A tavasz kezdete arra ösztönöz bennünket, hogy régi rutinjainkban nagytakarítást végezzünk, és új energiával töltsük meg őket. De a rendnek nemcsak az otthonunkban kell uralkodnia; a munkahelyen is szükség van a tiszta struktúrára, az ügyekre való világos rálátásra, valamint a hatékony folyamatokra. 

Egy ötszáz munkavállalóra kiterjedt kutatás szerint a megkérdezettek 82%-a naponta fél órát tölt azzal, hogy a munkájához szükséges információkat megkeresse. Ezt sokkal hatékonyabban is meg lehet oldani.

Az OTRS öt tippet ad arra vonatkozóan, hogy miként fejleszthető a rend és a hatékonyság a mindennapos irodai életben.

1. A kommunikáció felépítése

Napjainkban sok kommunikációs csatorna létezik, így előfordulhat, hogy a beszélgetések gyorsan átláthatatlanná válnak. A legutóbbi, ötszáz munkavállaló körében végzett OTRS tanulmány szerint az irodai dolgozók több mint egyharmada napi egy órát tölt azzal, hogy az e-mailjeit rendezze. Ez az a pont, ahol egy jegykezelő rendszeren keresztül a digitálisan felépített kommunikáció segíthet. Egy ilyen rendszer a beérkező kéréseket közvetlenül a felelős szakemberhez vagy osztályhoz irányítja, így a megfelelő személyek kommunikálnak egymással. Az automatikus értesítők és emlékeztetők biztosítják a gyors választ. Az ügyfél bármikor megtekintheti az ügye aktuális státuszát.

2. Automatikus munkafolyamatok

Az ismétlődő munkafolyamatokat, mint például a szabadságigényléseket, a szobafoglalásokat vagy az anyagkéréseket, nem kell mindig manuálisan kezelni, ami költségekkel és feszültséggel jár. Ehelyett, a különböző jegykezelő rendszerek, mint például az OTRS automatizálhatják a mindennapi folyamatokat. Lehetőség van újabb és újabb folyamatok átvételére, és bármikor lehetőség van új folyamatjegyek létrehozására.

3. Önkiszolgálás a hatékonyság növelése érdekében

A dolgozók gyakran hívják telefonon a legkisebb problémájukkal is az IT helpdesket. Az ITSM megoldás részét képező GYIK-ok és tudásbázis megfelelő karbantartásával a dolgozók képesek saját maguknak segíteni, tehermentesítve a szerviz csapatot. A felmérések szintén segíthetnek a dolgozók szükségleteinek és problémáinak feltárásában, ami szintén segíti az önkiszolgáló lehetőségek fejlesztését.

4. Az erőforrások kezelésének optimalizálása

Általános munkahelyi jelenség, hogy a vállalat valamely osztályának egy dolgozója nem tudja, hogy mit csinál a kollégája. Ez miatt gyakran megduplázódik a feladatok száma, ami a hatékonyság csökkenését eredményezi. Ezzel szemben a digitális erőforrás-gazdálkodás mindenki számára lehetővé teszi, hogy rálátást nyerjen a kollégák munkájára. A csapat számára megosztott naptárak hozhatók létre, így az átláthatóság jelentősen nagyobb mértékĹą, akár a különböző osztályok között is.

5. Fontolja meg a felhőbe költözés.

Számos vállalat régóta gondolkodik azon, hogy on-premise (saját szerveren futó) szoftverét a felhőbe költöztesse, de még mindig sokaknak vannak a biztonsággal kapcsolatos aggályai vagy megfelelőségi szabályai, amelyek ezt nem teszik lehetővé. Amennyiben nincsenek ilyen problémák, akkor lehet, hogy most van itt az ideje a költözésnek. Ha rendszerét a felhőbe költözteti, akkor a mĹąködtetéséhez és karbantartásához szükséges erőfeszítéstől megszabadul, így több ideje lesz a legfontosabb feladatokra. A Bitkom szerint háromból két vállalat már felhős megoldásokat használ.

Az OTRS megfelel a legmagasabb biztonsági előírásoknak, mint például az ISO / IEC 27001 minősítésĹą adatközpontok és a GDPR-kompatibilis adatvédelmi folyamatok.