Ha az interneten keresgélünk, több ezer olyan cikket és tesztet találunk, amely a gépkocsik, az étrendkiegészítők vagy akár a médiatervezés hatékonyságát vizsgálja, ugyanakkor szinte egyáltalán nincs elérhető elemzés azokról a rejtett vállalati költségekről, amelyek a minden átlagos íróasztalon megtalálható, nap mint nap használt irodai eszközök alacsony hatékonyságából erednek. 

Pedig egy iroda fenntartási költségei – az irodabérlet, az üzemeltetés és az informatikai rendszerrel kapcsolatos kiadások mellett – jelentősen függnek a megfelelő irodai eszközök és irodaszerek gondos kiválasztásától.

Az elektronikai eszközök területén nap mint nap számos innovációval találkozunk – elég, ha csak a legújabb mobiltelefonokra gondolunk vagy az olyan készülékekre, amelyek több eszköz (például tablet és laptop) tulajdonságait ötvözik. Sőt, ma már a nyomtatók is majdnem olyan intelligensek, mint azok a készülékek, amelyekhez csatlakoznak, így számos feladatkört át tudnak venni, platformfüggetlenek, alkalmazkodóképesek és távolról is irányíthatók. Az újonnan megjelenő, főleg digitális alapon mĹąködő eszközök tervezésénél egyre inkább a multifunkcionalitás az egyik fő irányvonal, de fontos szempont még a hatékonyság, a hosszú élettartam és az amortizációs költségek minimalizálása is. 

A technológiai, elektronikus és digitális eszközök fejlesztésébe ölt pénz, idő és energia azonban jelentős kontrasztban áll az irodaszerek piacának tehetetlenségével, ahol a legtöbb márka és kereskedő évről évre ugyanazokat a régi termékeket kínálja. Ezek a termékek gyakran nemcsak vizuálisan hagynak maguk után kívánnivalót, de sokszor nem is mĹąködnek rendeltetésszerĹąen. Biztosan sokunkkal előfordult már, hogy használat közben eltört a tĹązőkapocs, vagy néhány lapnál többet egyszerĹąen már nem tĹązött össze a gép. Emellett általános tapasztalat az is, hogy két ember ugyanazzal az eszközzel sohasem tud ugyanúgy összetĹązni két dokumentumot – ez pedig leginkább azért fordul elő, mert a legtöbben (az emberek több mint 60%-a) csak felveszi a tĹązőgépet és a kezében tartva használja, nem pedig az íróasztalon, ahogy – a valós használati szokásokat figyelmen kívül hagyva – ezeknek a termékeknek a többségét tervezték.

Az ilyen jellegĹą problémák többnyire az olcsó, nem megfelelő minőségĹą, rövid élettartamú tömegtermékek terjedéséből erednek, és ezekre a problémákra csak azoknál a gyártóknál találunk megoldást, amelyek a design alapelveit hívják segítségül, és azzal kezdik a tervezést, hogy megértik: az emberek miként használják ezeket az eszközöket a mindennapi munkavégzésük során.

Figyeljünk jobban az irodai költségeinkre!

Ma már az élet szinte minden területén az az elvárásunk, hogy az adott megoldás ne pusztán mĹąködjön, de tegye ezt intuitíven és emellett még nézzen is ki jól. Vajon elfogadnánk, hogy a telefonunk fele időben nem mĹąködik? Vagy, hogy a számítógépünk billentyĹązete rendszeresen beragad? Ezek a termékek valószínĹąleg már aznap a kukában végeznék. Ennek ellenére vannak olyan irodai eszközök, amelyek egy elektronikus kütyü töredékébe kerülnek, sokkal könnyebben cserélhetők, és mi mégis toleráljuk az igencsak kifogásolható mĹąködésüket. Vagy ha tényleg lecseréljük őket, gyakran véletlenszerĹąen egy másik olcsó terméket választunk helyettük. Általában örömmel válunk meg a néhány éves, drága digitális gépeinktől, amelyekről úgy hisszük, már nem töltik be funkciójukat, miközben egyáltalán nem foglalkozunk azokkal a dolgokkal (mint például a tĹązőgép, lyukasztó, irattároló és rendszerező), amelyeket nap mint nap használunk az irodában. Pedig, ha jobban átgondolnánk a lehetőségeinket, jelentős megtakarítást érhetnénk el az irodai költségek terén is, és egyben sokkal hatékonyabban tudnánk dolgozni.

A papírmentes iroda a vállalkozások nagy része számára még mindig csupán távoli jövő, és az irodai papírhasználat továbbra is nagy piacot jelent. Az USA-ban és Európa több országában például egy átlagos irodai dolgozó még mindig 10.000 darab papírlapot használ el évente. A világ egyik vezető könyvvizsgáló és gazdasági tanácsadó vállalata, a PricewaterhouseCoopers (PwC) szerint egy átlagos irodában évente 20 dollárt (kb. 6.000 forintot) költenek el a munkabérekből arra, hogy minden dokumentumot iktassanak, 120 dollárt (36.000 forintot) a rosszul iktatott dokumentumok megkeresésére (20 dokumentumból átlagban 1 elveszik), és 25 órát fordítanak arra, hogy ezeket az elveszett dokumentumokat újra elkészítsék.

A papírmenedzsment tehát nagyon is fontos, de úgy tĹąnik, a vállalatokat nem aggasztja annyira, mint amennyire ez szükséges lenne. Ahhoz ugyanis, hogy egy cég hatékonyan tudjon mĹąködni, az ott dolgozóknak ugyanazokat a magas követelményeket kellene támasztania a lyukasztókkal, tĹązőgépekkel, irattálcákkal, rendező mappákkal vagy akár a lamináló készülékekkel szemben, mint a telefonokkal, laptopokkal vagy az asztali számítógépekkel szemben.

