Az innovatív irodaszer márkaként ismert Leitz folyamatosan a jövő munkahelyeit és a dolgozók jövőbeni munkavégzési szokásait kutatja és próbálja előrejelezni. Work by better design címĹą tanulmányában többek között azt vizsgálja, hogyan tudjuk motiválni munkatársainkat az irodai design segítségével.

Ha a munkavállalók minden nap csak „bejárnak” az irodába, és mechanikusan elvégzik a feladataikat, akkor óriási lehetőséget hagy ki a munkáltatójuk. Ha ugyanis egy cégvezető odafigyel arra, hogy a kollégák jól érezzék magukat az irodában, és élvezzék is azt, amivel napi 8 órában foglalkoznak, akkor cégük felé is nő a kötődésük, és hatékonyabban tudnak dolgozni. Ha pedig emellett még arra is gondot fordít, hogy az alkalmazottak azonosulni tudjanak a cég alapvető márkaértékeivel, akkor már nyert ügye van. A Leitz legújabb tanulmánya szerint bár sok vállalat szeretné úgy kialakítani irodáját, hogy az minél inkább közvetítse saját identitását, ennek ellenére a cégek 40%-ánál például az irodában még a márka színei sem köszönnek vissza.

Irodatervezés régen és ma 

Az irodákat régen – de akár csak egy évtizedre visszatekintve is – teljesen másként tervezték, mint napjainkban. 10 évvel ezelőtt az irodák helyszínének kiválasztásánál és berendezésénél még az anyagi szempontok, azaz az üzemeltetési költségek játszották az elsődleges szerepet. Mivel a dolgozók többsége egy központi épületben végezte a munkáját, és a munkaidő nagy részét valóban ott is töltötte, ezért megpróbáltak minél több embert „bezsúfolni” egy olyan irodába, amely aránylag könnyen megközelíthető volt.

A vállalatok vezetői azonban idővel felismerték, hogy cégük sikeressége leginkább az ott dolgozó emberektől függ, a kollégák hangulatát, motiváltságát, így a munkához való hozzáállásukat pedig az irodai környezet is nagyban befolyásolja. Wolf Leonhardt, a stuttgarti ipdd design stúdió ügyvezetője szerint például egy cég termékeinek és szolgáltatásainak a minőségét valójában a márka mögött álló emberek határozzák meg, ezért az ő gondolkodásmódjukhoz, hátterükhöz és elvárásaikhoz igazítva kell biztosítanunk a munkavégzéshez szükséges feltételeket. Ha ez sikerül, akkor nő a munkatársak elköteleződése és egyben a munkavégzési hatékonysága is.

Változó igények, alkalmazkodó irodai környezet

A munkahelyi és földrajzi mobilitás növekedésével egyre élesebb verseny alakult ki a jó munkaerő megszerzéséért. Sőt, a mobilitás kínálta lehetőségek mellett ma már sokan választhatnak a home office és a munkahely között, ezért nem csak egymással versenyeznek a cégek és azok irodái, hanem az otthoni munkahely is verseng a központi irodával. A vállalatok számára ezért az az új kihívás, hogy olyan irodákat teremtsenek munkavállalóik számára, ahová egyáltalán bejárnak dolgozni. 

„Ma már nem csak arról szól a munkavégzés, hogy bemegyünk egy épületbe, ahol elvégezzük a feladatainkat, egyre erősebb bennünk az az igény, hogy valamiféle élvezetet nyújtson számunkra az a hely, ahol dolgozunk” – fogalmazott Käfer Gábor, az Esselte Kft. ügyvezető igazgatója. „Az irodatervezésnél éppen ezért ma már legfőképp a munkavállalók elvárásai és nem mellesleg az adott vállalat kultúrája, értékei jelentik a kiindulópontot a designerek számára” – tette hozzá. 

A mai irodák kialakításakor tehát arra kell koncentrálni, hogy a munkavállalók az ott töltött idő alatt jól érezzék magukat, ezáltal hatékonyabban dolgozzanak. De vajon hogyan érhető el mindez? Tulajdonképpen hogyan is kell kinéznie egy jó irodának, hogy minden szempontból megfeleljen ezeknek az elvárásoknak?

