad szöveges részeiből: „másként vagyunk jelen egy online meetingen és egy személyes találkozón. Főként, akkor, ha valakivel először találkozunk, vagy új kollégáról van szó”, „Vannak dolgok, amiket nem lehet online megoldani. Pl. Személyes beszélgetések, baráti hangulatú small talkok.”, „teljesen személytelen, közvetlenség és a spontaneitás elveszett”, „sok minden el tudja vonni az ember figyelmét, pl. mos közben, főz, lazábbra veszik az egészet, lassan vicckategória lesz néhol”, „sokkal kevesebb a visszajelzés”, „nagyban romlott az információáramlás”, „nem lehet online brain stormingot tartani, nincs ugyanaz az energetika, ami a problémamegoldáshoz nagyon fontos”, „nehézkes a kommunikáció és sokan nem mernek vagy nem akarnak felszólalni ezeken az online megbeszéléseken”, „online meetingen nem mindenki 100%-os odafigyeléssel vesz részt”, „egyrészt a videokonferenciák alakalmával jelentős idő megy el a technikai kihívások megoldásával (nem megfelelő kapcsolat, csatlakozási hiba, stb.) másrészt egy üzleti tárgyalás során a testbeszéd szintén fontos jelzéseket tartalmaz. Ezek egy online meeting esetében nem igazán érzékelhetők”.

Összegezve az látható, hogy a home office-ra történő átállás elsősorban az online meetingek gyakoriságát növelte meg nagyobb mértékben. Ezzel pótolták a szervezetek a személyes interakciókat, és mindehhez számos kreatív formát, platformot alkalmaztak, hogy személyesebbé, közvetlenebbé tegyék a találkozókat. A technikai problémák kevésbé voltak jellemzőek, ám a válaszadók többsége a személyes találkozást jobban preferálja, mint az online meetingeket. Ennek elsősorban az online térben való inaktivitás, rejtőzködés, figyelem- és koncentrációhiány volt az oka.

A home office pozitív és negatív hatásokat egyaránt okozott a belső kommunikációs folyamatokban: például azt örvendetesnek találták az alkalmazottak, hogy nem zavarják meg őket kollégák a fecsegésükkel, ugyanakkor az informális „csevegésekből” való kimaradás információveszteséget és ezen keresztül nehézségeket okozott a munka során, miközben a munkateljesítmény érdemben nem változott.

A minta főbb jellemzői

A kérdőívet kitöltők 52%-a férfi, 48%-a nő, életkor alapján a minta 55%-a 18-30 év közötti, 30%-a 31-45 év közötti és 15%-a 46-60 év közötti. Cégméret alapján a válaszadók 10%-a 1-10 fő közötti mikrovállalkozásnál, 20%-a 11-50 fő közötti kisvállalatnál, 17%-a 51-250 fő közötti középvállalkozásnál és több mint fele (52%) 250 fő fölötti nagyvállalatnál dolgozik. A cégek 62%-a magyar tulajdonú, 25%-a külföldi központú magyar vállalat, és további 13% külföldi szervezet. A minta három negyede (75%) kifejezetten a járványügyi intézkedések miatt vált otthonról dolgozóvá, és 43,5%-uk több mint hat hónapja, míg 56,5%-uk ennél rövidebb ideje dolgozik ebben a formában.

Az országos felmérést az MTA GTB Kommunikációmenedzsment Munkabizottsága (kommenbiz.hu) a FLOW Management Research Teammel (valamint a Pécsi Tudományegyetem Közgazdaságtudományi Kar Vezetés- és Szervezéstudományi Intézetével és a Széchenyi István Egyetemmel) közösen indította.

_______________________

Fotó: Envato

Szerzők:

Dr. Konczosné Prof. Dr. Szombathelyi Márta PhD habil, az MTA GTB Kommunikációmenedzsment Munkabizottság elnöke, egyetemi tanár (SZE KGYK)

Dr. Borgulya Istvánné Vető Ágnes CSc, az MTA GTB Kommunikációmenedzsment Munkabizottság alapítója, tiszteletbeli elnöke, egyetemi magántanár (PTE KTK)

Dr. Balogh Gábor PhD, MTA GTB Kommunikációmenedzsment Munkabizottság titkára, adjunktus (PTE KTK), business & life coach (https://drbaloghgabor.hu/), az EMCC tagja