A merev struktúrák már a múlté. Ma az OTRS Group, a folyamat- és kommunikációmenedzsment megoldások vezető szolgáltatója, a piacon elérhetővé teszi az OTRS 7-et. 

A szolgáltatásmenedzsment csomag legfrissebb verziója teljes mértékben összhangban van a digitális transzformáció koncepciójával, és segíti a vállalatokat folyamataik és munkafolyamataik hatékonyságának növelésében. Az új verzió optimalizált, modern ügyfélfelületet és számos új funkciót kínál.

Az automatizálás eredménye a kevesebb hiba és több idő az alapvetően fontos feladatokra

Egy nemrégiben készült tanulmány szerint, a munkavállalók több mint egyharmadának átlagosan egy óra szükséges ahhoz, hogy átnézzék és kiválogassák e-mailjeiket. Ráadásul, a beérkező e-mailek miatt 28%-uk azt mondta, hogy más feladataikat kénytelenek háttérbe szorítaniuk, vagy egyszerĹąen megfeledkeznek azokról azért, hogy az e-mailjeiket kezelni tudják. Ennek megfelelően egyre inkább fontossá válik a folyamatok automatizálása a munkavállalók felszabadítása érdekében, és azért, hogy legyen idejük a legfontosabb feladataikra koncentrálni. Az OTRS 7 legújabb funkciói segítenek a felhasználóknak, hogy pontosabban dolgozzanak, és egyúttal gyorsabban:

• Az ismétlődő tevékenységek automatizálása lehetővé teszi a szkriptek automatikus végrehajtását, mint például e-mailek elküldését, vagy egy megrendelés folyamaton keresztüli mozgatását.
• A vállalati arculat használata a folyamatokban: mindössze néhány kattintással automatikus e-maileket lehet létrehozni, a kívánt vállalati arculat használatával.
• A jegyinformációk automatikus átmozgatása lehetővé teszi, hogy a felhasználók elkerüljék a másolás-beillesztést, amikor új jegyet vagy bejegyzést hoznak létre, ezáltal egy lehetséges hibaforrást elkerülve.
• Jegyfrissítés konfigurációelem adatokkal: a CMDB elérése automatikusan történik a konfigurációelemek összekapcsolására vagy a folyamatjegyek konfigurációelem adatokkal való kiegészítésére.

Az OTRS 7 által a munkavállalók gyorsabban megtalálhatják a keresett információt

A tanulmány azt is kimutatta, hogy a munkavállalók 82%-a fél órát tölt azzal a munkaidejéből, hogy a munkája elvégzéséhez szükséges információt megkeresse. Az OTRS 7 segít a felhasználóknak abban, hogy az információt gyorsabban találják meg. Ez a vállalatok számára lehetőséget teremt a gyorsabb ügykezelésre – még akkor is, ha ki vannak téve az állandó változásnak.

• Az új dinamikus keresés funkció lehetővé teszi a tartalmak (jegyek, prezentációk, tudásbázis bejegyzések) gyors, intelligens és dinamikus keresését az OTRS-ben anélkül, hogy az ügyintéző tudná, hol vannak tárolva.
• A jegykeresés sablonokat meg lehet osztani az ügyintézők között.
• Az OTRS 7 tömeges jegymĹąvelet funkciója már támogatja a dinamikus mezőket.

Hatékony kommunikáció egyedi megjelenéssel

Ma a csapatok, osztályok vagy ügyfelek közötti kommunikációhoz a vállalatoknak digitalis struktúrákra van szüksége. A vonzó és intuitív tervezés egyre fontosabb szerepet játszik az üzleti környezetben is. A State of Create: 2016 Adobe kutatás eredményei alapján a válaszadók 59%-a világszerte azt mondja, hogy a jó tervezés növeli a márkahĹąségüket. Az OTRS 7 új funkciói lehetővé teszik a modern kommunikációt és a jó tervezést:

• Vállalati arculat: az ügyfelek most megtervezhetik saját OTRS 7 felületüket, saját vállalati arculatukat felhasználva, ezáltal lehetővé téve a márkafelismerést a saját ügyfeleik számára.
• A vállalatok saját weboldalt is létrehozhatnak az OTRS-en belül bármilyen tartalommal, egy könnyen használható szerkesztővel (egyedi tartalmú oldalak).
• Az automatizált kérdőívek lehetővé teszik a cégek számára, hogy visszajelzést kapjanak szolgáltatásaikról az ügyfeleiktől: a kérdőíves e-mailekbe beágyazott válaszlehetőségek állnak rendelkezésre, mint például hangulatjelek és egyéb grafikus ábrák, azért, hogy a vállalat az ügyfelek benyomásait még pontosabban felmérje, és a válaszarányokat javítsa.

Az OTRS 7 lehetővé teszi az átláthatóságot a szolgáltatások dzsungelében

Az IDC szerint az adatmennyiség 2025-re megtízszereződik. Ennyi információval és ilyen magas adatfolyammal a problémák megoldása nehézzé válhat.

• A független szolgáltatáskatalógus irányított jegy létrehozással segíti az OTRS 7-tel rendelkező ügyfeleket abban, hogy megtalálják az igényeiknek megfelelő szolgáltatást. Ez lehet egy szoftver megrendelése, vagy egy hiba jelentése. Az egyedi nyomtatványok használata a szolgáltatások kiválasztásakor lehetővé teszi, hogy a megfelelő folyamat elinduljon.
• A megfelelő lépések megtétele érdekében, amikor valaki egy kérést kezdeményez, az ügyintézőnek tudnia kell, hogy az ügyfele milyen terméket vagy szolgáltatást vásárolt. Innentől kezdve az OTRS 7 Ügyfél információs központjában ezeknek a konfigurációelemeknek a megjelenítése támogatott, ami segíti az ügyintézőket, hogy mindent, amire szükségük van, első pillantásra meglássanak.

„Az OTRS 7-tel sikerült áttörést elérnünk.” - mondja Christopher Kuhn, az OTRS AG ügyvezető igazgatója. „Először is az ügyfélfelületet pontosan az ügyfél vállalatának arculatára lehet szabni. Ez nemcsak egy szebb megjelenést biztosít, de az ügyfélkapcsolatokat is erősíti. Hosszú időt töltöttünk az egyéb új funkciók fejlesztésével is. Az automatizálás az ügyfelek számára egyszerĹąbbé teszi, hogy egyedi szolgáltatások igénybevétele nélkül kommunikáljanak.”

Az OTRS 7 jelenleg 38 nyelven érhető el. A rendszer megrendelhető az OTRS AG felhőjében („OTRS”), csakúgy, mint saját szerveren mĹąködtetve („OTRS On-Premise”).

Az OTRS 7 előre meghatározott szolgáltatás folyamatokat ajánl az ITIL-nek (informatikai infrastruktúra könyvtár) megfelelően. Az OTRS szoftver megszerezte a SERVIEW CERTIFIEDTOOL minősítést is 13 ITIL folyamatra. Az OTRS-t világszerte több mint 170 ezer vállalat használja – a DAX 30 vállalatok 40%-át is beleértve.