Hazai HR és IT szakértői körben egyre gyakrabban merül fel az igény a szervezet által alkalmazott HR informatikai megoldások továbbfejlesztése, vagy új rendszer bevezetése iránt, de kevés olyan információforrás van, ami hiteles támpontot ad egy HR IT rendszer kiválasztásakor felmerülő kérdések megválaszolásához. A Deloitte HR digitalizációs trendek és irányok tanulmánya nemzetközi tapasztalatok alapján nyújt útmutatást a hazai HR és IT vezetők számára.

A humán tőke ill. humán erőforrás menedzsment (Human Capital Management, HCM) fontosságát a COVID-19 hatására kialakult helyzet is bizonyította: a személyes érintkezés korlátozásával globálisan felértékelődött a távoli munkavégzés szerepe, előtérbe kerültek az online megoldások, ami felerősítette a modern HCM rendszerek iránti igényt is. 

„Azok a szervezetek, amelyek rendelkeztek távolról is elérhető munkaidő-nyilvántartó és szabadságkezelő rendszerekkel, e-bérjegyzékkel, a virtuális együttmĹąködést, illetve a teljesítménymenedzsmentet támogató eszközökkel, sokkal hatékonyabban tudták menedzselni a tömeges távoli munkavégzés miatt előállt új helyzetet, mint akiknél nem mĹąködtek ilyenek. A globális tapasztalatok azt mutatják, hogy a járvány lecsengése után ezen a téren sem várható visszarendeződés, ami felértékeli a hatékony HCM megoldások szerepét” – mondta Csépai Martin, a Deloitte HR tanácsadási üzletágának vezetője.

Reflektálva a hazai információhiányra, a Deloitte HR digitalizációs trendek és irányok címĹą tanulmányával a legfontosabb piaci tendenciákat és a jellemző HCM megoldásokat mutatja be, a rendszerek kialakulása és főbb jellemzői mellett azok gyakorlati szempontjaival. Hogyan lehetne hatékonyabbá tenni, automatizálni HR folyamatokat technológiai támogatás segítségével? Melyek a különböző megoldások előnyei és hátrányai? A szakértők ezekre a kérdésekre keresték a választ.

Papírhegyektől a felhőig

Az elmúlt évtizedekben a HR terület is jelentős digitális fejlődésen ment keresztül. A papíralapú, rengeteg manualitást igénylő adminisztrációtól az excel adatbázisokon, majd on-premise, telepített HR IT rendszereken át eljutottunk a felhő alapú megoldásokig. Ezek a teljes szervezetre vetített, valós idejĹą adatok alapján készült, egyre inkább prediktív analitikák mentén nagyobb kontrollt adnak a vezetőség kezébe, tehát nem csak a múltbéli, vagy jelenlegi adatokat képesek elemezni, hanem jövőbeli trendeket is felvázolnak.

A nemzetközi piacon versengő, modern HCM rendszerek moduláris felépítésüknek köszönhetően képesek vállalatok teljes HR funkcionalitását támogatni. A rendszeren belül egységet alkotó, rendeltetésüket tekintve viszont különálló modulok egy-egy olyan munkaerő-menedzsmenthez kapcsolódó kulcsterület mentén lettek egymástól elválasztva, mint például az onboarding, vagy a tanulás menedzsment. Ez lehetővé teszi a különböző egységek speciális erősségeinek kihasználását, de továbbra is épít a modulok integráltságából fakadó előnyökre. Jelentős időt és pénzt is megtakarítva azáltal, hogy nem szükséges több beszállító rendszereit összehangolni.   

„Az integrált HCM rendszerek bevezetése elsősorban olyan vállalatok számára lehet kedvező választás, amelyek a HR folyamataikat eddig feladatspecifikus - például a munkaidő-nyilvántartást, jelenlétkövetést, juttatásmenedzsmentet támogató – megoldások segítségével oldották meg. A bevezetés költsége az 1.000 fős létszámot meghaladó cégeknél már rövidtávon megtérülő befektetés lehet: ekkora szervezeti méretnél már szükség van a felmerülő HR érintettségĹą kérdések és feladatok központosított és időhatékony kezelésére. A rendszerek moduláris felépítése miatt a vállalat eldöntheti, mely funkciók end-to-end lefedésére van szüksége, és egy egyedi csomag összeállítása mentén tervezheti meg a bevezetést amellett, hogy nyitva hagyja a kapukat további modulok későbbi implementálása előtt” – mondta Vida Zoltán, a Deloitte HR tanácsadási üzletágának menedzsere.

