A koronavírus terjedése a cégek mindennapos mĹąködésére is nagy hatást gyakorol. Az üzletmenet hatékony fenntartása érdekében egyre több vállalkozás dönt az otthoni munkavégzés széleskörĹą bevezetése mellett, ennek biztonsági kockázataira azonban csak a magyar cégek töredéke van felkészülve. A távoli dolgozók olyan nem várt hatékonysági és adatbiztonsági problémákat, azaz végső soron károkat okozhatnak a munkáltatóknak, amelyek elkerülésére többlépcsős intézkedések bevezetése javasolt.

Nem vagyunk felkészülve a tömeges távmunkára

A koronavírus üzletvitelre gyakorolt következményei a vártnál is súlyosabbak lehetnek, hiszen a fertőzés terjedésének megakadályozására számos olyan intézkedést vezethetnek be országos szinten, amelyek már a nemzetgazdaság teljesítménye szempontjából is kiemelt jelentőséggel bírnak. A hatóságok mellett a cégek is lépéskényszerben vannak: a külföldi példákat tekintve az IKEA a Kínában dolgozó 14 ezer alkalmazottját már fizetett szabadságra küldte, a Volkswagen 3500 pekingi munkavállalója pedig két hétre home office-t kapott, azaz otthonról dolgozhat. A Nokia magyarországi gyárában is hasonló intézkedéseket vezettek be, egy hetes otthoni munkavégzésre kötelezték azokat, akik a közelmúltban Kínában jártak. A fizetett szabadságok széleskörĹą kiadása is egy lehetséges vészforgatókönyv, de az időszakos, pár hetes távoli munkavégzés bevezetése egy valószínĹąbb döntés lehet, ha Magyarország területén is terjedni kezd a fertőzés. Ez a változás nemcsak a nagyvállalatokat, hanem azon kis- és középvállalkozások tízezreit is érinti, ahol eddig kevésbé volt bevett gyakorlat a távoli munkavégzés. Ahogy a Gallup Globális Munkahelyi Felmérése is rámutatott, Magyarországon jelenleg mindössze az európai átlag fele, a munkavállalók 2,5 százaléka dolgozik folyamatosan távmunkában. Ennél is lesújtóbb eredményt hozott a Jobsgarden tavalyi kutatása, miszerint azon magyar cégeknek a 70 százaléka, ahol most sincs lehetőség a távmunkára, nem is tervezi annak bevezetését. A koronavírus miatt azonban a távmunkára nem nyitott cégek is rákényszerülhetnek arra, hogy így próbálják meg átvészelni ezt a nehéz időszakot.

Kulcskérdés a csapatszellem fenntartása és az ellenőrzési rendszer bevezetése

Az érintett cégek számára a távmunkával kapcsolatos bizonytalanság csökkentésére, és az üzletvitel hatékonyságának fenntartására több eszköz is rendelkezésére áll, de ehhez egy bizonyos szintĹą innovatív szemléletre is szükség van. „A vállalkozások akkor tudják sikeresen bevezetni a távmunkát vagy a rugalmas munkaidőt, ha megtalálják azokat az informatikai vagy más egyéb megoldásokat, amelyek segítségével objektívan mérhető az otthonról dolgozók teljesítménye.” – mondta Iván László, a felhő alapú szolgáltatások értékesítésével foglalkozó Kvazar.cloud cégvezetője. 

A munkavállaló ellenőrzése és mérése csak egyfajta biztosíték, a változás bevezetéséhez előzetes tréning is szükséges, hiszen nem mindenki alkalmas rá, hogy egyik napról a másikra ugyanolyan teljesítményt nyújtson otthonról, mint általában teszi azt a munkahelyén. „A cégeknek segíteniük kell a távmunkásoknak abban, hogy elkötelezettebbek legyenek. Ehhez megfelelő képzést, fájlmegosztási lehetőséget nyújtó szoftvert és adatbiztonságot kell biztosítania a mobileszközökön, hogy otthonról is mindenhez hozzáférjenek. Sokat jelenthet emellett a rendszeres videókonferencia megtartása is - ha a távolról dolgozók továbbra is a csapat részének érzik magukat, valószínĹąbb, hogy megőrzik elégedettségüket és motiváltságukat, ezzel pedig mindenki jól járhat.” – tette hozzá Iván László.

A helyzet megoldásához elengedhetetlenek az informatikai fejlesztések

A távmunkához való negatív vagy semleges hozzáállás eredményeképpen a cégek informatikai háttere sincs felkészülve a tömeges otthoni munkavégzésre. A felhőmegoldásokat közvetítő Kvazar.cloud öt lépésben foglalta össze, hogy mit tehetnek az érintett vállalkozások a válságos időszak leküzdésére. 

1. A megfelelő hardverpark biztosítása

Óriási kiberbiztonsági kockázatot és hatékonyságcsökkenést jelent, ha a munkavállaló nem a céghez tartozó eszközén keresztül lép be a munkahelyi levelezésbe, vagy cserél fájlokat a többi dolgozóval. A hordozható hardverek (pl. laptopok és tabletek) ugyan többletberuházást jelenthetnek a vállalkozásnak, de meg lehet győződni általuk arról, hogy csak a munkaadó által jóváhagyott és előírt szoftverek futnak rajta a megfelelő biztonsági beállításokkal.

2. Az adatok biztonságos elérési rendszerének kialakítása

Gyakori eset, hogy a dolgozó egy külső adathordozón viszi magával az aktuális feladatokhoz szükséges fájlokat, vagy e-mailben küldi át azokat magának, esetleg feltölti valamilyen ingyenes fájltároló szolgáltatásba. Ez a folyamat nehezen követhető, és egyben biztonsági kérdéseket is felvet, a távmunkában dolgozó kollégák ehelyett valamilyen hosszú távú megoldást igényelnek ahhoz, hogy kényelmesen és biztonságosan hozzáférjenek a vállalati fájlokhoz. A könnyen elérhető és egységesen kezelhető felhő alapú technológiai megoldások elsősorban ebben nyújthatnak segítséget. 

3. A rendszergazda és az informatikai szakemberek hadrendbe állítása 

A távmunkások esetében különösen fontos, hogy az informatikai szakemberek ugyanúgy ellenőrizhessék és visszakövethessék hozzáféréseiket, ahogy teszik azt az irodai felhasználók esetében is. A korszerĹą eszközök képesek egy kézben összpontosítani az alkalmazásokhoz való hozzáférést, illetve egységesen kezelni a céges hardvereket és szoftvereket futtató távoli alkalmazottakat.

4. Kiemelt biztonsági figyelem fordítása a döntéshozók tevékenységére

Ha egy kiemelt, kritikus adatokhoz is hozzáférő kolléga dolgozik távmunkában, a kockázat is megnő, rajtuk keresztül még nagyobb károkat okozhatnak a kiberbĹąnözők. Ekkor célszerĹą kiemelt jogosultságokat felügyelő alkalmazást is igénybe venni az egyes tevékenységek monitorozásához.

5. Online meetingek megtartása, folyamatos kommunikáció

Az üzletmenet hatékonysága és a csapatszellem fenntartása szempontjából a betervezett meetingeket online módon, videókonferenciával is meg lehet tartani. Ez egyrészt megerősíti a munkavállalót abban, hogy „nem állt meg az élet”, másrészt segíti a zökkenőmentes átállást, hiszen a dolgozók közvetlenül jelezhetik az otthoni munkavállalás során felmerült esetleges problémákat, akadályokat.