Még időben vannak a vállalatvezetők, ha a januári M30-as nyomtatványokat – vagy más adó- és munkaügyi nyomtatványokat – elektronikusan szeretnék aláírni. De mindez csak a felszín: tízmilliókat spórolhatnának a cégek az e-aláírással.

80–100 milliárd megy a szemétbe évente

A NETLOCK szakemberei szerint a céges dokumentum- és adatlapcunami digitalizálása 10 milliós extra megtakarítást jelenthet egy közepes méretĹą vállalat számára éves szinten, országosan pedig akár 100 milliárddal több maradhatna a vállalati szféránál. “A statisztikák szerint évente 50 ezer tonna irodai papírt használunk üzleti célra Magyarországon. Egy A4-es papírlap súlya 5g, ez évente 10 milliárd oldalt jelent. Ha csak a nyomtatási költséget vesszük alapul – ami átlagosan 8–10 forint laponként –, akkor is 80–100 milliárd forint megtakarítás maradhatna a digitalizáció révén a vállalatok zsebében évente. Ennyit spórolhatnánk az elektronikus hitelesítéssel és e-aláírással, hiszen legtöbbször csak azért nyomatunk ki dokumentumokat, hogy aláírásunkkal hitelesítsük azokat.” – mondta el Füzesi Csaba az elektronikus hitelesítéssel foglalkozó NETLOCK termékfejlesztési vezetője. 

A több 10 milliós spórolás nem varázsütés, de nem is utópia

A NETLOCK számításai szerint egy átlagos magyar középvállalatnál 200 olyan kolléga dolgozik, akik rendelkeznek valamilyen szintĹą aláírási jogosultsággal. Aláírónként évi 250 dokumentummal számolva, 50 ezer, átlagosan kétoldalas aláírandó dokumentum keletkezik. Ha ennek a nyomtatási költségét kiszámoljuk, 800 ezer–1 millió forintnál járunk. A NETLOCK számításai szerint ennél is rémisztőbbek a számok a postázás és dokumentummozgatás, -kezelés és papíralapú archiválás terén. Akár 20–30 millió forintot is elvihet az ilyen jellegĹą adminisztratív költség, a nagyobb szervezeteknél pedig az elveszett okmányok okozta költségekkel is számolni kell. “A nemzetközi statisztikák alapján nagyobb szervezetekben az összes papíralapú dokumentum 7,5%-a vész el átlagosan. Az elveszett dokumentumok 20%-át soha nem találják meg, ezért újra el kell azokat készíteni. A rossz helyre lefĹązött dokumentumok kezelési költsége a statisztikákban 30 ezer forint dokumentumonként. Ha csupán 5%-os elvesztési aránnyal kalkulálunk, az előző példa alapján a hazai vállalatokra kiszámítva – 3 ezer forintos kezelési és 6 ezer forintos újraelőállítási költségekkel tervezve – nagyjából 9 millió forint veszteséget könyvelhetünk el.” – összegzi a szakember.

Tableten vagy kattintással is tömegesen  aláírható az M30-as nyomtatvány

Minden vállalatnál rengeteg munkaügyi dokumentum keletkezik papíron, miközben ezek döntő többsége elektronikusan is aláírható lenne tömegesen is. Így például az M30-as nyomtatványok január 31-ig történő aláírása is. Ezek szignálása egy pár száz fős vállalat esetén is jelentős adminisztrációs terhet ró a vezetőre, miközben mindez egyetlen kattintással is megoldható lenne. Az e-aláírásosok legújabb generációja rendkívül egyszerĹąvé és kényelmessé teszi az aláírási folyamatot. Míg régebben egy chipkártyára és egy számítógéphez csatlakoztatott kártyaolvasóra volt szükség a dokumentumok elektronikus aláírásához, addig ma már mindez egy weboldalon keresztül megtehető vagy akár egy tableten, kézzel egyszer aláírva is megoldható a papírmentes  hitelesítés. 

“A cégvezető az elektronikus aláíró rendszer segítségével, a biztonsági azonosítást követően  az M30-as nyomtatványokat tömegesen  néhány kattintással digitálisan aláírja, akár egy webes felületen keresztül is. A munkavállaló saját példányát pedig például egy tableten, speciális tollalat használva, biometrikus aláírásával ellenjegyezheti a nyomtatványt és a PKI technológia biztosítja a jogi megfelelőséget.Természetesen ugyanígy például aláírhatóak munkaszerződések, vagy akár  e-mailen érkezett PDF- vagy Word-dokumentumok is. A folyamat kényelmes, biztonságos és gyors. Az elektronikusan aláírt dokumentum pedig éppen olyan joghiteles, mintha papíron, tollal írt volna alá a cégvezető. Természetesen lehetőség van egy-egy vállalat saját IT-rendszerébe is integrálni az e-aláírás-megoldást. Ez ma már egyáltalán nem luxus, akár havi 2 ezer forintos díjért is kiváltható egy e-aláírás-előfizetés.” – foglalta össze Füzesi Csaba, aki szerint a NETLOCK SIGN új generációs e-aláírás-megoldás segíthetne több millió forintot megspórolni a vállalati adminisztráción.