Felhasználói és munkavállalói élmény, gamification

A HR terület egyik legfontosabb feladata a munkaerő folyamatos utánpótlásának biztosítása, ami a mai versenyhelyzetben nagy kihívást jelent. A toborzási, illetve az azzal szorosan összefüggő onboarding tevékenységek kezeléséhez ideális egy olyan élmény alapú, digitális megoldásokkal támogatott, felhasználó barát end-to-end folyamat kialakítása, melyet több HR IT modul egymással összhangban támogat. A legjobb munkavállalók megszerzéséért folytatott versenyben ez komoly előnyt biztosíthat a szervezet számára. 

Míg a gamification elemek alkalmazása a munkavállalói élmény különböző területein ma már nem számít újdonságnak, addig a kiforrottabb „push” megoldásokkal való kombinációja annál izgalmasabb. Az eddig alkalmazott megoldások úgynevezett „pull” típusú megközelítésben mĹąködtek, amelyben a munkavállaló keresi azt az információt, amihez a HCM rendszernek köszönhetően gyorsan és hatékonyan hozzáfér. Ezzel szemben a “push” megoldások mesterséges intelligencia segítségével az intranetes keresések elemzése alapján, vagy a munkavállalói életciklus bizonyos pontjaihoz kapcsolódóan felajánlhatnak az adott egyénre és szituációra szabott tartalmakat, megoldásokat.

A HCM rendszerek előnyei home office idején

A COVID-19 hatására és a „next normal”-ra való átállás miatt a szervezetek akár szerették volna, akár nem, kénytelenek voltak tömegesen átszervezni munkavállalóikat otthoni vagy rugalmas munkavégzésre. 

A home office-ra való átállás nem csak a munkavállalók számára jelentett kihívást. Munkáltatói szemszögből aggodalomra adhatott okot, hogy az irodai jelenlét hiányában a vezetők mennyire képesek hatékonyan ellenőrizni csapattagjaik produktivitását. Ezeknek az aggályoknak a megszüntetésére, de legalábbis enyhítésére született számos technológiai megoldás, amelyek integrálhatók akár CRM, akár projektmenedzsment szoftverekkel. Ezeknek a programoknak a telepítésével többek között lehetőség nyílik a felkeresett weboldalak, megnyitott alkalmazások, az egyes alkalmazásokban töltött idő és a kijelentkezések számának folyamatos követésére. E megoldások célja a munkavégzési hatékonyság fenntartásának támogatása, személyre szabott, részletes információk nyújtásán keresztül mind a vezetők, mind akár a munkavállalók számára, akik így könnyedén nyomon követhetik saját teljesítményüket, és akár tippeket is kaphatnak személyes hatékonyságuk javításához. 

Prediktív elemzések

Egy jó HCM rendszer által biztosított, megfelelő mennyiségĹą - és minőségĹą - adatra építve nem csupán a múltra vonatkozó statisztikák, hanem a jövőbeli várható tendenciákat, kockázatokat előrejelző elemzések is készíthetők. A Deloitte magyarországi HR tanácsadó csapata is támogatja már partnereit olyan prediktív analitikus megoldással, amely a különböző szervezeti és munkavállalói dimenziók (pl. bérezés, szervezeten belüli karrier, képzés, munka-magánélet, szervezeti dinamika) és a múltbeli fluktuációs adatok elemzése alapján számszerĹąsített előrejelzéseket készít egy szervezeten belül azokról a potenciális kockázati tényezőkről, amelyek a jövőben elvándorlást okozhatnak, akár munkavállalói szintig lebontva.

Hol tartanak a hazai szervezetek a HR digitalizáció útján?

Mennyire jellemzőek az integrált rendszerek és hol tartunk a felhőbe vezető úton? Melyek azok a HR területek, amelyeken a leginkább szükség van digitális megoldásokra, folyamatokra? Mi nehezíti leginkább a HR digitalizációját? A Deloitte most induló "Digitális HR 2021" kutatása ezekre a kérdésekre keresi a választ, kifejezetten a hazai realitásra fókuszálva. A kutatás résztvevői a kérdőív végére érve elsőként tölthetik le a "HR digitalizációs trendek és irányok" címĹą szakértői tanulmányt. A kutatás lezárását követően a kitöltők hozzájuthatnak a legfrissebb benchmark adatokhoz, illetve meghívást kapnak a Deloitte HR és technológiai csapatainak szakértőivel közös, eredményeket feldolgozó workshopjára. A kutatás kérdőíve itt érhető el.