Elsősorban a szükség határozza meg a vállalkozások irodagép-beszerzését: 92%-uk nem tervez előre, akkor dönt csak róla, amikor az épp aktuálissá válik (pl. már nem javítható az eszköz vagy új munkatárs érkezese miatt új gépekre van szükség).  Ennek megfelelően az sem jellemző, hogy tudatosan, időről-időre modernebbre, hatékonyabbra cserélnék a meglévő berendezéseket.  85%-uk addig használja az irodagépeket, amíg mĹąködnek, még akkor is, ha az esetleg lassítja a munkafolyamatokat, és csupán a cégek egyharmada szerez be új irodai eszközöket, ha a régiekkel már nem hatékony a munkavégzés.

Leginkább az asztali számítógépek, monitorok, laptopok esetében gyorsabb a csereidő, de ezeket is csak minden hatodik cég cseréli 2-3 évente, harmaduk 4-10 évente, szintén harmaduk pedig akár ennél is hosszabb időközönként, amikor már használhatatlanná válik az eszköz. A többi berendezést (nyomtatók, szkennerek, fénymásolók) a vállalkozások 20%-a cseréli 2-5 éven belül, a túlnyomó többség viszont csak akkor vásárol ezekből újat, ha a régi eszköz már nem hatékony vagy véglegesen elromlott.

Nemcsak a beszerzési ár számít

Az irodagépek kiválasztásánál is kezd elterjedni a „smart shopping”: a cégek nagy része (78%) már nem csak azt nézi, hogy mennyibe kerül maga az eszköz, hanem figyelembe veszi a fenntartási költségeket (szervízelés, alkatrészpótlás) is.
A döntésnél a legfontosabb szempont az ár/érték arány, de szinte ugyanennyit számít, hogy mekkora az eszköz várható élettartama, milyen funkciókkal rendelkezik és jár-e hozzá garancia.  Előnyt jelent, ha a gép szervízelését is biztosítja beszállító.

A lízing megoldás lehet a váratlan kiadások kezelésére

Az irodatechnikai eszközök vásárlását legtöbben saját forrásból finanszírozzák egyösszegĹą átutalással (59%) vagy készpénzfizetéssel (45%).

Az irodagép-beszerzéssel járó egyösszegĹą kiadások arra ösztönzik a vállalkozásokat – főleg a kisebb cégeket - hogy minél tovább halasszák az eszközvásárlást, pedig az sok esetben már a munkavégzés hatékonyságát is veszélyezteti. Ráadásul az emiatt használatlanná váló irodagépek cseréje a legrosszabb pillanatokban okozhat váratlan költségeket. Erre kínál megoldást a Budapest Lízing új, a piacon egyedülálló konstrukciója. Az irodagép-lízingkonstrukció révén a vállalkozók a bank elektronikai kereskedő partnereinél helyben, 1-2 óra alatt megköthetik a lízingszerződést és nyomban el is vihetik a kiválasztott eszközt. A folyamat gyors, egyszerĹą és kevés adminisztrációval jár, 100 000 forinttól akár 5 millió forintos összegig igényelhető, 20%-os önerő mellett. Ennek révén lehetővé válik az egyszeri nagyobb kiadás elkerülése, amely több előnnyel is jár: így akár több vagy modernebb és hatékonyabb - ugyanakkor drágább - berendezéseket is beszerezhetnek, vagy egyéb fejlesztésekre fordíthatják az így fennmaradt összeget. Sőt megoldás arra is, hogy a vállalkozónak ne kelljen megvárni, amíg végleg használhatatlanná válnak az adott eszközök, hanem előretervezve időben lecserélhesse azokat. A konstrukció a NAV-hoz bekötendő online pénztárgépek vásárlására is igénybe vehető.

 „A válság az irodagép piacon is éreztette hatását, számos vállalkozás az irodagépek lecserélésének, bővítésének elhalasztásával igyekszik csökkenteni költségeit. A hatékony mĹąködésnek ugyanakkor a modern berendezések elengedhetetlen feltételei, ezért dolgoztunk ki egy olyan konstrukciót, amely elsősorban a kisebb cégeknek segítség az új, akár jobb irodai eszközök költséghatékony beszerzésében” – mondta Toldi Balázs, a Budapest Lízing vezérigazgatója.

Tavaly átlagosan 326 ezer forintot költöttek a cégek irodatechnikai eszközökre, 2013-ban már csak 160 ezer forint körüli kiadást terveznek e téren.  A jövő évet tekintve a cégek többsége bizonytalan, kétharmaduk nem tudta megmondani mekkora összeggel számol 2014-re.