Irodai design és branding mint a márkaépítés eszközei

Az 1980-as évek közepéig az egyik iroda pontosan úgy festett, mint a másik, így a munkavállalók úgy érezhették, tulajdonképpen bármely más vállalatnál is dolgozhatnának. Ennek megfelelően cégükhöz való kötődésük is sokkal lazább volt. A mai vállalatvezető azonban tudja, hogy cége márkaértékeit folyamatosan erősítenie kell dolgozóiban, hogy azokat átvegyék és napi tevékenységük során öntudatlanul is kövessék. 

A Harvard Business Review belső márkázásról megjelent cikkében például a cég központi irodáinak designját a márkakommunikáció egyik kulcselemének tartják: „Azáltal, hogy a vállalatok a márka vízióját belefoglalják a munkavállalókkal való kapcsolattartási felületekbe, ez a vízió idővel a dolgozói élmény részévé válik, méghozzá olyan mértékig, hogy a márkának megfelelő viselkedés ösztönös lesz” - írja a lap.

A belsőépítészeti megoldásokat értékesítő amerikai Steelcase nemrégiben készült tanulmánya szerint ellenben világszerte a vállalatok egyharmada nem rendelkezik logókkal és hirdetésekkel a munkahely területén. Sőt, a cégek 40%-ánál az irodai designban egyáltalán nem köszönnek vissza a márka színei, és több mint 60%-uknál semmilyen utalás nem található a vállalat történetére.

„Egy cég irodáinak, valamint berendezéseinek designja kulcsszerepet játszik a vállalati és márkaértékeknek az ügyfelek, az alkalmazottak és az üzleti partnerek felé történő közvetítésében, hiszen egyetlen vállalat sem mĹąködhet hitelesen anélkül, hogy a fizikai teret nem az általa képviselt értékeknek megfelelően alakította ki” – hívta fel a figyelmet Käfer Gábor.

A következetesség és az eredetiség a hiteles márka alapja

Az iroda berendezésének alapvető elemei a branding, a logó, a színek, de mint ahogy az élet más területeire, úgy a designra is igaz, hogy a lényeg a részletekben rejlik – a falak színétől kezdve a megfelelő irodai eszközökön és bútorokon át akár a kávés csészékig. Egy teljesen egységes márka pedig azt jelenti, hogy az értékeknek, a szemléletnek, a viselkedésnek, valamint a befelé, illetve kifelé történő megnyilvánulásoknak mind-mind összhangban kell lenniük egymással. 

Sokat elárul egy cégről, hogy a design alapelveket miként alkalmazza székhelyén, telephelyein. Ha például a management szint makulátlan, de másutt kaotikus a berendezés, ez árulkodik arról, mit gondol a vállalat a munkavállalóiról – és egyben az értékeiről. A személyzet és a látogatók számára fenntartott eltérő eszközök mindkét csoport számára más-más üzenetet közvetítenek. Nem könnyĹą például azt sem elhinni, hogy egy vállalat ugyanolyan fontosnak tartja az összes munkavállalóját, amikor a könyvelési részleg egy másik épületben kapott helyet – a város nem éppen frekventált részében. 

Természetesen nem lehet minden cég Google, így nem is kell mindenkinek arra törekednie, hogy így nézzen ki. Egy könyvelőcégnek sincs értelme az Apple-höz vagy a Facebookhoz hasonló elvek alapján megtervezni az irodáját. A vállalatok számára nagyon fontos, hogy önmaguk legyenek, hiszen nincs rosszabb, mint egy hiteltelen márka. A jól eltalált munkahelyi design ezzel szemben keretet ad a viselkedésmintáknak, azok pedig értékeket közvetítenek, explicit, de még inkább implicit módon. A vállalati hitvallás, kultúra és a márkaértékek pedig leginkább az alkalmazottak munkáján, az ő szĹąrőjükön keresztül válnak láthatóvá az üzleti partnerek és az ügyfelek számára.