A saját márkás termékek ideje lejárt?

Az üzleti világban, ahol a személyes benyomás annyira fontos, meglepő, hogy mennyire megszállottak tudunk lenni egy-egy területen, ugyanakkor mennyire elhanyagolunk egy másikat. A költség-haszon elemzést például gyakran alkalmazzuk a nagy értékĹą javak, mint például az autók esetében, ahol nem csak a szélvédőn elhelyezett árcédulára kell gondolnunk, hanem tekintetbe kell vennünk a biztosítás, az üzemanyagfogyasztás, a megbízhatóság és a javítás költségeit is. Annak oka például, hogy egyes felmérések szerint világszerte a legtöbb taxi német márkájú, nem csak az, hogy a sofőrök azt szeretnék, hogy az utasaik kivételesnek érezzék magukat. A legfőbb ok valószínĹąleg nem is a kezdeti költségekben keresendő, hanem a legendás megbízhatóságban és tartósságban – vannak példák 1.000.000 km-t megtett jármĹąvekre is – amely kétségkívül hatással van az élettartamhoz viszonyított értékre, hasonlóan a LED-es és a halogénizzók esetében.

Az innovatív, egyedi világítási megoldásokat forgalmazó ausztráliai cég, a Lumitex például egy nagy fényerejĹą, 9 Wattos LED lámpa és egy 50 Wattos halogénizzó élettartamát vizsgálta napi 12 óra használat során 6 éven keresztül, és meglepő következtetésekre jutott. A felmérés eredményei azt mutatták, hogy a kezdeti költségekben jelentkező különbségek hosszú távon lényegtelenné válnak a hosszú élettartamnak és az energiafogyasztásnak köszönhetően. 

Ha ezt a gondolkodást alkalmaznánk az alapvető irodaszerekkel kapcsolatban is, meglepődnénk a következményeken. A Leitz a Vocatus nevĹą, páneurópai tanácsadó cég bevonásával felmérést készített a mindennapi irodai eszközökkel összefüggő költségekről olyan nagyvállalatoknál, mint a Bosch és az IBM. Az élethosszig tartó használatot szimuláló laboratóriumi terméktesztek során abból a tapasztalatból indultak ki, hogy egy év leforgása alatt egy átlagos tĹązőgépet 3000-szer, egy lyukasztót 2000-szer és egy átlagos emelőkaros iratrendezőt 2500-szor használunk. Az eredmények pedig igazán meggyőzőek voltak. Az olcsó, saját márkás termékek esetében a meghibásodások (elakadás, törés, papír összegyĹąrődése stb.) aránya összehasonlítva a Leitz termékeivel a következők szerint alakult: a tĹązőgépek és iratrendezők esetében kétszer annyi, a lyukasztók esetében háromszor annyi hiba jelentkezett, a laminálók esetében hatszor annyi meghibásodás történt, mint a Leitz termékeinél.

Ha mindezt lefordítjuk az anyagiakra (az újra elkészítésre fordított időt, az elrontott anyagok stb.), látható, hogy a teljes termékélettartamra vetített összköltség az olcsó, hagyományos tĹązőgépek esetében 62.000 Ft-ra, a lyukasztók esetében 38.000 Ft-ra, az iratrendezők esetében pedig 46.000 Ft-ra emelkedett – beleértve a személyes időráfordítás, a felhasznált anyagok és a kicserélés költségeit is. 

A rosszabb minőségĹą eszközök használata tehát összességében jócskán megnöveli irodai kiadásainkat. Ha az egy egységre vetített költség függvényében nézzük a ráfordításokat, láthatjuk, hogy valójában nem egy olcsó 1.500 forintos tĹązőgépet vettünk, hanem egy 62.000 forintosat, csak nem voltunk tudatában. Van egy régi mondás, amit biztosan sokunk hallott már: „Nem vagy elég gazdag ahhoz, hogy megengedhess magadnak olcsó dolgokat.” A jelenlegi gazdasági körülmények között pedig, amikor minden vállalat komolyan számolja a költségeket, ez a mondat mindannyiunk számára tanulságos lehet.

„Véleményünk szerint az irodaszereket nem szabad pusztán funkcionális tartozékoknak tekintenünk, hiszen amellett, hogy hozzájárulnak egy vállalat identitásának és márkaértékeinek közvetítéséhez, nap mint nap hatékonyan és precízen kell mĹąködniük” – fogalmazott Käfer Gábor, a Leitz termékeket gyártó és értékesítő Esselte Kft. ügyvezető igazgatója. „Az új technológiák és lehetőségek, valamint a design új módszerei ma már lehetővé teszik, hogy a vállalatok a korábbiaknál sokkal jobb termékeket tervezzenek. Az Esselte-nél fontosnak tartjuk, hogy olyan termékeket állítsunk elő, amelyekkel ügyfeleink nemcsak stílusos és jól funkcionáló eszközökkel dolgozhatnak, de egyúttal jelentős irodai költségeket is megtakaríthatnak” – tette hozzá.

A Leitz „Work better by design” címĹą tanulmányában rávilágít arra, hogy a hatékonyság, a minőség és stílus azokban a prémium irodai eszközökben rejlik, amelyeket úgy terveztek meg, hogy ne csak jól mutassanak az íróasztalon, de jól is mĹąködjenek.