A papír alapú nyomtatott bizonylatokat egyetlen szkennelés után elektronizálja, hitelesíti és kereshetővé teszi a Számlaközpont új fejlesztése. A DNT rendszer megkönnyíti a vállalatok életét: Magyarországon még csak negyedük használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert, az eddigi módszerek időigényes és költséges manuális munkát is igényeltek. Pedig a papír alapú iratkezelés az elektronikus megoldás 15-szörösébe is kerülhet.

 

A cégek életében mindig is fontos volt a költségek visszafogása: a válság óta ezt főként a belső folyamatok hatékonyabbá tételével érik el. Ezt szolgálja például a digitalizálás, amelynek kényelmi funkciói is vannak – például a könnyebb, gyorsabb keresés. A céges mĹąködés is összetettebbé válik, ezért a vezetőknek szükségük van a folyamatok jobb átláthatóságára. Mára a vállalatok napi életének részévé váltak a felhő alapú szolgáltatások, amelyet a mobilitás és az adatok folyamatos elérése iránti igény fĹąt.

Ennek ellenére a Canon felmérése szerint a munkatársak átlagosan 51 percet (dokumentumonként 7 percet) töltenek el iratok keresésével, az irattartó szekrények pedig az irodák 15 százalékát foglalják el. Ha a költségoldalt nézzük, a Számlaközpont Zrt.; az  X-Ventures Kockázati Tőkealap-kezelő Zrt. portfólió cége adatai szerint a papíralapú iratkezelés az elektronikus megoldás mintegy 15-szörösébe kerül. 

„Annak ellenére, hogy jelentősen növelik a cégek hatékonyságát, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek elterjedése Magyarországon még várat magára” – indokolja Nyíri Viktor, az X-Ventures Kockázati Tőkealap-kezelő befektetési partnere, miért látott fantáziát a Számlaközpont DNT (DoNotType, azaz "ne gépelj!") nevu felho alapú DMS, azaz document management system szolgáltatásában, amely a céghez beérkezett, papír alapú bizonylatokat egyetlen szkennelés után, bármelyik munkatárs beavatkozása nélkül elektronizálja, hitelesíti és kereshetővé teszi, majd szövegbányászati módszerek segítségével azokból  automatikusan adatbázist épít. A GKINet 2012-es kutatása szerint csupán a hazai középvállalatok negyede használ DMS-rendszert, a többi cég pedig még mindig iktatókönyvet vagy táblázatkezelő programot vesz igénybe. Az ő számukra jelent előrelépést a Számlaközpont fejlesztése. 

Az elektronikus számlakezelés előnyei

A rendszer nagy előnye, hogy a teljes bejövő (és kimenő) számlaállomány elérhetővé válik elektronikusan, így nincs is szükség papír alapú dokumentumok tárolására és archiválására. Akárcsak a számítógép mappa és fájlrendszere, ezek az adatok is kereshetők, rendszerezhetők és átláthatók. Bármelyik számla megtalálható, akárhol, akármilyen számítógéppel is dolgozunk, még abban az esetben is, ha éppen a cég által megbízott könyvelő dolgozik vele.

Forrás: Számlaközpont

„A DNT azért egyedülálló rendszer az egész világon, mert más szoftverek esetében drága és időigényes adatbevitelre, gépelésre van szükség, majd az archiválásról is gondoskodni kell, míg nálunk erre nincsen szükség. Nem kell sem informatikusra, sem a szkenneren túl eszköz- vagy informatikai fejlesztésre költeni” – mondja Szőnyi György, a Számlaközpont Zrt. vezérigazgatója. „Ezek a gépeléssel együtt mind kiválthatók a mi rendszerünkkel. Ha hiba csúszna az adatfeldolgozásba, tőlünk segítséget kap az ügyfél.”

Hogyan zajlik a folyamat?

A szkennelt információt a szoftver a karakterek felismerésével és a szöveg értelmezésével (kulcsszavas kereséssel és adatbányászati módszerekkel) feldolgozza, és az így feldolgozott, strukturált adat visszakerül az ügyfélhez, illetve az ügyfél választásának megfelelően  annak könyvelőprogramjához, iktatórendszeréhez vagy nagyobb cég esetén vállalatirányítási rendszeréhez (ERP). Nem egyszerĹą szövegfelismerő szoftverről van szó; a DNT képes értelmezni a beolvasott szöveget. A program például felismeri a „vevő” szót, de nem csupán megjeleníti, hanem értelmezi, hogy ha ezt a szót találja meg, akkor az utána következő információ a vevő neve lesz. Így ez a tétel – a vevő neve – automatikusan kereshetővé, rendszerezhetővé válik.

Szabályosan tárolható adatok

További szolgáltatás az archiválás: a Számlaközpont ugyanis igény esetén a hazai jogszabályoknak megfelelően, úgy tárolja az adott dokumentumot, hogy annak papíralapú eredetije megsemmisíthető. Ezt egy felhőalapú tároló rendszer biztosítja, tehát az ügyfeleknek nem kell külön programot telepíteniük.

Külföldi sikerre számítanak

A cég fő célja az amerikai és a német piac meghódítása, jelenleg a rendszert hazai környezetben tesztelik. Már idén legalább tíz vállalatirányítási rendszerrel kötik össze a DNT-t, az elsők már áprilistól kínálják ügyfeleinek ezt a modult, mivel a program bármilyen ismert rendszerhez, de akár a cégek saját fejlesztésĹą ERP-rendszeréhez is képes kapcsolódni. A Hannoverben, márciusban megrendezett CeBIT szakkiállításon már bemutatták a terméket, ahol több lengyel, belga és amerikai cég is jelezte, hogy szeretné saját rendszerébe integrálni  a DNT-t. Az amerikai bemutatkozásra várhatóan szeptemberben kerül sor egy New York-i szakkiállításon, az év második felében pedig már külföldi értékesítésre (további ERP-rendszerekbe való beépítésre) számítanak.

„A rendszer továbbfejlesztésén már dolgozunk, célunk, hogy ne csak számlák, hanem bármilyen dokumentum feldolgozására és értelmezésére is alkalmassá tegyük” – mondja a Számlaközpont vezetője.