Milliókat spórolhatnának a számlák és a teljesítés igazolások digitalizálásával a magyar vállalkozások: a számlázó programban készülő számlák és a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolások elektronikus aláírásával nem lenne szükség a papír alapú verzióra.

E-számla mellé e-teljesítési igazolás

A NAV új, ingyenes számlázó programja várhatóan újabb vállalkozások számára világít rá, hogy mennyivel könnyebb és gyorsabb számítógépen elkészíteni a számlákat. Ha az így - vagy más számlázó programokban - készülő számlákat és akár a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolásokat is elektronikusan aláírnák a cégek, akkor azok kinyomtatása is elkerülhető lenne, a dokumentumok a digitális térben maradnának. Amellett, hogy egyszerĹąbb és gyorsabb a kezelés digitálisan, a nyomtatás, a posta vagy a futár díjak és az adminisztrációs munka - a nyomtatással, postázással, archiválással töltött idő - is érezhetően csökkenthet. Mindez nem utópia, elsősorban a cégvezető döntésén múlik, hogy havi néhány ezer forintos díjért kiváltja-e az ehhez szükséges e-aláíró tanúsítványt. Bár a technológia viszonylag régóta adott, sok cég eddig ragaszkodott a papíralapú ügymenethez. 

Felgyorsulhat a digitális evolúció

„Eddig is voltak vállalatok, amelyek számlázó programot használtak, azonban az új szabályozás miatt várhatóan tömegesen térhetnek át a cégek - elsősorban is a kkv-k - a papíralapú számla helyett a digitális számlázásra. A NAV számlázó rendszeréből bármelyik hazai vállalkozás állíthat ki számlát ingyenesen, de attól, hogy a számla digitálisan, számítógépen jön létre, még nem válik automatikusan e-számlává.” - mondta el Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője. „A hatályos ÁFA törvény szerint a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adat tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ha a számlát elektronikus formában állítják ki, akkor ezen követelményeknek szabványos és hosszú távon is olvasható dokumentum formátumok - például PDF - használatával, illetve ezen dokumentumok elektronikus aláírásával és időbélyegzésével lehet a legegyszerĹąbben megfelelni. Ugyanígy aláírhatóak a számlához készülő teljesítés igazolások is elektronikusan, így a nyomtatás szükségtelenné válik. Mindez már egy kisebb méretĹą vállalat szintjén is érezhető megtakarításokat jelenthet, egy közepes- vagy nagyobb vállalat esetén pedig akár milliós nagyságrendben spórolhatnak a nyomtatáson, postázáson, és az adminisztrációs feladatok csökkentésével a cégvezetők.” – összegezte a szakember.

EgyszerĹą, kényelmes, weboldalon elérhető e-aláírás

Az e-aláírások új generációja már felhőalapú szolgáltatásként is elérhető. Számítógépen, okostelefonon, tableten operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőn keresztül használható bárhol, bármikor. Az aláírás folyamata pedig olyan egyszerĹą és biztonságos, mint az internetes bankolás.  Ilyen módon a számlázás és teljesítésigazolás folyamata is könnyedén a digitális térbe terelhető.

E-számlázás és e-teljesítés igazolás 5 lépésben:

1. A Szállító word formátumban előkészíti a teljesítési igazolási dokumentumot, majd például pdf formátumban elmenti.

2. A Szállító cég erre jogosult munkavállalója – például pénzügyi vezető vagy cégvezető -  néhány kattintással egy webes felületen keresztül aláírja teljesítési igazolást, akár egyesével, akár egyszerre több száz dokumentumot.

3. Az e-aláírással ellátott teljesítési igazolást a Szállító e-mailen elküldi a Vevőnek, ahol a cégvezető – vagy más a teljesítés igazolására jogosult kolléga - ugyancsak néhány kattintással aláírja elektronikusan a teljesítési igazolást és visszaküldi e-mailen a vevőnek. Így a már mindkét cég aláírását tartalmazó dokumentum birtokában kiállítható a számla.

4. A Szállító kiállítja a digitális számlát – általában pdf formátumban jön létre – és a fentiekhez hasonló módon elektronikusan aláírja azt.

5. Az e-aláírással ellátott számlát e-mailen elküldik a Vevőnek.

Mi kell ahhoz, hogy egy teljesítési igazolást ne kelljen kinyomtatni?

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelésével létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékĹą dokumentumot, ugyanis ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. Azaz annak biztosítására és törvény vagy hivatal előtti bizonyíthatóságára, hogy a dokumentumot a digitalizálás után senki nem módosította. Erre az elektronikus aláírás vagy elektronikus időbélyegzés ad megoldást. Például egy teljesítési igazolás e-aláírása minden kétséget kizáróan képes ezt a feladatot ellátni. Az egységes szabályozásnak köszönhetően (eIDAS rendelet) ma már minden Európai Uniós tagállamban elfogadottak az elektronikusan aláírt dokumentumok. Azaz egy magyar vállalkozás által elektronikusan aláírt számla vagy teljesítés igazolás nemcsak Magyarországon, de minden tagállamban teljesen egyenértékĹą - jogi bizonyító erejét tekintve - a papíralapú dokumentummal.